Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 18 december 2008
Tijdens het algemeen overleg op 30 september 2008 (kamerstuk 31 700 X, nr. 20) zijn vragen gesteld over de wijze waarop gegevens over uitzendingen van militairen in het persoonlijk dossier worden vastgelegd. Met deze brief informeer ik u hierover.
Defensie kent verschillende dossiers, waaronder het personeelsdossier, het gezondheidszorgdossier en de operationele dossiers. Elke militair, inclusief de reservist, heeft een personeelsdossier. In het personeelsdossier wordt onder andere het uitzendverleden van de militair, de gevolgde opleidingen in het voortraject, de inzetbaarheidsbeperkingen bij een uitzending, en de deelname aan adaptatiegesprekken en terugkeergesprekken geregistreerd. Het gezondheidszorgdossier bestaat uit diverse onderdelen. De belangrijkste daarvan is het medisch dossier van de verantwoordelijk militair arts waarin de essentiële medische gegevens van een militair samenkomen. Ook eventuele non-respons op nazorgvragenlijsten en het hulpaanbod in het kader van nazorg worden in het medisch dossier vermeld. Hoewel de Militaire Geestelijke Gezondheidszorg (MGGZ) een apart dossier opstelt, worden de relevante bevindingen ook opgenomen in het medisch dossier. In de operationele logboeken (operationele dossiers) ten slotte staan gedetailleerde gegevens over het verloop van de uitzending en oefeningen en daarmee samenhangende bijzondere voorvallen. Daarbij is vermeld welke eenheden daarbij betrokken waren. Vanwege het bijzondere, veelal geheime karakter worden deze gegevens niet automatisch opgenomen in de personeelsdossiers.
De drie bovengenoemde dossiers geven samen een goed beeld van de betrokkenheid en aanwezigheid van militairen bij incidenten tijdens oefeningen of uitzendingen. Het hanteren van afzonderlijke dossiers is daarbij uit veiligheids- en privacy-overwegingen van belang. Elk van de drie dossiers is zodanig ingericht dat op basis van specifieke incidenten of personen koppelingen kunnen worden gemaakt en indien nodig ook andere betrokkenen kunnen worden achterhaald en benaderd.
Bij het verlaten van de defensieorganisatie kunnen militairen een kopie van het personeelsdossier en het medisch dossier mee krijgen. De originelen worden overeenkomstig de voorschriften bewaard. Van de operationele dossiers worden geen afschriften verstrekt. Wel bestaat de mogelijkheid, in die gevallen waarin personeels- en medische dossiers moeten worden beoordeeld in relatie tot de operationele inzet, relevante delen uit operationele dossiers in te zien. Ook de operationele dossiers worden gearchiveerd.
Voor de volledigheid merk ik nog op dat de beschreven systematiek door nieuwe informatiesystemen zoals PeopleSoft wordt ondersteund. De toegankelijkheid van de hedendaagse dossiers is daardoor beter dan van de oudere dossiers.