Het doel van dit wetsvoorstel is het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij algemene vergaderingen van privaatrechtelijke rechtspersonen te faciliteren en te normeren. Daartoe bevat het voorstel in de kern drie maatregelen. In de eerste plaats voorziet het voorstel in een aantal wijzigingen van Boek 2 en Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek (BW), om voor naamloze vennootschappen (NV’s), besloten vennootschappen (BV’s), verenigingen, verenigingen van eigenaars (VvE’s), coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen de volledig digitale algemene vergadering te faciliteren, naast de al de bestaande mogelijkheid van een gedeeltelijk digitale (hierna: hybride) algemene vergadering.1 Ten tweede stelt het voorstel nadere voorwaarden aan het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij de algemene vergadering, om te bewerkstelligen dat er bij de algemene vergadering draagvlak is voor het houden van een volledig digitale of hybride vergadering, dat een digitale vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling vormt van een fysieke vergadering en dat deelnemers ook langs digitale weg daarin volwaardig kunnen participeren. Ten behoeve van zo volwaardige en goed geïnformeerde participatie in en deelname aan digitale vergaderingen, worden aanvullende normen gesteld over de informatievoorziening voor digitale vergaderingen. Tot slot worden de regels voor oproeping voor de algemene vergadering aangepast, zodat oproeping langs elektronische weg vereenvoudigd wordt.
Het wetsvoorstel stelt ondernemers, maatschappelijke organisaties, leden en aandeelhouders in staat om te verder profiteren van de voordelen van huidige en toekomstige elektronische communicatiemiddelen. De voorgestelde regeling is facultatief en techniekneutraal geformuleerd. Rechtspersonen kunnen zelf kiezen of zij digitaal willen vergaderen en welk elektronisch communicatiemiddel zij daarvoor willen gebruiken. Voorwaarde is dat er draagvlak moet zijn onder de leden of aandeelhouders, er sprake moet kunnen zijn van volwaardige participatie van deelnemers aan de vergadering en – in lijn met de huidige regels voor de hybride vergadering – deelnemers kunnen worden geïdentificeerd en het stemrecht kunnen uitoefenen. Het Nederlandse ondernemings- en rechtspersonenrecht blijft daarmee flexibel en bij de tijd, en het Nederlandse vestigingsklimaat aantrekkelijk en concurrerend. De beoogde aanpassingen kunnen bovendien een bijdrage leveren aan het stimuleren van de betrokkenheid van (Nederlandse en buitenlandse) leden en aandeelhouders bij verenigingen en ondernemingen. Het gebruik van elektronische communicatiemiddelen zorgt ervoor dat leden en aandeelhouders van over de hele wereld (plaats onafhankelijk) kunnen deelnemen aan de algemene vergadering. Hiervan kan een positief effect uitgaan op het aantal aandeelhouders en leden dat deelneemt aan de algemene vergadering. Daarnaast zorgt digitaal vergaderen voor een vermindering van het aantal reisbewegingen en is daarmee een milieuvriendelijk, CO2-reducerend en duurzaam alternatief.2 Het houden van een volledig digitale vergadering kan ook een tijd- en kostenbesparing opleveren voor zowel de deelnemers aan de algemene vergadering als de rechtspersoon zelf. Deelnemers sparen reistijd en -kosten uit en rechtspersonen hoeven geen zaal te huren of cateringdiensten af te nemen met het oog op het organiseren van een fysieke bijeenkomst. In de vormgeving van de regeling is rekening gehouden met de organisatorische en financiële mogelijkheden die de verschillende rechtspersonen en de daarbij betrokkenen doorgaans hebben («doenvermogen»).
De ervaringen die in de afgelopen twee jaren, in verband met de uitbraak van de coronapandemie, zijn opgedaan met de tijdelijk gecreëerde wettelijke mogelijkheid van een geheel digitale algemene vergadering (zie hierna paragraaf 2.3) hebben geleerd dat dit een waardevolle aanvulling is. Vanuit het bedrijfs- en verenigingsleven klinkt daardoor een sterke roep om een wettelijke regeling van een volledig digitale algemene vergadering. Ook de (meerderheid van de leden van de) Expertgroep Modernisering NV-recht is voorstander van een aanvullende faciliterende wettelijke regeling voor de digitale algemene vergadering.3 Het wetsvoorstel komt aan die breed gedragen wens tegemoet.4 Het voorstel heeft tegelijkertijd oog voor het belang van leden en aandeelhouders bij zeggenschap over de vormgeving van de algemene vergadering en bij volwaardige digitale participatie aan de vergadering. Daarom is het uitgangspunt van de voorgestelde regeling dat de algemene leden- of aandeelhoudersvergadering moet instemmen met de mogelijkheid van digitaal vergaderen. Daarnaast wordt voorgeschreven dat leden en aandeelhouders met beeld én geluid moeten kunnen deelnemen aan de vergadering en daarin het woord moeten kunnen voeren.
Er blijkt ook behoefte te zijn om de regels omtrent oproeping voor de algemene vergadering te moderniseren.5 Ook hier geldt dat voortschrijdende techniek en maatschappelijke ontwikkelingen ervoor zorgen dat oproeping langs elektronische weg ook wettelijk de nieuwe standaard zou moeten worden. Op deze manier kan immers een grote groep van aandeelhouders en andere vergadergerechtigden goed bereikt worden. Thans geldt al dat rechtspersonen de oproep voor hun algemene vergadering dikwijls op hun website plaatsen of per e-mail verspreiden. Een oproep in een landelijk dagblad wordt dan nog enkel gedaan omdat de wet dit vereist, terwijl het eigenlijk niet nodig is om het doel, t.w. aandeelhouders en vergadergerechtigden op de hoogte stellen van de algemene vergadering, te bereiken. Daarom wordt die eis afgeschaft, waarmee kosten voor de vennootschap worden uitgespaard. Het wordt tevens eenvoudiger voor rechtspersonen om per e-mail – of andere vormen van elektronische berichten die leesbaar en reproduceerbaar zijn – te gaan oproepen. Het vereiste dat aandeelhouders hiermee moeten instemmen wordt afgeschaft. Deze aanpassingen zorgen voor een vermindering van de regeldrukkosten voor bedrijven.
Voor de volledigheid wordt nog gemeld dat de hiervoor gestelde wijzigingen ook voor de Europese Naamloze Vennootschap (SE) en Europese Coöperatieve Vennootschap (SCE) zullen gelden.6 De stichting kent geen wettelijke regeling met betrekking tot de algemene vergadering; een wetswijziging is daarom niet nodig. Een en ander leidt tot de volgende wijzigingen, uitgesplitst per rechtspersoon.
|
Wijze van vergadering |
Eisen aan de hybride of volledig digitale vergadering |
Eisen aan oproeping bij de hybride of volledig digitale vergadering |
Wijze van elektronische oproeping |
|
|---|---|---|---|---|
|
Beursgenoteerde BV, NV, SE |
Statutair kan worden bepaald dat hybride of volledig digitaal wordt vergaderd. |
(1) Identificatie (2) Uitoefening van het stemrecht (3) Kennisname en deelname via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel |
(1) Voorwaarden aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel (2) Procedure voor deelname en uitoefening stemrecht. |
Oproeping naar huidig recht al via website beursgenoteerde BV/NV. Oproeping kan ook via individueel elektronisch bericht. |
|
BV, NV, SE, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, SCE |
Statutair kan worden bepaald dat hybride of volledig digitaal wordt vergaderd. |
(1) Identificatie (2) Uitoefening van het stemrecht (3) Kennisname en deelname via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel |
(1) Voorwaarden aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel (2) Procedure voor deelname en uitoefening stemrecht. |
Voor BV/NV en SE: Oproeping via elektronische weg (individueel elektronisch bericht of bij de NV/SE website), tenzij statuten anders bepalen. |
|
Voor coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij en SCE: Tenzij de statuten anders bepalen, kan oproeping ook via individueel elektronisch bericht. |
||||
|
Vereniging, vereniging van eigenaars |
Ledenvergadering kan machtiging geven om hybride of volledig digitaal te vergaderen. |
(1) Identificatie (2) Uitoefening van het stemrecht (3) Kennisname en deelname via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel |
(1) Voorwaarden aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel (2) Procedure voor deelname en uitoefening stemrecht. |
Tenzij de statuten anders bepalen, kan oproeping ook via individueel elektronisch bericht |
Dit betreft de hoofdlijnen van de wetswijzigingen per type rechtspersoon. Voor de specifieke bepalingen, invulling en voorwaarden wordt verwezen naar de betreffende artikelen en bijbehorende toelichting.
Voor alle duidelijkheid wordt in de toelichting gesproken van «volledig digitale vergadering» wanneer alle deelnemers langs elektronische weg, via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel, deelnemen. In de wet wordt dan gesproken van «een vergadering uitsluitend langs elektronische weg». Van een hybride vergadering wordt gesproken wanneer tenminste één deelnemer op de fysieke plaats van vergadering aan de vergadering deelneemt of kan deelnemen. In de wet wordt dit aangeduid als «een vergadering tevens langs elektronische weg». Bij een fysieke vergadering nemen alle deelnemers fysiek deel, op een fysieke vergaderlocatie. Dit laatste staat er niet aan in de weg dat er in de fysieke vergadering gebruik wordt gemaakt van bepaalde elektronische middelen, zoals een videoscherm dat ter plaatse is geïnstalleerd, stemkastjes die worden gebruikt of een livestream via internet om geïnteresseerden op afstand de vergadering te laten volgen.7
Verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, NV’s en BV’s zijn verplicht om ten minste ieder boekjaar een algemene vergadering te houden (artikelen 2:48/58 BW en artikelen 2:108/218 BW).8 Veelal wordt deze verplichte jaarvergadering in het voorjaar gehouden, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. In de jaarvergadering legt het bestuur rekening en verantwoording af over het gevoerde beleid in het afgelopen boekjaar. Daarnaast wordt tijdens de jaarvergadering gewoonlijk de jaarrekening behandeld en vastgesteld en besloten over de verlening van decharge aan bestuurders en commissarissen. Naast de verplichte jaarlijkse vergadering wordt de algemene vergadering bijeengeroepen als dit volgt uit de wet9 of zo vaak als wenselijk wordt geacht (dit wordt ook wel een «bijzondere algemene vergadering» genoemd). De algemene vergadering is een orgaan van de rechtspersoon en bevoegd te besluiten over aangelegenheden die raken aan de (kapitaal)structuur en de interne organisatie van de rechtspersoon, zoals wijziging van de statuten, omzetting, fusie, splitsing, ontbinding, benoeming en ontslag van bestuurders en toezichthouders, emissie van aandelen, aandeleninkoop en kapitaalvermindering. De algemene vergadering heeft daarnaast een «restbevoegdheid», inhoudend dat aan de algemene vergadering alle bevoegdheden toekomen die niet door de wet of statuten aan een ander orgaan worden opgedragen.10 Om haar bevoegdheden naar behoren te kunnen uitoefenen heeft de algemene vergadering het recht om inlichtingen te vragen aan het bestuur of het toezichthoudend orgaan (artikelen 2:107 lid 2/217 lid 2 BW).11 Voor beursvennootschappen geldt als principe daarbij nog dat de algemene vergadering zodanig invloed moet kunnen uitoefenen dat zij een volwaardige rol speelt in het systeem van checks and balances binnen de vennootschap. Goede corporate governance veronderstelt een volwaardige deelname van aandeelhouders aan de besluitvorming in de algemene vergadering.12
Kort samengevat, is de algemene vergadering de plaats waar discussie, verantwoording en besluitvorming plaatsvindt.
Het huidige recht staat niet toe dat de algemene vergadering volledig digitaal plaatsvindt. De (dwingende) bepalingen in Boek 2 BW over de algemene vergadering gaan ervan uit dat altijd ook sprake is van een fysieke bijeenkomst. Artikel 2:114 BW bepaalt bijvoorbeeld dat de plaats van de algemene vergadering van de NV in de oproeping voor de vergadering moet worden vermeld; de artikelen 2:116/226 BW schrijven voor dat algemene vergaderingen van NV’s en BV’s worden gehouden in de plaats die in de statuten wordt vermeld, of anders in de gemeente waar de vennootschap haar woonplaats heeft. Artikel 2:38 lid 1 BW en artikel 2:117/227 BW bepalen dat een lid van een vereniging toegang heeft tot de algemene vergadering respectievelijk iedere aandeelhouder bevoegd is de algemene vergadering – in persoon of bij een schriftelijk gemachtigde – bij te wonen. Uit deze bepalingen volgt dat een rechtspersoon niet een algemene vergadering bijeen kan roepen die uitsluitend langs digitale weg toegankelijk is. 13 Voor VvE’s ligt het voorgaande iets genuanceerder, aangezien slechts een beperkt aantal bepalingen van het verenigingsrecht van toepassing is op VvE’s. Zo zijn de bepalingen van artikel 2:38 BW, waarin voorwaarden zijn neergelegd over vergaderen en besluitvorming voor verenigingen niet van toepassing op VvE’s.14 Zij hebben daarmee een flexibelere regeling. In de praktijk is bijvoorbeeld aanvaard dat op elektronische wijze wordt gestemd door VvE’s.15 Tegelijk bevatten de verschillende (model)reglementen voor VvE’s die worden gebruikt vaak bepalingen inzake de plaats van vergadering en de wijze van (niet-elektronische) stemming. Hierdoor is het voor VvE’s praktisch niet mogelijk om op digitale wijze te vergaderen en stemmen. Met dit wetsvoorstel wordt beoogd deze obstakels weg te nemen en digitaal vergaderen ook voor VvE’s te faciliteren.
Boek 2 BW voorziet in de mogelijkheid tot het houden van een zogenoemde «hybride» algemene vergadering, waarbij leden of aandeelhouders van de rechtspersoon via een elektronisch communicatiemiddel op afstand deelnemen aan de fysieke bijeenkomst. Als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet van 20 oktober 2006 tot wijziging van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek ter bevordering van het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij besluitvorming in rechtspersonen16, kunnen rechtspersonen sinds 1 januari 2007 statutair bepalen dat hun leden of aandeelhouders bevoegd zijn om door middel van een elektronisch communicatiemiddel aan de algemene vergadering deel te nemen en het stemrecht uit te oefenen. Deze (facultatieve) regeling is opgenomen in de artikelen 2:117a (NV), 2:227a (BV) en artikel 2:38 leden 6 en 7 BW (vereniging, via de schakelbepaling van artikel 2:53a lid 1 BW ook van toepassing op de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij). Uit de Corporate Governance Code 201617 volgt bovendien voor de beursvennootschap dat, voor zover het binnen diens macht ligt, aandeelhouders in staat worden gesteld om op afstand te stemmen en met alle (andere) aandeelhouders te communiceren.18 Ook stelt de vennootschap aandeelhouders en andere stemgerechtigden in de gelegenheid om voorafgaand aan de algemene vergadering stemvolmachten of steminstructies aan een onafhankelijke derde te verstrekken.19
Naast een statutaire bepaling is vereist dat de aandeelhouder of het lid via elektronische communicatie kan worden geïdentificeerd, rechtstreeks kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergadering en rechtstreeks het stemrecht kan uitoefenen. Dit betekent dat voldoende is dat een identificeerbare aandeelhouder de algemene vergadering door middel van een livestream rechtstreeks kan volgen en via de computer of smartphone kan stemmen. De huidige wettelijke regeling stelt niet de eis dat een aandeelhouder of lid die digitaal deelneemt aan de algemene vergadering ook daarin het woord moet kunnen voeren. Daarvan is destijds bewust afgezien omdat het in de praktijk in bepaalde gevallen technisch te bezwaarlijk werd geacht om alle aandeelhouders tegelijk de gelegenheid te bieden langs elektronische weg deel te nemen aan de beraadslaging. Ook is overwogen dat leden en aandeelhouders altijd de mogelijkheid hebben om naar de fysieke vergadering te gaan, waarin zij wél het woord kunnen voeren.20 Het digitale spreekrecht van de aandeelhouder kan wel in de statuten worden geregeld. Bij of krachtens de statuten kunnen ook voorwaarden worden gesteld aan het gebruik van het communicatiemiddel (artikelen 2:38 lid 9/117a lid 3/227a lid 3 BW), zoals het voorschrijven van bepaalde software, het gebruik van een elektronische handtekening of het betalen van een bijdrage aan de eventuele extra kosten van digitale deelname aan de vergadering.21 De statuten kunnen de aandeelhouder of het lid niet verplichten om digitaal deel te nemen aan de vergadering.
Tot de coronacrisis uitbrak in 2020 werd in de praktijk beperkt gebruik gemaakt van de mogelijkheden die de wet biedt om een hybride vergadering te houden. Volgens de literatuur is in 2019 voor het eerst door een Nederlandse beursvennootschap (Koninklijke KPN NV) een algemene vergadering gehouden, waarbij aandeelhouders de vergadering rechtstreeks via internet konden volgen en digitaal het stemrecht konden uitoefenen.22 Hoewel in de praktijk weinig hybride algemene vergaderingen werden georganiseerd, volgt uit een empirisch onderzoek dat in het voorjaar van 2020 ongeveer 75% van de Nederlandse beursvennootschappen de mogelijkheid van digitale deelname aan de algemene vergadering in de statuten had geregeld.23 Van de 71 beursvennootschappen met een statutaire grondslag voor hybride vergaderen, hadden 40 beursvennootschappen (56%) het digitale spreekrecht van de aandeelhouder in de statuten verankerd. Het merendeel van de vennootschappen dat het digitale spreekrecht in de statuten heeft geregeld (77,5%), heeft de uitoefening ervan afhankelijk gemaakt van een besluit van het bestuur. In de statuten van die vennootschappen is opgenomen dat het bestuur kan beslissen dat aandeelhouders bij een digitale vergadering ook kunnen deelnemen aan de beraadslaging. Bij 9 Nederlandse beursvennootschappen is de mogelijkheid voor aandeelhouders om het woord te kunnen voeren in een digitale vergadering als voorwaarde in de statuten opgenomen.24 Van niet-beursgenoteerde vennootschappen, verenigingen, VvE’s en coöperaties is geen cijfermatige informatie bekend over hoe vaak zij gebruik maken van de mogelijkheid om hybride te vergaderen. Opgemerkt wordt nog dat in het modelreglement van 2017 voor VvE’s de mogelijkheid van hybride vergaderen is opgenomen.
Tijdens de uitbraak van het coronavirus SARS-CoV-2 in 2020 heeft digitaal vergaderen in Nederland – en wereldwijd – een grote vlucht genomen. Om de verspreiding van de door dit virus veroorzaakte ziekte COVID-19 te beperken waren fysieke bijeenkomsten in de jaren 2020–2022 niet of slechts in (zeer) beperkte mate mogelijk. In de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid25 (hierna: de Tijdelijke wet) waren tijdelijke voorzieningen getroffen om gedurende de coronacrisis besluitvorming door middel van een volledig digitale algemene vergadering te faciliteren en het houden van hybride vergaderingen te vereenvoudigen.
Op grond van de Tijdelijke wet kon het bestuur van de rechtspersoon, onder bepaalde voorwaarden, bepalen dat aandeelhouders of leden geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering en dat deze uitsluitend langs elektronische weg zou plaatsvinden (artikelen 5, 6, 10, 11, 18, 24 van de Tijdelijke wet). Vereist was dat de algemene vergadering langs elektronische weg voor vergadergerechtigden was te volgen, bijvoorbeeld via een livestream (via audio of video). In de oproeping of – als die al was verzonden – uiterlijk 48 uur voor de vergadering moest worden vermeld dat de vergadering niet fysiek toegankelijk zou zijn. Daarnaast moesten leden en aandeelhouders de mogelijkheid hebben om tot 72 uur voorafgaand aan de vergadering vragen te stellen over onderwerpen op de agenda, die in de vergadering worden beantwoord en waarvan de antwoorden op de website van de rechtspersoon worden geplaatst of anderszins digitaal toegankelijk worden gemaakt voor de leden en aandeelhouders. Het bestuur moest zich ervoor inspannen dat tijdens de vergadering nadere vragen konden worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden niet kon worden gevergd (voor NV’s gold de strengere eis dat het bestuur hiervoor zou zorgen). In aanvulling hierop bepaalde de Tijdelijke wet dat het bestuur kon bepalen dat het stemrecht slechts elektronisch zou kunnen worden uitgeoefend. Dit moest dan wel in de oproep zijn vermeld (artikelen 6, 14 en 19 van de Tijdelijke wet). De Tijdelijke wet voorzag daarnaast in een tijdelijke grondslag voor het houden van een hybride algemene vergadering. Voor zover de statuten van de rechtspersoon niet een grondslag bevatten voor het houden van een hybride vergadering, kon het bestuur bepalen dat leden of aandeelhouders bevoegd zouden zijn om langs elektronische weg aan de vergadering deel te nemen, het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen (artikelen 6 lid 5, 12 en 19 van de Tijdelijke wet).
Veel vennootschappen en verenigingen hebben gebruik gemaakt van de in de Tijdelijke wet geboden mogelijkheid om een volledig digitale of hybride algemene vergadering te houden. Van de in 2021 gehouden algemene vergaderingen van Nederlandse beursvennootschappen met aandelen die worden verhandeld op een Nederlandse markt was 82% volledig digitaal, 4% hybride en 14% fysiek.26 In 2022 staan deze percentages op 15% volledig digitaal, 28% hybride respectievelijk 57% fysiek.27 Het verschil valt vermoedelijk te verklaren door de afwijkende situatie in 2021 en 2022 rondom de COVID-19 uitbraak en de daarbij behorende noodzaak om fysieke bijeenkomsten zoveel mogelijk te beperken. Over het MKB en verenigingen zijn geen cijfers bekend, maar uit signalen die zijn ontvangen van stakeholders volgt dat veelvuldig gebruik is gemaakt van de voorzieningen uit de Tijdelijke wet.
Oorspronkelijk zou de Tijdelijke wet van kracht zijn tot 1 september 2020. De wet bevat echter een mogelijkheid om, indien de omstandigheden rond de COVID-19-uitbraak daartoe aanleiding geven, de duur van de wet met ten hoogste twee maanden te verlengen. Op grond hiervan is de Tijdelijke wet steeds verlengd, voor de genoemde bepalingen laatstelijk tot 1 februari 2023.28 Bij brief van 5 december 2022 is het voornemen aangegeven om de meeste van de voorzieningen niet opnieuw te verlengen bij gelegenheid van de volgende verlengingsdatum (1 februari 2023).29 De gehele wet is uiteindelijk op 1 juni 2023 vervallen. 30
Het voorliggende wetsvoorstel bevat geen voorziening, zoals de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid, om in bepaalde (nood)omstandigheden digitaal vergaderen ook zonder statutaire grondslag of machtiging mogelijk te maken. Rechtspersonen kunnen wel op grond van de in dit wetsvoorstel opgenomen bepalingen zelf een noodregeling opnemen, bijvoorbeeld in de vorm van een machtiging (voor vereniging en VvE’s) dan wel in de statuten (voor de overige rechtspersonen). Daarbij is voorstelbaar dat niet elke rechtspersoon zal overgaan tot het treffen van een specifieke regeling voor noodsituaties. Daarom zal in het kader van de herziening van het staatsnoodrecht worden bezien of het treffen van een nadere (nood)regeling voor de digitale vergadering nodig is. Bij een eventuele regeling om digitale vergaderingen in noodsituaties mogelijk te maken, zullen de opgedane ervaringen van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid worden meegenomen. De Tweede Kamer en Eerste Kamer zijn over de routekaart waarlangs het staatnoodrecht gemoderniseerd gaat worden geïnformeerd bij brief van de Minister van Justitie en Veiligheid van 10 oktober 2023.31
Voor de NV geldt als hoofdregel dat de oproeping voor de algemene vergadering geschiedt door aankondiging in een landelijk verspreid dagblad (artikel 2:113 lid 2 BW). Voor beursvennootschappen32 geldt een afwijkende hoofdregel, namelijk dat de oproeping digitaal plaatsvindt via een aankondiging op de website van de vennootschap (artikel 2:113 lid 6 BW). Het uitgangspunt van digitale oproeping is per 1 juli 2010 ingevoerd voor beursvennootschappen, ter uitvoering van de Richtlijn nr. 2007/36/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 11 juli 2007 betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders in beursgenoteerde vennootschappen (PbEU L 184).33 De hoofdregel van oproeping in een landelijk verspreid dagblad voor de (gewone) NV werd daarbij ongemoeid gelaten. Het uitgangspunt van de in 2007 in werking getreden Wet elektronische communicatiemiddelen was namelijk dat nog niet iedereen toegang had tot elektronische communicatiemiddelen, zoals het internet, en aandeelhouders niet gedwongen mochten worden om daarvan gebruik te maken.34
Indien dit in de statuten van de NV is bepaald, kunnen houders van aandelen op naam per brief worden opgeroepen (artikel 2:113 lid 3 BW). Mits de houders van aandelen op naam en houders van certificaten van aandelen hiermee instemmen – en de statuten niet anders bepalen – kan de oproeping ook plaatsvinden door een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht (zoals e-mail) aan het digitale adres dat door de aandeelhouder of certificaathouder voor dit doel aan de vennootschap bekend is gemaakt (artikel 2:113 lid 4 BW). Bij de BV geschiedt oproeping door middel van oproepingsbrieven gericht aan de adressen van de aandeelhouders en overige vergadergerechtigden, zoals deze zijn vermeld in het aandeelhoudersregister. Een oproeping langs elektronische weg is – onder dezelfde voorwaarden als bij de NV – mogelijk indien de statuten hierin voorzien en indien de aandeelhouders of andere vergadergerechtigden hiermee instemmen (artikel 2:223 leden 1 en 2 BW).
Bij de vereniging (en via artikel 2:53a BW ook voor de onderlinge waarborgmaatschappij en coöperatie) geldt dat het bestuur de algemene vergadering bijeenroept (artikel 2:41 lid 1 BW). De leden kunnen het bestuur schriftelijk of elektronisch verzoeken tot het bijeenroepen van de vergadering. Indien daaraan binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot bijeenroeping overgaan op de wijze waarop het bestuur de algemene vergadering bijeenroept of bij advertentie in ten minste één veelgelezen dagblad ter plaatse waar de vereniging gevestigd is (artikel 2:41 lid 3 BW). Voor VvE’s geldt dat deze rechtspersonen hun wijze van bijeenroeping in het reglement zullen hebben geregeld (artikel 5:112 BW). VvE’s die het recente modelreglement uit 2017 gebruiken, kennen al de mogelijkheid om per e-mail op te roepen (zie artikelen 50.1 en 50.2 van het modelreglement 2017). Deze mogelijkheid ontbreekt echter in oudere modelreglementen.
Naar geldend recht hoeven de niet-beursgenoteerde NV/BV, alsmede de vereniging, VvE, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij, in de oproeping geen informatie op te nemen over de procedure voor deelname aan de digitale vergadering. Wel moet informatie gegeven worden over eventueel gestelde voorwaarden aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel, indien deze voorwaarden niet in de statuten zijn opgenomen, maar krachtens de statuten zijn gesteld (artikelen 2:114 en 2:117a lid 3 BW). Bij een beursgenoteerde NV/BV geldt dat eventuele voorwaarden altijd genoemd moeten worden, ook al zijn ze in de statuten opgenomen (artikel 2:117a lid 3 en artikel 187). Bovendien geldt dat de procedure voor deelname aan de algemene vergadering en het uitoefenen van het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel, indien dit recht overeenkomstig artikel 117a kan worden uitgeoefend, alsmede het adres van de website van de vennootschap moeten worden vermeld.
Zoals eerder vermeld in de inleiding, bevat het wetsvoorstel drie hoofdlijnen: (1) introductie van een facultatieve regeling voor het houden van een volledig digitale algemene vergadering, (2) het stellen van (nadere) voorwaarden aan het houden van een hybride en volledige digitale algemene vergadering, en (3) de aanpassing van de regels voor oproeping voor de algemene vergadering. Daarmee wordt het houden van een digitale vergadering door rechtspersonen gefaciliteerd en genormeerd. Deze hoofdlijnen worden hierna nader toegelicht.
Het wetsvoorstel voorziet in de mogelijkheid voor de in Boek 2 BW geregelde rechtspersonen met leden of aandeelhouders (verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, BV’s en NV’s) om een volledig digitale algemene vergadering te houden. De voorgestelde regeling zal ook gelden voor VvE’s, een in Boek 5 BW (artikel 5:124 e.v. BW) geregelde rechtspersoon. De digitale vergadering heeft een facultatief karakter; het is voor rechtspersonen niet verplicht om digitaal te vergaderen. Een volledig digitale algemene vergadering wordt een optie naast de reeds bestaande mogelijkheden van een fysieke of hybride algemene vergadering. Het is aan de rechtspersoon zelf een keuze te maken ten aanzien van de vorm van de algemene vergadering. Achterliggende gedachte is dat de interne gang van zaken bij rechtspersonen zoveel mogelijk door de (betrokkenen bij de) rechtspersonen zelf geregeld moet worden.
De bepalingen voor het mogelijk maken van de volledig digitale vergadering zijn zoveel mogelijk ingebed in de bestaande bepalingen over hybride vergaderen. In tegenstelling tot bij een hybride vergadering, vindt bij een volledig digitale vergadering geen fysieke vergadering plaats. Het geldende uitgangspunt dat de algemene vergadering altijd fysiek toegankelijk moet zijn voor leden of aandeelhouders wordt losgelaten. Dit is mogelijk, omdat het voorstel tevens voorwaarden stelt om te waarborgen dat leden en aandeelhouders langs elektronische weg volwaardig kunnen deelnemen aan de vergadering (zie hierna paragraaf 3.2.2). Bovendien is, gezien de voortschrijdende digitalisering en technische ontwikkelingen, de tijd rijp voor het introduceren van de mogelijkheid van een volledig digitale algemene vergadering. De toegang tot en het gebruik van internet is de afgelopen jaren sterk toegenomen.35 Als gevolg van de coronacrisis is digitaal vergaderen in veel sectoren van de samenleving «normaal» geworden en niet meer weg te denken. In veel andere landen (o.a. de Verenigde Staten, Canada, Denemarken, Duitsland, Ierland, Spanje, Verenigd Koninkrijk, Zuid-Afrika en Australië) is het houden van een volledig digitale algemene vergadering al (permanent) mogelijk of is wetgeving in voorbereiding.36 Nederland kan en wil daarbij niet achterblijven. De introductie van een permanente regeling voor een volledig digitale algemene vergadering kan bovendien een bijdrage leveren aan het aantrekkelijk en concurrerend houden van het Nederlandse vestigingsklimaat.
Voor andere organen van de rechtspersoon, zoals het bestuur of de raad van commissarissen, gelden geen wettelijke beletselen om (volledig) digitaal te vergaderen. De wet stelt geen eisen aan de vorm waarin dergelijke vergaderingen plaatsvinden.37 Het is daarom niet nodig om een wettelijke regeling te treffen om digitaal vergaderen mogelijk te maken. Dit laat onverlet dat in de statuten of in reglementen voorschriften kunnen worden opgenomen met betrekking tot het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij besluitvorming in vergaderingen van het bestuur of de raad van commissarissen.
Niet binnen iedere vereniging of vennootschap zal evenveel animo zijn voor een volledig digitale vergadering. Binnen sommige rechtspersonen (bijvoorbeeld bepaalde verenigingen) hecht men sterk aan een fysieke bijeenkomst, waar het bestuur en de leden/aandeelhouders elkaar fysiek kunnen ontmoeten. Het wetsvoorstel gaat ervan uit dat voor het houden van een volledig digitale vergadering draagvlak moet zijn bij de meerderheid van de leden of aandeelhouders. Om de digitale algemene vergadering wettelijk te regelen zijn er verschillende alternatieven denkbaar, variërend van een volledig wettelijke regeling tot een bepaling waarin het mogelijk wordt gemaakt om in de statuten een digitale algemene vergadering te regelen.38 Daarbij is rekening gehouden met een zekere mate van zeggenschap van leden en aandeelhouders over de vormgeving van hun eigen algemene vergadering. Om die reden wordt voor de meeste rechtspersonen een statutaire grondslag voorgeschreven (NV’s, BV’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen). De eis van een statutaire grondslag sluit ook aan bij de huidige wettelijke regeling voor de hybride algemene vergadering (zie hiervoor onder 2.1 en 2.2).
De rechtspersoon bepaalt zelf de inhoud van de statutaire bepaling(en). Daarin kan bijvoorbeeld worden opgenomen dat het bestuur beslist of (en zo ja, onder welke voorwaarden) de algemene vergadering volledig digitaal plaatsvindt, of daarvoor een machtiging van de algemene vergadering nodig is, dan wel dat de mogelijkheid van volledig digitaal vergaderen voor bepaalde besluiten wordt uitgesloten. Delegatie naar een reglement of bijvoorbeeld naar het orgaan dat de vergadering bijeenroept is ook mogelijk.39 Het wetsvoorstel schrijft niet (dwingend) besluitvorming met versterkte meerderheid voor met betrekking tot het opnemen van de mogelijkheid van een volledig digitale algemene vergadering in de statuten.40 Een dwingend voorschrift van een gekwalificeerde meerderheid of unanimiteit komt weinig voor in Boek 2 BW en is over het algemeen voorbehouden aan besluitvorming over ingrijpende voorstellen (bijv. een besluit tot splitsing van de vennootschap (artikel 2:334ee BW). Van een statutenwijziging met een dergelijk ingrijpend karakter is in dit geval geen sprake. Indien de mogelijkheid van een volledig digitale vergadering eenmaal geldig is opgenomen in de statuten, dan zal ook een nieuw lid of aandeelhouder daaraan gebonden zijn. Door toe te treden tot de vereniging of vennootschap wordt hij immers geacht in te stemmen met de statuten.
Voor verenigingen en VvE’s wordt niet de eis van statutaire verankering gesteld. Anders dan NV’s, BV’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, hebben verenigingen doorgaans geen commercieel karakter. VvE’s worden op grond van de wet van rechtswege opgericht bij splitsing van een gebouw in appartementsrechten en hebben ten doel het behartigen van gemeenschappelijke belangen van de appartementseigenaars. Onderdeel hiervan is het beheer van de gemeenschappelijke gedeelten van het in appartementsrechten gesplitste gebouw.41 Verenigingen, zoals sport- en hobbyverenigingen, en VvE’s worden veelal gedreven door vrijwilligers en zijn voor hun voortbestaan vooral afhankelijk van de contributie van of afdracht door hun leden. Zij moeten op eenvoudige en (financieel) laagdrempelige wijze kunnen kiezen voor het houden van een volledig digitale ledenvergadering en dienen niet onnodig te worden belast met een statutenwijziging, waarvoor de inschakeling van een notaris is vereist. Hiermee wordt in feite rekening gehouden met het «doenvermogen» van de vereniging en de VvE. Dit geldt ook voor het houden van een hybride ledenvergadering. Het voorschrift van een statutaire grondslag voor de hybride vergadering wordt daarom geschrapt. Om wel te zorgen voor voldoende draagvlak onder de leden, wordt in plaats daarvan geregeld dat de algemene ledenvergadering een machtiging kan verlenen aan het bestuur van de vereniging om een hybride of volledig digitale vergadering te houden. Door het voorschrijven van een machtiging wordt beoogd dat de vereniging in dialoog met en met instemming van de leden een regeling treft voor het houden van een digitale of hybride vergadering, zonder dat de vereniging verplicht kosten moet maken voor het inschakelen van een notaris. Het voorschrift van een machtiging van de algemene vergadering is van regelend recht; daarvan kan worden afgeweken in de statuten. De inhoud van de machtiging wordt overgelaten aan de (leden van) verenigingen en VvE’s. Zij kunnen dus kiezen of en zo ja, voor hoe lang, er digitaal wordt vergaderd en onder welke verdere voorwaarden. Met de invulling van de machtiging kan bijvoorbeeld worden gekozen om een mogelijkheid te bieden om op verzoek van een of meer leden een «digitale» vergadering «om te zetten» naar een fysieke vergadering.
Er is een groep Nederlanders die minder goed overweg kan met computers. Vanuit de overheid wordt daarom gewerkt aan digitale inclusie in het kader van de Werkagenda Waardegedreven Digitaliseren.42 Zo worden via het programma Tel mee met Taal praktische cursussen digitale vaardigheden aangeboden in bibliotheken, buurthuizen en ROC’s.43 Met de Digihandig-app kunnen mensen leren om te gaan met hun smartphone.44 Met vragen over de digitale overheid kunnen mensen terecht bij het landelijk dekkende netwerk van meer dan 600 Informatiepunten Digitale Overheid.45 Ook kunnen mensen terecht bij de gratis Digihulplijn (0800–1508) voor vragen over digitale apparaten en diensten.46
Niettemin beschikt 21 procent van de Nederlanders over onvoldoende digitale basisvaardigheden.47 Het is daarom nodig dat verenigingen en VvE’s al bij de afweging of een digitale vergadering gewenst is en zo ja, onder welke voorwaarden, stil te staan bij de gevolgen voor de bij de rechtspersonen betrokkenen, i.c. de leden.48 Dat vloeit voort uit de redelijkheid en billijkheid die jegens elkaar in acht moet worden genomen (artikel 2:8 BW). Hierbij kan worden gedacht aan het geval dat in een VvE een of meerdere leden aangeven over onvoldoende vaardigheden te beschikken. Het is dan redelijk om hun belangen, namelijk dat van het gelijkwaardig kunnen participeren in de ALV, mee te nemen in de afweging of volledig digitaal vergaderen wenselijk is. Voorstelbaar is dat een voorwaarde wordt opgenomen in de machtiging dat er desgevraagd praktische ondersteuning wordt verleend aan deze leden wanneer er (volledig) digitaal wordt vergaderd. Tevens kan als voorwaarde worden opgenomen of worden bevorderd dat deze leden in de gelegenheid worden gesteld om samen met een ander, wel digitaal vaardig, lid aan de vergadering deel te kunnen nemen. Genoemd aandachtspunt geldt specifiek voor verenigingen en VvE’s, omdat deze rechtspersonen – in vergelijking met de andere door dit wetsvoorstel bestreken rechtspersonen – naar verwachting vaker te maken hebben met personen met beperkte of ontbrekende digitale vaardigheden.
Het uitgangspunt van het wetsvoorstel is dat een digitale algemene vergadering zoveel mogelijk een afspiegeling is van de fysieke vergadering en dat een digitale vergadering moet voldoen aan dezelfde c.q. materieel equivalente randvoorwaarden als een fysieke vergadering. Dat betekent dat de leden en aandeelhouders volwaardig moeten kunnen participeren aan de digitale vergadering, als ware zij in de vergadering fysiek aanwezig. Hierbij geldt dat bij een (digitale) aandeelhoudersvergadering sprake moet kunnen zijn van volwaardige participatie en bijbehorende interactie. Dat wil zeggen dat aandeelhouders een redelijke kans krijgen om vragen te stellen en dat het bestuur hier naar beste weten op moet antwoorden. Bij een (digitale) vergadering waar aandeelhouders stelselmatig worden genegeerd of vragen structureel niet worden beantwoord, kan sprake zijn van schending van de inlichtingenplicht jegens aandeelhouders of schending van de jegens elkander in acht te nemen redelijkheid en billijkheid. Om volwaardige participatie en interactie zoveel mogelijk te verzekeren, wordt verplicht gesteld dat de leden en aandeelhouders de vergadering rechtstreeks kunnen volgen met beeld en geluid én dat zij met beeld en geluid aan de beraadslaging kunnen deelnemen. Daarmee wordt beoogd te verzekeren dat de leden en aandeelhouders óók in een digitale vergadering vragen kunnen stellen aan de bestuursleden of hen kunnen aanspreken op het gevoerde en te voeren beleid. Gebruik van een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel wordt verplicht, zodat er zoveel mogelijk wordt geborgd dat er interactie mogelijk is tussen bestuur, aandeelhouders, andere vergadergerechtigden, respectievelijk leden. Anders dan op grond van de Tijdelijke wet, kan voor een hybride vergadering dus niet worden volstaan met het uitzenden van een livestream. In de afgelopen jaren hebben er de nodige technische ontwikkelingen plaatsgevonden, waarmee er voldoende laagdrempelige en betrouwbare tweezijdig audiovisuele communicatiemiddelen beschikbaar zijn om te gebruiken voor een hybride of volledig digitale vergadering. Het is aan de rechtspersoon zelf om te bepalen welk tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel wordt gebruikt.
In de huidige regeling voor hybride vergaderen is het kunnen deelnemen aan de beraadslaging niet verplicht. Zoals opgemerkt in paragraaf 2.2, is dit facultatief. In de nieuwe regeling worden de regels voor hybride vergaderen en volledig digitaal vergaderen gelijkgetrokken. Dit betekent dat leden en aandeelhouders die gebruik maken van de mogelijkheid om op afstand online deel te nemen aan een fysieke algemene vergadering, ook (met beeld en geluid) het woord moeten kunnen voeren. Op afstand deelnemen aan de vergadering wordt op deze wijze voor leden en aandeelhouders daadwerkelijk een volwaardig alternatief voor fysieke deelname aan de vergadering.
Onderdeel van volwaardige digitale participatie van leden en aandeelhouders is ook dat degene die de digitale vergadering bijeenroept zekere inspanningen dient te verrichten als hem bekend is dat er leden dan wel aandeelhouders zijn die niet of in mindere mate beschikken over digitale vaardigheden of faciliteiten. Doel van deze inspanningen is om deze leden of aandeelhouders alsnog in staat te stellen daadwerkelijk deel te nemen aan een vergadering. Dit kan er bijvoorbeeld uit bestaan door duidelijke instructies voor deelname te geven, hierbij praktische hulp te verlenen of bijvoorbeeld te faciliteren dat een lid fysiek bij iemand anders de vergadering digitaal kan bijwonen. Een dergelijke inspanningsverplichting vloeit voort uit de jegens elkander in acht te nemen redelijkheid en billijkheid (artikel 2:8 BW). Zoals in de laatste alinea van paragraaf 3.2.1 is uiteengezet, is het bij verenigingen en VvE’s goed voorstelbaar dat bij de machtiging tot digitaal vergaderen deze belangen al zijn meegewogen en bijvoorbeeld als bepaalde voorwaarde in de machtiging weerslag hebben gevonden.
Zoals op grond van de huidige wettelijke regeling al geldt voor de hybride algemene vergadering, vereist het wetsvoorstel dat leden en aandeelhouders tijdens de volledig digitale algemene vergadering «live» kunnen stemmen. De wet geeft geen voorschriften met betrekking tot de wijze waarop moet worden gestemd. De voorzitter bepaalt in beginsel de wijze van stemming, tenzij de statuten anders bepalen.49 Bij verenigingen of vennootschappen met een klein leden- of aandeelhoudersbestand zal het digitaal stemmen bijvoorbeeld kunnen plaatsvinden door middel van het visueel handen opsteken of een digitaal equivalent daarvan. Bij grote (beursgenoteerde) vennootschappen zal het stemmen volledig online kunnen plaatsvinden (e-voting), waarbij aandeelhouders bijvoorbeeld op een besloten, speciaal daarvoor ingericht gedeelte van de website van de vennootschap een stem kunnen uitbrengen over onderwerpen op de agenda. In de praktijk wordt bij beursgenoteerde vennootschappen vaak van tevoren gestemd of door middel van stemvolmachten/instructies die aan een derde partij, zoals een notaris, worden gegeven. Ook indien er al tevoren is gestemd, is het denkbaar dat er nog steeds behoefte bestaat aan het bijwonen van een (digitale) vergadering.
In de statuten kan worden geregeld op welke wijze moet worden gestemd in een digitale vergadering. In de oproeping voor een volledig digitale of hybride algemene vergadering moet de procedure voor digitale deelname aan de algemene vergadering en de digitale uitoefening van het stemrecht worden opgenomen. Dit was reeds verplicht voor de beursvennootschappen op grond van artikel 2:114 lid 1, onderdeel d, BW, dat naar aanleiding van de Aandeelhoudersrichtlijn (zie hierover nader paragraaf 4) is ingevoerd, maar gaat ook gelden voor alle rechtspersonen die een volledig digitale vergadering houden of elektronische deelname aan de algemene vergadering mogelijk maken. Dit geldt naast de verplichting om voorwaarden die krachtens de statuten aan het elektronische communicatiemiddel worden gesteld in de oproeping te vermelden. Zo wordt verzekerd dat kenbaar is voor leden en aandeelhouders welke (procedurele) voorwaarden gelden voor deelname aan de digitale vergadering en digitaal stemmen.
Een ander vereiste is dat het lid dat of de aandeelhouder die digitaal deelneemt aan de vergadering via het elektronisch communicatiemiddel kan worden geïdentificeerd. Deze voorwaarde geldt al voor de hybride vergadering en wordt ook gesteld aan de volledig digitale vergadering. Net als bij een fysieke vergadering, moeten leden en aandeelhouders die langs elektronische weg deelnemen aan de vergadering kunnen worden geïdentificeerd om te kunnen controleren dat de vergadering wordt bijgewoond en het stemrecht wordt uitgeoefend door iemand die daartoe bevoegd is. De wet stelt geen nadere eisen aan de wijze van identificatie van het lid of de aandeelhouder bij de fysieke vergadering, maar laat dit over aan de praktijk. Evenmin worden voorschriften gesteld voor de wijze van identificatie van leden of aandeelhouders die digitaal deelnemen aan een vergadering. De wet laat ruimte aan de praktijk om hiervoor (technische) oplossingen in te zetten. Bij algemene vergaderingen van beursgenoteerde vennootschappen spelen banken, die de registratie van aandelen verzorgen, in de praktijk een belangrijke rol bij de identificatie van aandeelhouders. Door banken worden webportals ter beschikking gesteld, waar aandeelhouders kunnen inloggen om deel te nemen aan de algemene vergadering. De aandeelhouder kan zich registreren als digitale deelnemer aan de aandeelhoudersvergadering en door middel van toegangscodes inloggen in een virtuele vergaderomgeving, waar de algemene vergadering te volgen is en kan worden gestemd. Er is niet gekozen voor het stellen van techniek gebonden wettelijke (minimum)eisen aan de identificatie van aandeelhouders die langs elektronische weg deelnemen. Dit zou afbreuk doen aan de voor rechtspersonen op dit punt gewenste flexibiliteit en in de weg kunnen staan aan het toepassen van nieuwe technische identificatie- en communicatiemiddelen. Daarnaast wordt voorkomen dat digitaal vergaderen leidt tot onnodige regeldrukkosten voor (kleine) vennootschappen en verenigingen.
Met de toenemende digitalisering van de samenleving neemt ook de noodzaak tot het treffen van beveiligingsmaatregelen toe. Denk bijvoorbeeld aan de tegenwoordig bestaande risico’s rondom identiteitsfraude, in de vorm van «deep-fake» projecties, of het «hacken» van een account, om toegang te krijgen tot data of persoonsgegevens. Dit risico zal verschillen van rechtspersoon tot rechtspersoon. Te nemen maatregelen moeten in een zekere verhouding staan tot het risico. Het is aan de rechtspersoon om te bepalen welke maatregelen passend zijn om genoemd risico te beperken. Bij of krachtens de statuten (en voor verenigingen: ook in de oproeping) kunnen rechtspersonen zelf voorwaarden stellen aan het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (artikelen 2:38 lid 9, 2:117a/227a lid 3 BW). Dit stelt de rechtspersoon in staat om zelf periodiek te beoordelen welke software zal worden gebruikt en welke identificatie- en beveiligingsmaatregelen nodig zijn.50 Voor NV’s geldt op grond van het Europese recht hierbij dat de gestelde voorwaarden redelijk en noodzakelijk moeten zijn in het kader van de identificatie van de aandeelhouder of voor de betrouwbaarheid en veiligheid van de communicatie (vgl. artikel 2:117a lid 3 BW en paragraaf 4 van deze toelichting).
Bij digitaal vergaderen kunnen vragen rijzen over de vaststelling van de aanwezigheid van een door de wet of statuten voorgeschreven quorum. De rechtsgeldigheid van besluiten kan bij wet of statuten afhankelijk worden gesteld van de aanwezigheid van (alle of een bepaald gedeelte van de) leden (zie bijv. artikel 2:43 lid 2 BW) dan wel «het ter vergadering vertegenwoordigde gedeelte van het kapitaal» (artikel 2:120/230 lid 2 en 3 BW). Leden en aandeelhouders die digitaal aanwezig zijn bij een algemene vergadering of zich digitaal laten vertegenwoordigen tellen uiteraard mee voor het quorum. Bij een digitale vergadering laat het quorum zich technisch eenvoudig vaststellen aan de hand van een elektronische presentielijst met de ingelogde aandeelhouders/leden of gevolmachtigden.51 De wet geeft geen nadere regels voor de vaststelling van het quorum bij digitale vergaderingen. Dit biedt de meeste flexibiliteit voor de praktijk.52 In de statuten of het reglement kunnen nadere voorschriften worden opgenomen. In de statuten of het reglement kan bijvoorbeeld worden bepaald, zoals doorgaans het geval is, dat het quorum bij aanvang van de vergadering wordt vastgesteld (en niet per afzonderlijk besluit dat in stemming wordt gebracht). Indien het quorum bij de opening van de digitale vergadering wordt vastgesteld en een lid of aandeelhouder de vergadering daarna verlaat – al dan niet omdat zijn verbinding is verbroken – zal dit doorgaans geen effect hebben op het quorum. Indien de aandeelhouder na opening van de vergadering inlogt, zal deze niet meetellen voor het quorum. Dit is niet anders bij een fysieke vergadering, wanneer een aandeelhouder te laat binnenkomt of vroegtijdig de vergadering verlaat. Een eenmaal vastgesteld quorum blijft vastgesteld. Indien het quorum volgens de statuten of het reglement per besluit moet worden vastgesteld, kan het tussentijds wegvallen van de verbinding ertoe leiden dat bepaalde besluiten vanaf dat moment niet meer kunnen worden genomen. Rechtspersonen dienen zich daarvan bewust te zijn. Een besluit dat wordt genomen zonder aanwezigheid van het daarvoor vereiste quorum, is nietig op de voet van artikel 2:14 lid 1 BW.53 Er zal dan een nieuwe vergadering moeten worden bijeengeroepen om het besluit alsnog te kunnen nemen, waarbij het quorum opnieuw moet worden vastgesteld.
Bij digitale deelname aan de algemene vergadering bestaat een risico dat de verbinding hapert of deels dan wel volledig wegvalt, zodat de vergader- en stemgerechtigde de vergadering niet of niet optimaal heeft kunnen volgen en daardoor niet of niet over alle punten op de agenda heeft kunnen stemmen. De rechtspersoon die een volledige digitale vergadering houdt of digitale deelname aan de vergadering mogelijk maakt, zal alle maatregelen moeten treffen die redelijkerwijs gevergd kunnen worden om te voorkomen dat communicatieverbindingen tijdens de vergadering haperen of wegvallen. Het gaat hier, ook naar huidig recht, om een inspanningsverplichting.54 Dit betekent onder meer dat de rechtspersoon moet zorgen voor een adequate communicatieverbinding van zijn zijde en de door de rechtspersoon gebruikte software geschikt moet zijn voor het houden van een digitale vergadering voor het aantal verwachte deelnemers. Wordt gebruik gemaakt van een professionele partij die geschikte faciliteiten aanbiedt, dan kan worden aangenomen dat aan deze inspanningsverplichting wordt voldaan. De voorzitter van de algemene vergadering, die verantwoordelijk is voor een ordelijk verloop van de vergadering, zal bij een volledig digitale of hybride vergadering moeten letten op signalen van problemen met de verbinding. Indien daarvan sprake is – en het niet lijkt te gaan om een verstoring van de internetverbinding van de deelnemer zelf – ligt het in de rede dat de voorzitter de vergadering direct schorst of beëindigt. In een reglement kan de rechtspersoon richtlijnen opnemen omtrent de wijze waarop het technisch-ordelijk verloop van de vergadering moet worden gemonitord (bijv. door aanstelling van een «digital officer» dan wel het inrichten van een digitale helpdesk) en hoe moet worden gehandeld als zich tijdens de vergadering technische problemen of calamiteiten voordoen. Aan de praktijk wordt weloverwogen ruimte gelaten om hiervoor best practices te ontwikkelen. Voor de volledigheid: in wezen is de digitale vergadering hierin niet anders dan de fysieke vergadering. Ook daar is denkbaar dat de fysieke vergadering gehinderd wordt door externe factoren; denk aan de bezetting van de vergaderzaal door activisten.55
Er bestaat geen aanleiding voor het treffen van een specifieke regeling omtrent de gevolgen van technische onvolkomenheden of calamiteiten voor de besluitvorming tijdens een volledig digitale of hybride algemene vergadering. De artikelen 2:13 en 2:15 BW en de daarbij geldende jurisprudentie bieden daarvoor al een adequate regeling. Deze bepalingen zijn techniekneutraal geformuleerd en kunnen ook in geval van een volledig digitale of hybride vergadering worden toegepast.
Op grond van artikel 2:13 lid 3 BW is het uitgangspunt dat het in de vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter van de algemene vergadering over de uitslag van een stemming beslissend is (in de statuten kan een andere regeling worden getroffen). Indien een deelnemer aan een digitale of hybride vergadering bij het uitbrengen van zijn stem digitale problemen ondervindt en vermoedt dat zijn stem niet is meegeteld in de door de voorzitter uitgesproken uitslag van de stemming, biedt artikel 2:13 lid 4 BW deze onder bepaalde voorwaarden de mogelijkheid om in de vergadering aan te sturen op een nieuwe stemming. Indien het oordeel van de voorzitter omtrent de uitslag van de stemming onmiddellijk na het uitspreken van dit oordeel wordt betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats als de meerderheid van de vergadering of – indien de stemming niet hoofdelijk of schriftelijk plaatsvindt – ten minste één stemgerechtigde dit verlangt.
Daarnaast kan een door de algemene vergadering genomen besluit onder omstandigheden vernietigbaar zijn op grond van artikel 2:15 BW. Een besluit kan door de rechter worden vernietigd in een aantal in artikel 2:15 lid 1 BW opgesomde gevallen, bijvoorbeeld bij een schending van wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen (lid 1 onderdeel a). Van een dergelijk totstandkomingsgebrek is ook sprake wanneer het besluit is genomen in een digitale of hybride algemene vergadering waarbij leden c.q. aandeelhouders niet in de gelegenheid zijn gesteld om via een tweezijdig elektronisch communicatiemiddel aan de beraadslaging deel te nemen of het stemrecht uit te oefenen dan wel zij deze rechten niet hebben kunnen uitoefenen vanwege een aan de rechtspersoon toe te rekenen technische storing in de verbinding. Denk aan het uitvallen van de server van de rechtspersoon (of de server van de door de rechtspersoon ingeschakelde dienstverlener) waardoor de videoverbinding wegvalt. Indien de technische storing niet in de risicosfeer ligt van de rechtspersoon, maar in die van het lid of de aandeelhouder, dan is het besluit niet vernietigbaar. Denk aan het geval dat de internetverbinding van de deelnemer wegvalt. De vordering tot vernietiging kan worden ingesteld door de rechtspersoon zelf of door iemand die een redelijk belang heeft bij naleving van de verplichting die niet is nagekomen (artikel 2:15 lid 3 BW). De mogelijkheid van vernietiging kan zorgen voor enige onzekerheid over de geldigheid van tijdens de digitale vergadering genomen besluiten bij technische storingen en dergelijke. Indien er wettelijke of statutaire totstandkomingsgebreken (lid 1 onderdeel a) kleven aan een besluit, kan de onzekerheid over de geldigheid worden opgeheven door bevestiging van het besluit op de voet van artikel 2:15 lid 6 BW. Bevestiging vindt plaats door een daartoe strekkend besluit waarvoor dezelfde eisen gelden als voor het te bevestigen besluit. Het bevestigde besluit wordt geacht van begin af aan geldig te zijn. Daarnaast geldt een vervaltermijn van één jaar voor de bevoegdheid om vernietiging van een besluit te vorderen bij de rechter (artikel 2:15 lid 5 BW).
De regels voor digitale oproeping voor een vergadering worden eveneens gemoderniseerd en vereenvoudigd. Voor alle rechtspersonen geldt op dit moment dat er gebruik kan worden gemaakt van de mogelijkheid om langs elektronische weg op te roepen, tenzij de statuten anders bepalen. Deze oproeping vereist een leesbaar en reproduceerbaar bericht aan het adres dat aan de rechtspersoon voor dit doel is bekend gemaakt, zoals een e-mail of een ander soort elektronische berichtenbox. Tevens moet onder het huidige recht degene aan wie dit bericht wordt gezonden, de aandeelhouder, vergadergerechtigde, lid of afgevraagde, met digitale oproeping hebben ingestemd. Deze laatste voorwaarde, het instemmingsvereiste, wordt geschrapt. Daar komt bij dat voor de NV die niet beursgenoteerd is, het niet langer nodig is om via een landelijk dagblad op te roepen, indien er geen gebruik gemaakt kan worden van de mogelijkheid van oproeping door middel van een elektronisch bericht. In plaats hiervan kan oproeping ook plaatsvinden door een langs elektronische weg openbaar gemaakte aankondiging, die tot aan de algemene vergadering rechtstreeks en permanent toegankelijk is. Concreet kan gedacht worden aan plaatsing van een bericht op de website van de NV. Daarmee wordt aangesloten bij de regel die nu al geldt voor beursgenoteerde NV’s en BV’s (vgl. artikel 2:113 lid 6 BW en artikel 2:187 BW).
Het is wenselijk om de informatievoorziening voor de aandeelhouders, andere vergadergerechtigden en leden die willen deelnemen aan de hybride of volledig digitale algemene vergadering te verbeteren, zodat het eenvoudiger en laagdrempeliger wordt om deel te nemen. Voortaan zal in de oproep informatie moeten worden opgenomen over de procedure voor deelname aan de algemene vergadering en het uitoefenen van het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Het gaat dan bijvoorbeeld om informatie over welke applicatie of website wordt gebruikt en hoe er gestemd kan worden. Zo nodig kan worden verwezen naar een website of ander medium waarop nadere informatie kan worden gevonden over de procedure tot deelname.
Het wetsvoorstel is in overeenstemming met Richtlijn nr. 2007/36/EG 11 juli 2007 betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders in beursgenoteerde vennootschappen (PbEU 2007, L 184), zoals herzien (PbEU 2017, L 132)(hierna: de Aandeelhoudersrichtlijn). Deze richtlijn bevat onder meer regels met betrekking tot de digitale deelname door aandeelhouders aan de algemene vergadering bij beursvennootschappen. Artikel 8 lid 1 Aandeelhoudersrichtlijn schrijft voor dat lidstaten beursvennootschappen moeten toestaan hun aandeelhouders in de gelegenheid te stellen om langs elektronische weg aan de algemene vergadering deel te nemen. De richtlijn noemt drie vormen van digitale deelname, waarvan de lidstaten ten minste één vorm moeten toestaan: a) een realtimetransmissie van de algemene vergadering, b) een realtimecommunicatie in twee richtingen die aandeelhouders in staat stelt zich vanaf een andere locatie tot de algemene vergadering te richten, en c) een mechanisme voor het uitbrengen van stemmen, hetzij voorafgaand aan, hetzij tijdens de algemene vergadering, zonder een volmachthouder te hoeven aanwijzen die lijfelijk bij de vergadering aanwezig is. Het Burgerlijk Wetboek voorziet reeds in de onder b en c genoemde vormen van digitale deelname aan een algemene vergadering (vgl. artikelen 117a en 227a van Boek 2 BW); het wetsvoorstel brengt daarin geen verandering. De nu voorgestelde voorwaarde van statutaire verankering van de mogelijkheid van digitale deelname aan de algemene vergadering van (beurs)vennootschappen is evenmin nieuw. Deze voorwaarde is in lijn met artikel 8 lid 2, laatste volzin, van de Aandeelhoudersrichtlijn, waaruit volgt dat lidstaten regels kunnen vaststellen over de besluitvormingsprocedure die binnen de vennootschap wordt gevolgd voor de invoering of toepassing van deelneming aan vergaderingen langs elektronische weg.
Het wetsvoorstel introduceert de voorwaarde dat bij digitale vergaderingen aandeelhouders door middel van een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel moeten kunnen deelnemen aan de vergadering. De gestelde voorwaarde valt binnen de discretionaire bevoegdheid van lidstaten om het de aandeelhouders gemakkelijker te maken de in de Aandeelhoudersrichtlijn genoemde rechten uit te oefenen (zie artikel 3 van de Aandeelhoudersrichtlijn). De voorwaarde beoogt immers te waarborgen dat aandeelhouders óók langs digitale weg volwaardig kunnen participeren aan de vergadering, als waren zij in de vergadering fysiek aanwezig.
Door het gebruik van een audiovisueel communicatiemiddel verplicht te stellen voor (beurs)vennootschappen, worden aandeelhouders beter in staat gesteld om zich vanaf een andere locatie tot de algemene vergadering te richten (artikel 8, lid 1 onder b, Aandeelhoudersrichtlijn). Zij hebben daardoor de mogelijkheid om zich met beeld en geluid tot de algemene vergadering en het bestuur van de vennootschap te wenden. Het gaat uitdrukkelijk om een mogelijkheid voor aandeelhouders en niet om een verplichting. Het gaat dan ook niet om een voorwaarde die belastend is voor (een deel van de) aandeelhouders, maar om een voorwaarde die juist strekt ten faveure van de uitoefening van de rechten door de aandeelhouders. Dit past binnen artikel 3 en artikel 8 lid 2 van de Aandeelhoudersrichtlijn.
Voorts wordt met de verplicht gestelde informatie in de oproeping over de procedure voor deelname aan de algemene vergadering langs elektronische weg en het uitoefenen van het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel nadere invulling gegeven aan de eis in artikel 5 van de Aandeelhoudersrichtlijn om informatie te geven over de «plaats» van de vergadering. Immers, de in het wetsontwerp verplicht gestelde informatie stelt de aandeelhouder in staat om zich naar de virtuele plaats van de vergadering te begeven en daarmee deel te kunnen nemen aan de elektronische vergadering. Dat sluit goed aan bij het doel en de strekking van de Aandeelhoudersrichtlijn, om aandeelhouders goed te informeren en in staat te stellen de hen toekomende rechten uit te oefenen (zie onder meer overwegingen 5 en 6 van de richtlijn).
De in artikel III voorgestelde aanvulling van de Wft strookt met het doel en strekking van de artikelen 17 en 18 van Richtlijn 2004/109/EG van het Europees Parlement en de Raad van 15 december 2004 betreffende de transparantievereisten die gelden voor informatie over uitgevende instellingen waarvan effecten tot de handel op een gereglementeerde markt zijn toegelaten en tot wijziging van Richtlijn 2001/34/EG (de Transparantierichtlijn), aangezien deze artikelen beogen obligatiehouders en houders van effecten goed te informeren over de algemene vergadering van de vennootschap. Zo nodig staat de Transparantierichtlijn op grond van artikel 3 lid 1 de lidstaat van herkomst van effecten uitgevende instellingen ook toe strengere voorschriften vast te stellen.
Bij het houden van een fysieke, hybride of digitale algemene vergadering zullen vaak persoonsgegevens worden verwerkt, zoals het adres of de naam van een natuurlijk persoon. Deze verwerking is bijvoorbeeld noodzakelijk om de wettelijke verplichte oproeping aan een lid of aandeelhouder te kunnen versturen of om in de vergadering diens identiteit te controleren. De hiervoor benodigde persoonsgegevens zullen in de praktijk worden verzameld wanneer een persoon lid wordt van een vereniging (of vereniging van eigenaars) of wanneer een persoon aandeelhouder wordt van een BV of NV. Dan wordt in bijvoorbeeld een privacy statement ook uitgelegd welke persoonsgegevens worden verzameld en voor welke doeleinden. Deze gegevensverwerking kan en zal vaak worden gebaseerd op artikel 6 lid 1, onderdeel a, van de AVG (toestemming van de betrokkene).56 Daarbij zal vanzelfsprekend moeten worden voldaan aan de eisen die de AVG verder stelt, zoals passende beveiliging, gegevensminimalisatie en – indien van toepassing – het voldoen aan de eisen die gelden voor doorgifte van gegevens naar derde landen (zie artikel 44 e.v. AVG). Het gegevensbeschermingsrechtelijke regime wordt door dit wetsvoorstel niet veranderd; alleen het civielrechtelijk kader voor het houden van een vergadering en voor de daarvoor vereiste oproeping wordt aangepast.
Er zijn naar verwachting geen gevolgen voor de rijksbegroting.
Regeldrukeffecten zijn de investeringen en inspanningen die bedrijven, burgers of professionals moeten verrichten om zich aan wet- en regelgeving van de rijksoverheid te houden. Regeldrukeffecten zijn regeldrukkosten en ervaren regeldruk. Bij ervaren regeldruk gaat het om meer kwalitatieve aspecten als ervaren nut, werkbaarheid en proportionaliteit die niet kunnen worden berekend. Hierop is in de vorige paragrafen van het algemene gedeelte van de toelichting ingegaan.
Regeldrukkosten zijn alle investeringen en inspanningen – uitgezonderd financiële lasten – die bedrijven, burgers of professionals moeten doen en verrichten om te voldoen aan verplichtingen uit wet- en regelgeving. Het gaat hierbij om kosten die voortvloeien uit informatieverplichtingen en inhoudelijke verplichtingen, waaronder toezicht gerelateerde verplichtingen op basis van wet- en regelgeving. Regeldrukkosten bestaan uit structurele en/of eenmalige regeldrukkosten. Structurele regeldrukkosten zijn de periodiek terugkerende tijdsbestedingen en kosten van bedrijven, burgers of professionals en moeten als zodanig worden gekwantificeerd (uitgedrukt in euro’s). Eenmalige regeldrukkosten zijn kosten die bedrijven, burgers of professionals eenmalig moeten maken om aanpassingen te (laten) doen als gevolg van nieuwe of gewijzigde regelgeving.
Er is een bestaande wettelijke verplichting om in ieder geval jaarlijks eenmaal te vergaderen, in de vorm van een algemene ledenvergadering of algemene vergadering van aandeelhouders. Naar verwachting zal voor de meeste rechtspersonen een digitale vergadering leiden tot minder kosten, zoals verminderde reistijd, uitgespaarde zaalhuur of catering. Een deel van deze kostenvermindering is niet uit te drukken in een regeldrukberekening omdat onvoldoende informatie beschikbaar is voor een schatting of de uit te sparen kosten niet vallen onder de definitie van regeldruk.57 In een aantal gevallen, namelijk bij rechtspersonen met veel deelnemers aan de vergadering of beursvennootschappen, zouden mogelijk extra kosten gemaakt kunnen worden, omdat een gespecialiseerd bedrijf wordt ingeschakeld om een (grote) vergadering digitaal te organiseren. De meeste rechtspersonen zullen echter een relatief beperkt aantal deelnemers hebben, waardoor bestaande (gratis) videoapplicaties gebruikt kunnen worden. Op dit punt worden daarom grosso modo geen extra kosten verwacht. Navraag bij belangenorganisaties leverde op dat – afhankelijk van de mate van ondersteuning – digitaal vergaderen kosten kan besparen in termen van reistijd, reiskosten, zaalhuur en catering. Deze besparingen zijn – waar vallend binnen de definitie van nalevingskosten – al meegenomen in de kostenberekening.58 De informatieverplichting om aan te geven via welk elektronisch communicatiemiddel kan worden deelgenomen aan een digitale vergadering is het equivalent van de al bestaande verplichting om aan te geven op welke plaats fysiek vergaderd wordt. In de praktijk wordt overigens daarbij ook aangegeven hoe precies kan worden ingelogd. Op dit punt worden geen extra regeldrukkosten verwacht. Uiteindelijk kunnen rechtspersonen zelf de afweging maken of de kosten die voor hen samenhangen met een volledig digitale vergadering voor hen opwegen tegen de voordelen van zo’n vergadering. Er geldt als gezegd geen verplichting voor rechtspersonen om een digitale vergadering aan te bieden.
De grootste (en kwantificeerbare) afname van regeldrukkosten door digitaal vergaderen zit voor deelnemers aan de digitale vergadering in het besparen van reistijd. Die (structurele) besparing zal hieronder worden gekwantificeerd en wordt uitgesplitst per groep rechtspersonen. Voor het invoeren van een digitale vergadering zullen eenmalig kosten moeten worden gemaakt voor de groep rechtspersonen (BV, NV, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, Europese coöperatieve vennootschap) waarvoor statutenwijziging nodig is. Voor de andere groep (verenigingen, VvE’s) is geen statutenwijziging nodig en zullen geen kosten worden gemaakt. Verder zit een afname van regeldrukkosten in de vereenvoudigde manier om digitaal (bijvoorbeeld per e-mail) deelnemers aan de vergadering op te roepen, die geldt voor alle rechtspersonen. Tot slot geldt voor specifiek niet-beursgenoteerde NV’s dat zij – naast publicatie van een oproep in een landelijk dagblad – voortaan ook mogen kiezen om een bericht op de website van de vennootschap te plaatsen.
Bij de berekening van de geschatte regeldrukkosten wordt uitgegaan van de tarieven van de handleiding meting regeldruk.59 Aannames zijn gedaan op basis van inschattingen. Voorts zij benadrukt dat in geen geval sprake is van een wettelijke verplichting voor rechtspersonen tot het aanbieden van een digitale vergadering. Het is aan rechtspersonen zelf om te beslissen of zij van de nieuwe wettelijke faciliteiten gebruik wensen te maken en of zij de daarmee in dat geval gemoeide kosten proportioneel achten.
Er is behoefte aan de mogelijkheid om digitaal te vergaderen. Uit een recent overzicht van vergaderingen van Nederlandse beursvennootschappen komt naar voren dat de vergaderingen in 2022 in 15% van de gevallen geheel digitaal zijn gehouden, op basis van de Tijdelijke wet COVID-19.60 Dit percentage wordt, bij gebrek aan ander cijfermateriaal, voor alle rechtspersonen als uitgangspunt genomen en naar beneden bijgesteld voor de rechtspersonen waarvoor voor digitaal vergaderen een statutenwijziging nodig is (naar 5%) en voor andere rechtspersonen waarvoor een machtiging van de vergadering nodig is (naar 10%).61
I. Het gaat bij de eerste groep, de BV, NV, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij en Europese coöperatieve vennootschap, om ongeveer 1.050.000 rechtspersonen. 62
Geschat wordt dat het in totaal vijf uur kost om de statuten te wijzigen (met inbegrip van inzet van de notaris), waarbij naar schatting 5% van het aantal rechtspersonen dit zal doen, tegen tarief van een hoogopgeleide medewerker van 54 euro per uur. Dit (52.500 * 54 * 5) leidt tot eenmalige kosten van € 14.175.000.
Wanneer ditzelfde aantal bedrijven jaarlijks gemiddeld eenmaal digitaal vergaderen, scheelt dit naar schatting per vergadering, uitgaande van gemiddeld 10 deelnemers, ongeveer een uur per deelnemer aan reistijd, per jaar. Er wordt uitgegaan van een tarief van 34 euro (tarief middelbaar opgeleide persoon). Dit (52.500 * 10 * 34) leidt dus per jaar tot € 17.850.000 minder regeldrukkosten. De voorbereiding en de duur van de vergadering zal naar verwachting gelijk blijven qua tijd en kosten.
Bij deze groep gaat het dus om eenmalige kosten van € 14.175.000. Tegelijk wordt naar verwachting een structurele afname van regeldrukkosten van € 17.850.000 gerealiseerd.
II. Het gaat bij de tweede groep, verenigingen en VvE’s, om ongeveer 250.000 rechtspersonen.63
In dit geval is een machtiging van de algemene vergadering vereist. Dit kan in de jaarlijks te houden vergadering worden behandeld, als onderdeel van de te bespreken beslispunten. Dit levert geen extra kosten op. Verwacht wordt dat 10% van het aantal verenigingen en VvE’s hiervan gebruik zal maken. Wanneer er jaarlijks eenmaal digitaal wordt vergaderd, scheelt dit naar schatting per vergadering, uitgaande van gemiddeld 10 deelnemers, een tarief van 34 euro (tarief middelbaar opgeleide persoon) ongeveer een uur per deelnemer aan reistijd, per jaar. Dit (25.000 * 10 * 34) leidt dus per jaar tot 8.500.000 per jaar minder regeldrukkosten.
Bij deze groep gaat het dus om structurele afname van regeldrukkosten van € 8.500.000.
III. Voor zowel groep I als groep II geldt het volgende. Het gaat hier in totaal om ongeveer 1.300.000 rechtspersonen.
De regeling omtrent oproeping wordt aangepast. Dat zorgt naar verwachting voor een kleine afname van de regeldrukkosten voor beide groepen rechtspersonen. Uitgegaan wordt van ongeveer 10% van de rechtspersonen die hier (t.o.v. de huidige situatie) extra gebruik van zal maken. Naar verwachting scheelt dit, bij gemiddeld 10 deelnemers, ongeveer 1 minuut per deelnemer aan kosten om op te roepen, tegen een tarief van 39 euro administratief personeel. Dit (130.000 * 10 * 39 * 1/60) leidt tot afgerond € 845.000 per jaar minder regeldrukkosten.
Bij beide groepen rechtspersonen gaat het dus om structurele afname van regeldrukkosten van € 845.000.
IV. Het gaat bij niet-beursgenoteerde NV’s om ongeveer 5.000 rechtspersonen. Zij krijgen te maken met minder kosten in verband met de mogelijkheid om in plaats van publicatie van een oproep in een landelijk dagblad een bericht op hun website te plaatsen.
Voor specifiek niet-beursgenoteerde NV’s geldt dat de zij – naast publicatie van een oproep in een landelijk dagblad – voortaan ook mogen kiezen om een bericht op de website van de vennootschap te plaatsen. Aangenomen wordt dat de helft van alle NV’s hiervan gebruik zal maken, dat zij al een website hebben waarop zij kunnen publiceren en dat de inspanningen om het bericht voor de website op te maken ongeveer gelijk zijn aan het opmaken en insturen van een advertentie voor de krant. Aan plaatsing voor een oproepadvertentie zijn kosten verbonden. De precieze kosten zijn afhankelijk van welke krant wordt gekozen, en welk bereik deze krant heeft. Op basis van de geldende tarieven wordt uitgegaan van ongeveer € 750,–. Uitgaande van ongeveer 5.000 NV’s die hiermee te maken hebben, wordt jaarlijks 2.500*€ 750 = € 1.875.000 bespaard.
Bij niet-beursgenoteerde NV’s gaat het dus om een aanvullende structurele afname van regeldrukkosten van € 1.875.000.
Samenvatting
Samengevat leidt de regeling tot:
– eenmalige regeldrukkosten van € 14.175.000;
– structurele afname van regeldrukkosten van in totaal € 17.850.000 + € 8.500.000 + € 845.000 + € 1.875.000 = € 29.070.000.
In de consultatie is aan belangenorganisaties gevraagd om te reageren op de aannames in deze paragraaf, in het bijzonder ten aanzien van de ingeschatte behoefte om digitaal te vergaderen, het aantal deelnemers van de AVA, en eventuele meer-of minderkosten bij digitaal vergaderen. Aan de hand van de reacties is, waar nodig, de berekening bijgesteld. Verder is deze paragraaf voorgelegd aan het Adviescollege Toetsing Regeldruk (ATR).
Op 25 februari 2021 is tijdens een informele expertbijeenkomst, gehouden in het kader van de aangekondigde modernisering NV-recht, onder meer gesproken over de noodzaak om tot een bestendige regeling te komen van een volledig digitale aandeelhoudersvergadering.65 Aan deze bijeenkomst hebben zowel wetenschappers als de belangenorganisaties VNO-NCW, Eumedion, Vereniging van Effectenbezitters (VEB) en Vereniging Effecten Uitgevende Ondernemingen (VEUO) deelgenomen. Deze bijeenkomst heeft geresulteerd in een verslag van 30 maart 2021.66 Hieruit komt naar voren dat er een bestendige wettelijke regeling moet komen voor een uitsluitend digitale algemene vergadering en dat dit voor alle rechtspersonen moet gelden. Volgens de expertgroep is het vormgeven van een wettelijke regeling urgent, in lijn met de voortschrijdende digitalisering en voorziet het in een grote behoefte in de praktijk. De expertgroep heeft verder opgemerkt dat de regeling een facultatief karakter dient te hebben, ervoor moet zorgen dat de digitale vergadering een afspiegeling is van de fysieke vergadering en voldoet aan dezelfde randvoorwaarden. Op 15 oktober 2021 heeft een tweede expertbijeenkomst plaatsgevonden, waarin nader is gesproken over de vormgeving van een wettelijke regeling voor een uitsluitend digitale vergadering.67 Daarnaast hebben gesprekken plaatsgevonden met belangenorganisaties op het gebied van VvE’s, verenigingen en coöperaties.
Uit de expertbijeenkomsten en gesprekken met belangenorganisaties blijkt dat er onder stakeholders brede steun is voor de invoering van de mogelijkheid van een volledig digitale algemene vergadering en verruiming van de mogelijkheid van digitale oproeping. Uit de hoek van aandeelhouders van beursgenoteerde ondernemingen zijn echter ook kritische geluiden gekomen. De VEB meent dat een volledig digitale vergadering alleen toelaatbaar is in noodsituaties, omdat een adequate afspiegeling van de fysieke vergadering in een digitale vergadering niet mogelijk is. Eumedion ziet ook buiten noodsituaties ruimte voor digitaal vergaderen, maar onderstreept het belang van goede waarborgen (statutaire verankering, uitwerking in een door de algemene vergadering vastgesteld reglement of protocol). Verder is kritiek geuit dat de interactie tussen bestuur en aandeelhouders te wensen overlaat.68 Hiermee is rekening gehouden door voor de BV/NV statutaire verankering voor te schrijven als voorwaarde voor de digitale algemene vergadering. Verder is als voorwaarde in de wet opgenomen dat deelname langs een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel mogelijk moet zijn. Doel hiervan is om qua interactie het digitaal vergaderen het fysiek vergaderen zoveel mogelijk te laten benaderen, met live participatie van aandeelhouders. Het is vervolgens aan de rechtspersoon om de digitale vergadering nader vorm te geven en uit te werken in de statuten, reglementen of protocollen die hiervoor opgesteld kunnen worden. Dat biedt de ruimte aan de rechtspersoon om zelf een wijze van digitaal vergaderen te kiezen die past bij de rechtspersoon en de daarbij betrokkenen, zoals aandeelhouders.
Voorafgaand aan de internetconsultatie is over het voorontwerp gesproken met de Commissie vennootschapsrecht. Met de technische opmerkingen is waar nodig rekening gehouden.
De regeling is van 10 december 2022 tot 7 februari 2023 geconsulteerd via internetconsultatie.nl Tevens is een aantal organisaties aangeschreven met verzoek om een reactie of advies.
Er zijn via internetconsultatie.nl 399 reacties binnengekomen, van zowel particulieren als (belangen-)organisaties. Van deze reacties zijn 316 reacties openbaar. Er waren de nodige instemmende reacties, maar ook veel afwijzende reacties. Argumenten die veelal gebruikt waren ter ondersteuning lagen in de verbeterde efficiëntie van besluitvorming, vergroting van participatiemogelijkheden van leden, en kostenbesparing. Tegenargumenten waren de vrees voor het gebrek aan interactie, het belang van persoonlijk contact en beperking van mogelijkheden voor aandeelhouders om te spreken en (andere) risico’s die samenhangen met digitaal vergaderen. De hybride vergadering werd soms als interessant alternatief genoemd, omdat dit het beste van beide werelden (digitale en fysieke vergadering) zou combineren en de keuze om al dan niet fysiek aanwezig te zijn bij de algemene vergadering bij de deelnemer blijft en niet bij het bestuur.
Een deel van de reacties is afkomstig vanuit VvE’s. Daaruit blijkt dat de meerderheid zich kan vinden in het voorstel en de gegeven argumentatie om voortaan digitaal te kunnen vergaderen. Een minderheid gaf aan de voorkeur te geven aan fysieke vergaderingen. Vanuit belangenverenigingen VvE-belang en Vastgoed Management Nederland is steun verleend aan de mogelijkheid voor digitaal vergaderen en digitaal stemmen. Ook Vereniging Eigen Huis is positief, maar vraagt aandacht voor de positie van personen die digitaal minder vaardig zijn.
Vanuit de hoek van aandeelhouders is overwegend kritisch gereageerd. De VEB heeft in de context van beursvennootschappen aangegeven tegen het invoeren van uitsluitend digitaal vergaderen te zijn en een sterke voorkeur te hebben voor hybride vergaderen, dus met fysieke aanwezigheid. Zo men al ingrijpende besluiten wenst te nemen, vergen deze een versterkte meerderheid. De ervaringen met virtueel vergaderen tijdens de COVID-19 pandemie zijn voor de VEB negatief. De interactie komt onvoldoende uit de verf en de corporate governance zou worden geschaad. In plaats hiervan stelt VEB voor om in te zetten op de hybride vergadering. Een aanzienlijk aantal reacties is ingezonden door individuele burgers die naar voren hebben gebracht dat zij tegen een (verplichte) digitale vergadering zijn, omdat naar hun beleving de digitale vergadering vanwege onder meer de beperkte interactie inferieur is aan de fysieke vergadering.69 VNO-NCW meent daarentegen dat het wetsvoorstel een wettelijke regeling zou moeten bevatten die het digitaal vergaderen regelt. Het zou niet aan de statuten van ondernemingen moeten worden overgelaten, omdat dit naar verwachting tot onvoldoende mogelijkheden leidt om digitaal te vergaderen. Desnoods zouden een aantal (ingrijpende) besluiten wel alleen op een fysieke vergadering kunnen worden genomen. Ook vanuit de VEUO wordt een voorkeur uitgesproken om in de wet de mogelijkheid tot digitaal vergaderen op te nemen. Stichting EUMEDION, die grote en institutionele beleggers vertegenwoordigd, geeft aan zowel positieve als negatieve ervaringen te hebben met digitaal vergaderen tijdens de COVID-19 pandemie. EUMEDION kan instemmen met de eis van statutaire verankering, maar geeft aan een regeling te wensen voor noodsituaties.
De Commissie vennootschapsrecht adviseert (zie ook hieronder)- in het licht van de voortschrijdende digitalisering – om te voorzien in een wettelijke regeling die de digitale vergadering faciliteert, zonder noodzaak tot wijziging van de statuten (statutaire verankering).
Het is duidelijk dat het voorstel met name bij de regeling t.a.v. (beurs)vennootschappen veel verschillende, vaak tegengestelde, reacties oproept. Daarbij speelt begrijpelijkerwijs een rol vanuit welk perspectief (aandeelhouder of bestuur) de regeling wordt bekeken. Uiteindelijk is het wetsvoorstel in de kern niet gewijzigd: het is en blijft met dit wetsvoorstel aan de rechtspersoon zelf om de wijze van vergadering te kiezen. Dat is het meest passend, want dit laat de keuze en belangenafweging aan de rechtspersoon en de daarbij betrokkenen. Verder is dit het minst ingrijpend in de organisatie van de rechtspersoon en doet deze keuze ook het beste recht aan de verschillende opvattingen die er in het maatschappelijk middenveld leven. Tot slot sluit deze keuze ook het beste aan bij de wet zoals deze thans luidt en functioneert. Afhankelijk van de rechtspersoon en de geldende statuten, is met dit wetsvoorstel een (gekwalificeerde) meerderheid beslissend voor de vraag of digitaal wordt vergaderd of niet en zo ja, welke variant. Wordt besloten tot het houden van een digitale vergadering, dan bevat het wetsvoorstel ook waarborgen, door als uitgangspunt te hanteren dat een statutaire grondslag is vereist voor uitsluitend digitaal vergaderen. Bij VvE’s en verenigingen volstaat in verband met de kosten voor statutenwijziging een machtiging van de algemene vergadering. Bij BV’s, NV’s en andere commerciële rechtspersonen mag verwacht worden dat de kosten voor statutenwijziging geen onoverkomelijk probleem zijn en is een uitzondering niet nodig. Verder zijn de eisen voor zowel hybride als volledig digitaal vergaderen ten opzichte van de huidige situatie als de situatie die gold onder de Tijdelijke wet COVID-19 JenV aangescherpt, met als doel een zo goed mogelijke interactie gedurende de vergadering te faciliteren. Wel is in de toelichting verduidelijkt dat bij een (digitale) aandeelhoudersvergadering sprake moet kunnen zijn van volwaardige participatie. Dat wil zeggen dat aandeelhouders een redelijke kans krijgen om vragen te stellen en dat het bestuur hier naar beste weten op moet antwoorden. Bij een (digitale) vergadering waar aandeelhouders stelselmatig worden genegeerd of vragen structureel niet worden beantwoord, kan sprake zijn van schending van de inlichtingenplicht jegens aandeelhouders of schending van de jegens elkander in acht te nemen redelijkheid en billijkheid.
Een aanbeveling vanuit EUMEDION om verder te verduidelijken dat rechtstreeks moet kunnen worden deelgenomen aan vergaderingen is overgenomen. Dit moet inderdaad mogelijk zijn. Indien een aandeelhouder het woord krijgt in een digitale vergadering, moet deze de mogelijkheid hebben om iedereen rechtstreeks te adresseren. Verder is ook aandacht besteed aan de opmerking van Vereniging Eigen Huis, om aandacht te besteden aan de positie van personen die digitaal minder vaardig zijn (zie ook hieronder, bij het advies van de ATR). Tot slot is naar aanleiding van een opmerking van VNO-NCW en De Brauw aan het wetsvoorstel toegevoegd dat de mogelijkheid voor niet-beursgenoteerde NV’s om via een landelijk dagblad op te roepen, blijft bestaan. Dat biedt uitkomst voor deze vennootschappen die niet beschikken over een website.
Advies vanuit de rechtspraak
De Raad voor de rechtspraak heeft op 2 februari 2023 (positief) advies uitgebracht. Er waren geen inhoudelijke opmerkingen, noch werklastgevolgen voor de rechterlijke macht. De Nederlandse Vereniging voor Rechtspraak (NVVR) heeft afgezien van advies.
Advies ATR
Het Adviescollege Toetsing Regeldruk (ATR) heeft op 19 januari 2023 positief geadviseerd over het voorstel. Het college geeft hierin mee om te bezien hoe om te gaan met personen die minder digitaal vaardig zijn en hoe een achteruitgang van een positie van leden of aandeelhouders kan worden voorkomen. Het college adviseert verder om te bekijken of de regeldruk verder in kaart kan worden gebracht, in het bijzonder door te onderzoeken welke kosten er voortvloeien uit fysieke vergaderingen dan wel digitale vergaderingen. Verder adviseert het college om na te gaan welke kosten er bespaard worden door het schrappen van het vereiste voor niet-beursgenoteerde NV’s om de AVA in een landelijk dagblad aan te kondigen. Naar aanleiding van het advies van de ATR is contact gezocht met verschillende belangenorganisaties om een inschatting te geven van de kosten die gemoeid zijn met digitaal dan wel fysiek vergaderen. Hieruit is naar voren gekomen dat geen (voldoende representatieve) inschatting kan worden gegeven van de kosten. Voor de kosten van NV’s voor de oproep in een landelijk dagblad kon wel een inschatting worden gegeven. De toelichting is langs deze lijnen aangevuld. Tevens is verduidelijkt dat degene die de vergadering bijeenroept een inspanningsverplichting heeft om indien hem bekend is dat er leden dan wel aandeelhouders zijn die niet of in mindere mate beschikken over digitale vaardigheden, deze alsnog in staat te stellen daadwerkelijk deel te nemen aan een vergadering. Dit kan er bijvoorbeeld uit bestaan door duidelijke instructies voor deelname te geven, hierbij verdergaande hulp te verlenen of bijvoorbeeld te faciliteren dat een lid fysiek bij iemand anders de vergadering digitaal kan bijwonen. Naar aanleiding van het advies van de Raad van State is dit aandachtspunt ook belicht in de passage in de toelichting over het besluit of een rechtspersoon wil overgaan op digitaal vergaderen en zo ja, onder welke voorwaarden (zie paragraaf 3.2.1).
Technische aanpassingen
Verduidelijkt is naar aanleiding van enkele reacties dat de rechtspersoon een oproeping langs elektronische weg (bijvoorbeeld een e-mail) kan sturen aan het e-mailadres dat de rechtspersoon bekend is.70 De zin dat dit adres «met dat doel» moet zijn gegeven, komt te vervallen. Het is immers in het huidige tijdsgewricht veel gebruikelijker dan in 2006 om langs elektronische weg een oproep te ontvangen. Naar aanleiding van enkele reacties is het voorstel op enkele technische punten verduidelijkt.71 Dit heeft geleid tot wijzigingen in artikel I, onderdelen B, D, F, G, I, J en K en enkele passages in de toelichting. Zo is onder meer verduidelijkt dat het mogelijk is voor vennootschappen om in de statuten te bepalen dat voortaan alleen digitaal en niet meer fysiek wordt vergaderd. Bovendien zijn technische aanpassingen opgenomen in de Wft (in artikel III).
Overige opmerkingen
Voor zover er suggesties zijn gedaan die de strekking van het voorstel te buiten gaan, zijn deze niet overgenomen.72 Deze zullen zo nodig opnieuw in het kader van de modernisering van het NV-recht worden bekeken.
Advies Commissie vennootschapsrecht
De Commissie vennootschapsrecht heeft op 13 juni 2023 advies uitgebracht. Kern van het advies van de Commissie is om de statutaire verankering te heroverwegen. Het gaat volgens de Commissie om een niet ingrijpend besluit voor rechtspersonen, waarbij het wetsvoorstel bovendien voorziet in betekenisvolle randvoorwaarden. De Commissie acht het in de huidige tijd met het oog op de voortschrijdende digitalisering in de samenleving passend dat een volledig of gedeeltelijk digitale vergadering wettelijk mogelijk wordt gemaakt, zonder statutenwijziging. Dan is ook geen aparte noodvoorziening nodig, zoals in de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid was voorzien.
De Commissie adviseert verder om:
• in de toelichting een aanknopingspunt op te nemen ten behoeve van de toepassing van (niet-vennootschapsrechtelijke) wet-en regelgeving;
• verdere guidance te geven over de aankondiging van een algemene vergadering op een website;
• modernisering te overwegen van elders in Boek 2 BW opgenomen bepalingen ten aanzien van publicatie in een landelijk dagblad;
• evaluatie van de wet op relatief korte termijn te overwegen, bijvoorbeeld na drie jaar; en
• te voorzien in overgangsrecht, strekkende tot het geldig kunnen maken van besluiten in een digitale vergadering zijn genomen die voor inwerkingtreding van deze wet zijn genomen.
Aan het advies van de Commissie is opvolging gegeven, door aanpassing van de toelichting en toevoeging van overgangsbepalingen. Ook de suggestie om te voorzien in een evaluatie is opgenomen, waarbij overeenkomstig Aanwijzing 5.58 van de Aanwijzingen voor de regelgeving is gekozen voor de reguliere termijn van vijf jaar. Bij een termijn van minder dan vijf jaar is er namelijk een risico dat deze termijn mogelijk te kort is voor een evaluatie, omdat er dan nog weinig ervaring met de wet in de praktijk zal zijn opgedaan. Tot slot zal in het kader van het bredere traject van de modernisering van het ondernemingsrecht worden gekeken of het nodig is om ook elders binnen Boek 2 BW te kijken of het vereiste van publicatie in een landelijk dagblad kan worden gemoderniseerd.
Er wordt voorzien in overgangsrecht om de overgang van het huidige naar het nieuwe recht voor rechtspersonen te versoepelen. Onder huidig recht wordt verstaan: de op het moment van inwerkingtreding bestaande regels op grond van Boeken 2 en 5 van het Burgerlijk Wetboek. Doel van het overgangsrecht is om duidelijkheid te bieden en om nalevingskosten als gevolg van deze wetswijziging zoveel mogelijk te beperken.
Nieuw is dat de oproeping voortaan standaard de procedure voor deelname aan de algemene vergadering en het uitoefenen van het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel moet vermelden. Daarom wordt bepaald dat een oproep gedaan voor de inwerkingtreding van de wet geldig blijft indien deze oproep destijds voldeed aan de wettelijke eisen. Ook de eisen voor de hybride vergadering worden door dit wetsvoorstel iets aangescherpt, doordat de eis wordt gesteld dat een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel wordt gebruikt. Om rechtspersonen de mogelijkheid te geven hun statuten aan te passen, blijft het nog tot een jaar na inwerkingtreding van de wet mogelijk om overeenkomstig de huidige regeling te vergaderen.
Ten derde wordt erin voorzien dat verwijzingen naar wettelijke bepalingen, voor zover deze thans wijzigen, gelden als verwijzingen naar de nieuwe bepalingen. Dit voorkomt dat een rechtspersoon louter om de statuten formeel in overeenstemming met de wet te brengen, een gang naar de notaris moet maken. Tot slot is voorzien in een overgangsregel voor de vereniging en VvE’s die erin voorziet dat eventuele in de statuten gestelde voorwaarden voor de «hybride» vergadering ook van toepassing zijn op de vergadering die uitsluitend langs elektronische weg wordt gehouden, tenzij dat niet in overeenstemming zou zijn met de strekking van de bepaling. Doel van deze regel is te voorkomen dat een vereniging en een vereniging van eigenaars die al iets hebben opgenomen over de hybride vergadering vanwege de wetswijziging naar de notaris moeten om hun statuten te laten wijzigen, in het bijzonder wanneer zij dezelfde regels van toepassing willen verklaren op de uitsluitend langs elektronische weg te houden vergadering.
Er wordt rekening gehouden met het vervallen van paragraaf 4 van de Tijdelijke wet Justitie en Veiligheid COVID-19 waarin een regeling was opgenomen voor digitaal vergaderen tijdens de COVID-19 pandemie. Specifiek is geregeld dat rechtspersonen besluitvorming kunnen bekrachtigen indien zij onverhoopt na het vervallen van paragraaf 4 van deze Tijdelijke wet op 1 februari 2023, alsnog overeenkomstig de regeling van de Tijdelijke wet hebben vergaderd.
Bij de inwerkingtreding zullen de vaste verandermomenten (1 januari en 1 juli van een kalenderjaar) zoveel mogelijk in acht worden genomen.
ARTIKEL I (wijzigingen in Boek 2 BW)
Onderdeel A (vereniging)
Artikel 38,
Zesde lid
Dit onderdeel introduceert de mogelijkheid voor verenigingen om te bepalen dat een vergadering tevens (hybride vergadering) of uitsluitend langs elektronische weg toegankelijk is (volledige digitale vergadering). Er is voor gekozen om de volledig digitale vergadering op laagdrempelige wijze, zonder noodzaak tot statutenwijziging, mogelijk te maken voor verenigingen. Uitgangspunt is voortaan dat de algemene vergadering een machtiging kan verlenen om hybride of volledig digitaal te vergaderen aan degene die bevoegd is de algemene vergadering bijeen te roepen. Op deze wijze is inspraak van de leden geborgd. In de praktijk is het bestuur vaak het orgaan dat de vergadering bijeenroept. De machtiging kan praktisch gezien in een voorafgaande vergadering worden verleend, voor bepaalde of, onbepaalde tijd en/of voor een of meerdere opvolgende vergadering(en). Denkbaar is ook dat in de machtiging – of in een reglement dat naar aanleiding van de machtiging wordt vastgesteld – onderscheid wordt gemaakt tussen bepaalde besluiten die al dan niet in een digitale vergadering aan bod kunnen komen. Denk bijvoorbeeld aan de keuze om met betrekking tot besluiten die personen raken – zoals ontzetting (artikel 38 leden 3 en 4) – altijd in een volledig fysieke vergadering te behandelen.
Verenigingen die geen behoefte hebben aan digitaal vergaderen, hoeven van deze mogelijkheid geen gebruik te maken. Zij kunnen voorts in hun statuten bepalen dat digitaal vergaderen niet mogelijk is of hieraan bepaalde voorwaarden verbinden, zoals toestemming van de algemene vergadering met een bepaalde gekwalificeerde meerderheid. Verenigingen kunnen ook besluiten om in hun statuten verder te gaan, en bepalen dat vergaderingen voortaan uitsluitend langs elektronische weg worden gehouden.
In de praktijk zal uit de oproeping blijken of een vereniging kiest voor een fysieke, hybride of volledig digitale vergadering – en daarmee welke wettelijke eisen voor oproeping en vorm van de vergadering gelden.
Gekozen is voor de termen «Tenzij de statuten anders bepalen» omdat dit het beste past in het systeem van Boek 2 BW. Uit de statutaire bepaling zelf moet voldoende duidelijk blijken dat er wordt afgeweken van de wettelijk gecreëerde mogelijkheid om bij machtiging een vergadering langs uitsluitend elektronisch weg bijeen te roepen. Denk aan het verwijzen naar de wettelijke terminologie van het uitsluitend of tevens langs elektronische weg vergaderen of aan termen als «De algemene ledenvergadering vindt uitsluitend langs fysieke weg plaats» of «Er zal op geen enkele wijze een vergadering langs elektronische weg plaatsvinden. Een «impliciete afwijking», zoals alleen een statutaire regeling met betrekking tot fysiek vergaderen of een statutaire regeling die de fysieke plaats van vergadering aanwijst is niet een «andere bepaling», zoals hiervoor bedoeld.
Voor de volledigheid wordt vermeld dat de mogelijkheid om in de statuten te bepalen dat van tevoren op elektronische wijze gestemd kan worden, behouden blijft (zie artikel 38 lid 6; ongewijzigd).
Zoals in het algemeen deel van deze toelichting al is opgemerkt, zal de algemene vergadering van de vereniging (en van de VvE, op grond van artikel 127 lid 5 van Boek 5 BW), bij de vraag of volledig digitaal wordt vergaderd en zo ja, onder welke voorwaarden, moeten bezien of er personen zijn die digitaal minder vaardig zijn en hoe aan hun wensen tegemoet kan worden gekomen. De achterliggende gedachte is dat van de vereniging en de daarbij betrokkenen redelijke inspanningen mogen worden verwacht om leden met beperkte digitale vaardigheden tegemoet te komen. Bij deze afweging kunnen de volgende factoren van belang zijn:
i) of het om een «vrijwillige» vereniging of een «gedwongen» vereniging van eigenaars gaat;
ii) het aantal personen dat te maken heeft met beperkte digitale vaardigheden afgezet tegen het totaal aantal personen dat deel uitmaakt van de algemene vergadering;
iii) de mogelijkheid om via praktische voorzieningen deze leden tegemoet te komen, bijvoorbeeld door het bieden van praktische ondersteuning;
iv) of en in hoeverre er bezwaren zijn tegen de mogelijkheid om fysieke deelname te openen voor deze leden, waardoor een uitsluitend digitale vergadering dus een hybride vergadering wordt.
In het geval van een lokale VvE van 5 personen, waarbij er 2 personen aangeven niet goed overweg te kunnen met computers, lijkt het niet onredelijk om te voorzien in praktische hulp of de mogelijkheid om fysiek te participeren. Bij een landelijke vereniging van 1.000 leden, waarbij 10 personen aangeven moeite te hebben met digitale vaardigheden, is praktische hulp of de mogelijkheid om bij een ander lid digitaal deel te nemen aan de vergadering redelijk, maar is het aanbieden van een hybride vergadering – mede gelet op de daarmee gemoeide kosten van zaalhuur en ICT-middelen – niet nodig.
Zevende lid
Het zevende lid regelt de wettelijke randvoorwaarden waaronder digitaal vergaderd kan worden, namelijk (i) identificatie van de deelnemers via het elektronisch communicatiemiddel, (ii) rechtstreekse uitoefening van het stemrecht en (iii) rechtstreekse kennisname en rechtstreekse deelname via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddelen (zoals videobelapplicaties). De onder i en ii genoemde vereisten gelden nu al voor de hybride vergadering en worden ook van toepassing op de volledig digitale vergadering. De onder iii genoemde eisen betreffen een aanscherping van de huidige voorwaarden voor hybride vergaderen. Doel hiervan is om zorg te dragen voor volwaardige interactie tussen de leden, het bestuur en eventuele andere organen van de vereniging tijdens een hybride of volledig digitale vergadering. Daarnaast bestaat in het negende lid de mogelijkheid om bij of krachtens de statuten of in de oproeping nog nadere voorwaarden te stellen over de wijze van vergaderen.
Bij invoering van de mogelijkheid om hybride te vergaderen is al opgemerkt dat het doel van de wettelijke voorwaarden is om te bereiken dat de aandeelhouder die via een communicatiemiddel aan de vergadering deelneemt in dezelfde (materieel equivalente) positie verkeert als de aandeelhouder die fysiek bij de vergadering aanwezig is.73 Bij de vormgeving van de vergadering kan rekening worden gehouden met de omvang en professionaliteit van de vereniging. Met andere woorden: van een vereniging met veel leden die landelijk opereert wordt meer verwacht dan een kleine lokale hobby-of sportvereniging. In aanvulling hierop – en ter handreiking aan de praktijk – wordt nog het volgende opgemerkt.
Als eerste voorwaarde geldt dat degene die toegang heeft tot de vergadering, geïdentificeerd moet kunnen worden. De concrete invulling zal afhangen van de omstandigheden en verschilt niet wezenlijk van de fysieke vergadering, waar ook zal worden getoetst of een persoon die zich aanmeldt toegang heeft tot de vergadering. Bij bijvoorbeeld een kleine vereniging waarbij het bestuur de leden kent, zal herkenning van de leden op een computerscherm of scherm van een videosysteem volstaan. Gaat het om een grote(re) vereniging waar niet iedereen elkaar kent, dan is denkbaar dat een lid eerst inlogt in een soort digitale lobby, alwaar het lid wordt geïdentificeerd met een ledenpas of een identiteitskaart en vervolgens wordt toegelaten tot de vergadering. Meer geavanceerde vormen van identificatie zijn ook mogelijk. Denk aan het gebruiken van een speciale gegenereerde code en een wachtwoord (zgn. «tweefactorauthentificatie»). Hieraan kunnen nadere voorwaarden worden gesteld (zie ook het volgend lid).
Degene die naast deelnamegerechtigd ook stemgerechtigd is, zal dit stemrecht via een elektronisch communicatiemiddel uit moeten kunnen oefenen. Het gaat om het uitbrengen van een stem ten tijde van de vergadering, zo volgt impliciet uit artikel 2:38, achtste lid, BW, tenzij statutair is bepaald dat al voorafgaand aan de vergadering een stem kon worden uitgebracht. Het uitoefenen van het stemrecht tijdens de vergadering hoeft niet per se via dezelfde applicatie plaats te vinden. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de algemene vergadering via een videobelsysteem plaatsvindt en de elektronische stemming via een webformulier. De woorden «rechtstreeks het stemrecht uit kunnen oefenen» ziet op het kunnen uitoefenen van het stemrecht in technische zin en niet op de vraag of een betrokkene in juridische zin (dus: op basis van de wet of statuten) stemgerechtigd is. Indien de statuten van een vereniging bijvoorbeeld hebben bepaald dat het stemrecht van een onbekwaam lid aan diens vertegenwoordiger toekomt (artikel 2:13, eerste lid, BW), krijgt dit onbekwaam lid dus niet opeens stemrecht wanneer een elektronische vergadering wordt gehouden. Indien gebruik is gemaakt van de mogelijkheid om vóór de vergadering al te stemmen, zal vanzelfsprekend voor dat betrokken lid geen mogelijkheid bestaan om alsnog het stemrecht uit te brengen. Dat doet geen afbreuk aan het recht van het lid om alsnog de vergadering bij te wonen.
Een belangrijke voorwaarde om te borgen dat er goede interactie kan plaatsvinden in de vergadering is dat degenen die toegang hebben, rechtstreeks kunnen kennisnemen van en rechtstreeks deelnemen aan de vergadering. Het gaat het bij een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel om een communicatiemiddel dat zowel beeld en geluid doorgeeft. Het gaat bij «rechtstreekse kennisname en rechtstreekse deelname» om het kunnen zien, horen of andere vergelijkbare vormen van rechtstreekse interactie. Het moet – om te kunnen spreken van deelname aan de beraadslaging – op zijn minst mogelijk zijn om opmerkingen te maken of vragen te stellen, uiteraard binnen de kaders van de goede vergaderorde. Hieruit volgt dat de enkele mogelijkheid van het volgen van de vergadering via een livestream die via internet wordt uitgezonden, onvoldoende is. Het aanbieden van een livestream voor geïnteresseerden als extra service bovenop een fysieke, hybride of volledig digitale vergadering die voldoet aan de wettelijke eisen, is en blijft uiteraard toegestaan.
Deze formulering laat verder ruimte aan de rechtspersoon om zelf te bepalen hoe aan deze voorwaarde wordt voldaan. Denkbaar is dat wordt gekozen voor een digitaal videosysteem, waarbij leden zelf rechtstreeks het woord kunnen nemen. Een variant waarbij een moderator of de voorzitter van de vergadering het woord toekent aan een lid is ook mogelijk. Het voorschrift van een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel betekent overigens niet dat het lid ook met beeld en geluid aanwezig moet zijn tijdens de (gehele) vergadering. Indien het lid liever niet in beeld is gedurende het volgen van de vergadering, kan hij ervoor kiezen om de camera uit te zetten. Indien de mogelijkheid wordt geboden om via een live chatfunctie vragen te stellen aan het bestuur, kan het lid ook daarvoor kiezen in plaats van een vraag te stellen via de microfoon.
Negende lid
Het negende lid bevat de mogelijkheid om nadere regels te stellen aan het gebruik van een elektronisch communicatiemiddel. Het wordt aan de vereniging gelaten hoe daartoe wordt overgegaan. Deze voorwaarden kunnen in de statuten zijn opgenomen, in het huishoudelijk reglement of bij besluit van het tot het bijeenroepen van de vergadering bevoegde orgaan.
Deze regels (voorwaarden) kunnen zien op de identificatie van de deelnemer en de betrouwbaarheid en veiligheid van de communicatie. Denk bijvoorbeeld aan de voorwaarde dat in verband met de identificatie en veiligheid via een wachtwoord kan worden deelgenomen of – in aanvulling daarop – met een speciale gegenereerde code («tweefactorauthentificatie»). Deze voorwaarden moeten in de oproeping zijn opgenomen, tenzij deze voorwaarden in de statuten zijn opgenomen.74
Tiende lid
Voorliggend lid voorziet in een bericht in de oproeping over de procedure voor deelname aan de vergadering en het uitoefenen van het stemrecht. Doel is om de leden in staat te stellen deel te nemen aan de vergadering. Denk hierbij aan welke applicatie wordt gebruikt voor de vergadering of stemming, welk (virtueel) adres en dergelijke. Zoals in het algemeen deel van de toelichting is opgenomen, onder 3.2.2., zal onder omstandigheden degene die de vergadering bijeenroept extra inspanningen moeten getroosten om degenen die onvoldoende beschikken over digitale vaardigheden of onvoldoende toegang hebben tot digitale faciliteiten toch te kunnen laten deelnemen aan de vergadering. Het gaat dan om de situatie dat degene die de vergadering bijeenroept weet dat dergelijke leden er zijn en behoefte hebben aan bijstand. Deze bijstand kan praktisch zijn, door bijvoorbeeld het bieden van duidelijke instructies (via een instructievideo of een duidelijke beschrijving), de mogelijkheid om het communicatiemiddel voor de vergadering te testen of de mogelijkheid voor leden om bij een ander lid fysiek aanwezig te zijn en deel te nemen aan de vergadering. Het wordt aan de vereniging gelaten om hier, naar gelang de omstandigheden, specifiek invulling aan te geven. De verplichting om informatie te geven over de procedure van deelname, verzet zich op zichzelf niet tegen het tussentijds wijzigen van de «virtuele» locatie, zoals een andere applicatie of medium waarlangs digitaal wordt vergaderd, mits de leden daarvan tijdig en op passende wijze, zoals per individueel bericht, nieuwsbrief of duidelijk bericht op de website, op de hoogte worden gesteld, zodat zij daadwerkelijk kunnen deelnemen aan de vergadering.
Onderdeel B
Artikel 41
Vijfde lid
Dit onderdeel voorziet in een wijziging waarmee het instemmingsvereiste voor een lid of afgevaardigde vervalt om een oproeping voortaan elektronisch te ontvangen. Hiermee wordt het voor verenigingen eenvoudiger om de leden of afgevaardigden op te roepen door middel van een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht. Concreet gaat het om het toezenden van een digitale agenda per e-mail of als bijlage in een e-mail, in tekstvorm of in een vergelijkbaar formaat. De vereniging kan dit zenden aan het elektronische adres, bijvoorbeeld een e-mailadres of een ander soort elektronische berichtenbox, van het lid. Is zo’n elektronisch adres niet bekend, dan zal alsnog op een andere wijze opgeroepen moeten worden. Het staat verenigingen uiteraard vrij om alsnog per brief op te roepen.
Onderdeel C
Artikel 53a
Door middel van deze wijziging in artikel 53a worden enkele bepalingen van de vergadering van verenigingen uitgesloten en die van de BV van overeenkomstige toepassing verklaard. Daarmee sluit de regeling van de digitale vergadering voor de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij aan bij de regeling die geldt voor de BV en NV. In paragraaf 3.2.1. van het algemene gedeelte van de toelichting is deze keuze nader toegelicht.
Voor de nadere artikelsgewijze toelichting wordt verder naar de toelichting bij onderdelen E, F, G, J en K verwezen.
Onderdeel D
Artikel 113
Dit onderdeel wijzigt de wijze van oproeping voor de algemene vergadering voor de NV. Naast een oproep in een landelijk dagblad kan voortaan ook gebruik worden gemaakt van een langs elektronische weg openbaar gemaakte aankondiging die tot aan de algemene vergadering rechtstreeks en permanent toegankelijk is. Tevens wordt het eenvoudiger om de aandeel- of certificaathouder op te roepen via een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht.
Tweede lid
Dit voorgestelde onderdeel geeft meer mogelijkheden aan NV’s om een algemene vergadering aan te kondigen. Hiervoor kan voortaan ook gebruik worden gemaakt van een langs elektronische weg openbaar gemaakte aankondiging die tot aan de algemene vergadering rechtstreeks en permanent toegankelijk is. In de praktijk vindt oproeping nu overigens ook al vaak plaats via de website van de vennootschap, al zal dit op grond van de wet dan ook steeds nog via een landelijk dagblad moeten geschieden.
Doel van de bepaling is en blijft om degenen die gerechtigd en geïnteresseerd zijn om de vergadering bij te wonen op de hoogte te stellen. Daarvoor is, naar de huidige maatschappelijke opvattingen, een aankondiging langs elektronische weg een goed middel. Het kan dan gaan om een aankondiging per (aangetekende) e-mail en/of bijvoorbeeld om publicatie op de website van de vennootschap of een ander goed toegankelijke website. Denk aan een publicatie op de hoofdpagina of op het «investor relations»-gedeelte van de website. Er zal niet aan de strekking van de bepaling worden voldaan indien de oproep ergens wordt «weggestopt», bijvoorbeeld door de oproep voor een grote beurs-NV op de website van een lokaal nieuwsforum te plaatsen. De jurisprudentie die op dit punt geldt voor oproepingen in landelijke dagbladen, kan naar analogie en het adagium online = offline ook worden toegepast op bekendmakingen langs elektronische weg.75
Voor vennootschappen die geen website hebben of geen behoefte hebben aan een oproep met moderne middelen, blijft de mogelijkheid om via een landelijk dagblad op te roepen behouden. Daarmee worden nalevingskosten voor bedrijven bespaard.
Vierde lid
In het vierde lid vervalt de eis dat de houder van aandelen op naam alsmede de houder van certificaten van aandelen (die met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven) instemt met een oproeping langs elektronische weg. De vennootschap kan nu gebruik maken van het adres van de aandeelhouder of certificaathouder dat de vennootschap bekend is. Het wordt hiermee eenvoudiger om langs elektronische weg, bijvoorbeeld per e-mail, de verschillende vergadergerechtigden op te roepen voor de algemene vergadering.
Vijfde en zesde lid
Als gevolg van de in de vorige leden opgenomen verruimde en vereenvoudigde mogelijkheden om langs elektronische weg – hetzij via een website, hetzij via een oproep per e-mail – op te roepen, ontstaat er een overlap met lid 5. Dit lid kan daarom vervallen. Lid 6 blijft behouden, omdat de richtlijn vennootschapsrecht in artikel 5 dwingend voorschrijft dat beursvennootschappen een oproep voor een algemene vergadering langs elektronische weg openbaar maakt. De keuze voor een landelijk dagblad staat voor een beursvennootschap niet open. Het zesde lid wordt vernummerd tot het vijfde lid.
Onderdeel E (NV)
Artikel 114
In artikel 114, eerste lid, worden drie wijzigingen aangebracht. De bepalingen omtrent de oproeping worden aangevuld en aangepast aan de mogelijkheid om tevens of uitsluitend langs elektronische weg een aandeelhoudersvergadering te houden. Doel hiervan is om deelnemers aan de vergadering op de hoogte te stellen van de wijze waarop zij kunnen deelnemen aan de vergadering. Dit verlaagt de drempel om deel te nemen aan een vergadering en gebruik te maken van een eventueel stemrecht.
Onderdeel b wordt aangepast, zodat duidelijk is dat vermeld mag worden dat een vergadering langs elektronische weg plaatsvindt, in plaats van een fysieke plaats van bijeenkomst wanneer volledig digitaal of hybride wordt vergaderd. In het verlengde hiervan wordt in onderdeel c bepaald dat de procedure voor deelname aan de vergadering langs elektronische weg, alsmede het uitoefenen van het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel moeten worden vermeld. Deze verplichting komt bovenop de bestaande verplichting om de procedure voor deelname aan de algemene vergadering bij schriftelijke gevolmachtigde weer te geven.
Men kan denken aan welke applicatie wordt gebruikt of op welke website moet worden ingelogd. Het is praktisch voorstelbaar dat de oproep een link of verwijzing naar een website met meer informatie of te downloaden vergaderstukken bevat. Een deel van deze verplichting, namelijk uitoefening van het stemrecht via een elektronisch communicatiemiddel, bestond al voor beursgenoteerde NV’s, op grond van onderdeel d. Deze informatie hoeft alleen te worden verstrekt wanneer de vennootschap op grond van artikel 117a kiest voor het houden van een vergadering langs elektronische weg of via een elektronisch communicatiemiddel stemming mogelijk maakt. In aanvulling hierop moeten NV’s informatie geven over eventueel krachtens statuten gestelde voorwaarden aan het gebruik van het communicatiemiddel. Gaat het om een beursgenoteerde NV, dan zal deze informatie ook in de oproeping moeten zijn opgenomen wanneer dergelijke voorwaarden in de statuten zijn opgenomen (vgl. artikel 2:117a lid 3 in samenhang met artikel 2:114, eerste lid, onderdeel d, BW).
Indien een volledige of hybride digitale vergadering wordt gehouden, is de informatie in de oproeping dwingend voorgeschreven. Wordt hier niet aan voldaan, dan kan dit worden aangemerkt als een gebrekkige oproeping. Een op de vergadering genomen besluit kan dan, indien aan de overige wettelijke voorwaarden is voldaan, door de rechter worden vernietigd op grond van artikel 2:15 lid 1, onderdeel a, BW vanwege een schending van wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen.
Onderdeel F (NV), onderdeel J (BV)
Artikel 116 en artikel 226
In artikel 116 (voor de NV) en artikel 226 (voor de BV) wordt voor de voorgeschreven plaats van de vergadering verduidelijkt dat dit voorschrift niet geldt indien een vergadering van de rechtspersoon uitsluitend langs elektronische weg wordt gehouden. Voor waar voor toepassing van wet-en regelgeving de plaats van vergadering relevant is, kan de fysieke plaats van de voorzitter worden aangemerkt als plaats van de vergadering.
Als sprake is van een hybride vergadering, vindt een deel van de vergadering fysiek plaats. In dat geval zal wel aan de wettelijke of statutaire vereiste moeten worden voldaan dat het fysieke gedeelte van de vergadering op de voorgeschreven plaats van vergadering plaatsvindt.
Onderdelen G (NV) en K (BV)
Artikel 117a en artikel 227a
Artikel 117a voorziet in de voorgestelde gewijzigde opzet in nadere regels over de in artikel 117 bedoelde algemene vergadering in elektronische vorm (hybride of volledig digitaal).
De voorgestelde wijzigingen geven de mogelijkheid voor NV’s en BV’s om in hun statuten te bepalen dat een algemene vergadering tevens of uitsluitend langs elektronische weg toegankelijk is. Het is onder het huidige artikel 117a/227a al mogelijk om te bepalen dat een vergadering tevens langs elektronische weg toegankelijk is. Nieuw is dat ook mag worden gekozen om uitsluitend langs elektronische weg te vergaderen. De eisen voor de elektronische vergadering worden, gelet op de ontwikkelingen in de techniek, aangescherpt en gelijk voor zowel de hybride als volledig digitale vergadering.
Door de voorgestelde wijzigingen in het artikel sluit artikel 117a beter aan op artikel 117 BW. Duidelijker wordt dat de hybride of volledig digitale vergadering in de eerste plaats moeten voldoen aan artikel 117. Aandeelhouders en andere vergadergerechtigden moeten dus nog steeds de vergadering in persoon of via een schriftelijk gevolmachtigde kunnen bijwonen. Daarnaast geldt voor hybride en volledig digitale vergaderingen artikel 117a om te voorzien in aanvullende regels voor aspecten die in de digitale omgeving bijzondere aandacht nodig hebben, zoals identificatie en participatie van aandeelhouders en andere vergadergerechtigden. Vanwege de gewijzigde opzet en de daarmee ontstane overlap met artikel 117, kan een deel van het eerste lid, alsmede het vijfde lid van artikel 117a vervallen.
De regels over welke informatie te verstrekken in de oproeping zijn voor de BV en NV iets anders opgezet. Voor de BV is gekozen om de informatie die in de oproeping moet worden verstrekt over de digitale vergadering in artikel 227a lid 1 op te nemen. Genoemde opmerkingen in de toelichting over artikel 114 lid 1, onderdeel c gelden ook voor de BV.
Eerste lid
In het voorgestelde eerste lid wordt voorzien dat in de statuten kan worden bepaald dat een algemene vergadering kan worden bijeengeroepen die tevens of uitsluitend langs elektronische weg wordt gehouden. Voor regeling in de statuten is gekozen om te waarborgen dat aandeelhouders inspraak hebben op de te maken keuze. Het staat de vennootschap vrij om binnen het wettelijk kader in de statuten te kiezen voor alleen een hybride vergadering, of om in de statuten een regeling op te nemen dat een bepaald percentage aandeelhouders kan verzoeken dat een uitsluitend elektronisch te houden vergadering toch fysiek wordt gehouden. Het is op basis van deze bepaling ook mogelijk om het houden van fysieke vergaderingen in de statuten geheel uit te sluiten. Daarmee is maatwerk voor vennootschappen mogelijk.
Tot slot: in de voorgestelde wijziging in het eerste lid is de verwijzing naar het «bijwonen, het woordvoeren en het stemrecht uitoefenen, in persoon of bij schriftelijk gevolmachtigde» vervallen, omdat dit al uit artikel 2:117, eerste lid, BW volgt.76 Om deze zelfde reden vervalt ook het vijfde lid.
Tweede lid
Het tweede lid geeft voorwaarden waaraan moet worden voldaan om een vergadering tevens of uitsluitend langs elektronische weg te houden. Het gaat dan om (i) identificatie van de deelnemers, (ii) uitoefening van het stemrecht en (iii) via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel rechtstreeks kennis kunnen nemen van de verhandelingen ter vergadering en hieraan kunnen deelnemen. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar hetgeen hierover bij de vereniging al is opgemerkt (toelichting bij artikel 38).
In aanvulling hierop wordt opgemerkt dat de tweede zin in het tweede lid vervalt, omdat in de eerste zin van het lid al de eis wordt gesteld dat de aandeelhouder kan deelnemen aan de beraadslaging.
Voor alle duidelijkheid wordt nog ingegaan op de voorwaarden die kunnen worden gesteld aan het gebruik van een elektronisch communicatiemiddel in de artikelen 117a, derde lid, (NV) en 227a, derde lid (BV).
Bij de NV (en tevens voor de beurs BV op grond van de schakelbepaling van artikel 2:187 BW) is de bepaling van artikel 2:117a lid 3 ontleend aan artikel 8 lid 2 van de Aandeelhoudersrichtlijn Daarin is neergelegd dat voorwaarden kunnen worden gesteld mits deze redelijk en noodzakelijk zijn voor de identificatie van de aandeelhouder en de betrouwbaarheid en veiligheid van de communicatie. Het doel van de voorwaarde(n) moet allereerst gelegen zijn in de identificatie van de aandeelhouder of de betrouwbaarheid en veiligheid van de communicatie. Vervolgens moet de voorwaarde ook noodzakelijk (proportioneel) zijn om het doel te bereiken.
Bij de niet-beursgenoteerde NV’s/BV’s (en overigens ook bij de vereniging, vereniging van eigenaars, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij) geldt dat «voorwaarden [kunnen] worden gesteld aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel.» Deze laatste formulering geeft iets meer ruimte en flexibiliteit om voorwaarden te stellen. Het kan gaan om een voorwaarde die een ander doel heeft dan identificatie van de deelnemer dan wel betrouwbaarheid en veiligheid van de communicatie. Zo kan in theorie ook een bijdrage worden verlangd aan de extra kosten die de vennootschap moet maken voor het openstellen van de elektronische weg (zie Kamerstukken II 2004–05, 30 019, nr. 3, p. 7). Wel zal in het algemeen gelden dat de voorwaarde de toegang niet onnodig mag belemmeren. Er zal sprake moeten zijn van een voorwaarde die in verhouding staat met het te bereiken doel. Uiteindelijk vinden dergelijke voorwaarden hun begrenzing in de redelijkheid en billijkheid. In het genoemde voorbeeld voor een bijdrage voor het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel mag deze kostenbijdrage bijvoorbeeld niet excessief zijn. Bij de BV, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij kunnen de voorwaarden bij of krachtens de statuten worden gesteld. Bij de vereniging en vereniging van eigenaars bestaat er meer ruimte, en kunnen voorwaarden ook in het huishoudelijk reglement of bij besluit van het bevoegde orgaan worden gesteld.
Onderdeel H
Artikel 187
Dit onderdeel zorgt voor een technische aanpassing in de schakelbepaling, die een aantal bepalingen voor beursgenoteerde NV’s van toepassing verklaart op beursgenoteerde BV’s. Zoals bij de implementatie van de Aandeelhoudersrechtenrichtlijn is opgemerkt, is oproeping via de website van de beursvennootschap de hoofdregel (artikel 113 lid 2). Indien de beursvennootschap over de adressen van haar aandeelhouders beschikt, kan oproeping ook overeenkomstig artikel 113, derde en vierde lid plaatsvinden.77
Onderdeel I
Artikel 223
Deze wijziging komt overeen met hetgeen in artikel 113, vierde lid, voor NV’s wordt voorgesteld. Voor de toelichting wordt naar voornoemd artikel verwezen.
ARTIKEL II (wijzigingen in Boek 5 BW)
Artikel 127 van Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek
Dit nieuwe vierde lid in artikel 127 faciliteert dat ook VvE’s gebruik kunnen maken van de mogelijkheid om een vergadering uitsluitend of tevens langs elektronische weg te houden. Hiertoe worden de betreffende bepalingen van de vereniging uit Boek 2 van overeenkomstige toepassing verklaard. Verduidelijkt wordt dat bij reglement (met inbegrip van modelreglement) kan worden afgeweken van de wettelijke regeling dat de algemene vergadering degene die bevoegd is de vergadering bijeen te roepen, kan machtigen om te bepalen dat de algemene vergadering tevens of uitsluitend toegankelijk is langs elektronische weg.
ARTIKEL III (wijzigingen in de Wft)
De voorgestelde wijzigingen in artikelen 5:25k en 5:25ka verduidelijken in de Wft de wijze waarop een uitgevende instelling informatie moet geven aan aandeelhouders over deelname aan een algemene vergadering indien aan deze vergadering langs elektronische weg kan worden deelgenomen. Daarbij is gekozen voor de termen «of de procedure voor deelname aan de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel» om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de terminologie van artikel 114 lid 1, onderdeel c van Boek 2 BW.78
ARTIKEL IV (overgangsrecht)
Voorzien is in regels van overgangsrecht om de invoering van de vergadering die tevens of uitsluitend langs elektronische weg wordt gehouden soepel te laten verlopen.
Eerste lid
Allereerst is in het eerste lid voorzien in een bepaling die aangeeft dat een oproeping die voor inwerkingtreding is geschied, geldig blijft, indien is voldaan aan de eisen die de wet voor inwerkingtreding aan oproeping stelde. Indien een NV bijvoorbeeld – overeenkomstig de wet zoals deze destijds luidde – en de eigen statuten de oproeping voor een algemene vergadering in een landelijk dagblad heeft aangekondigd, zal deze oproeping geldig blijven, ook al treedt de wet tussen het moment van oproeping en het houden van de algemene vergadering in werking.
Tweede lid
Het voorgestelde lid voorziet in overgangsrecht voor rechtspersonen die onverhoopt na het vervallen van de mogelijkheid tot digitaal vergaderen onder de Tijdelijke wet COVID-19 op 1 februari 2023 toch op die manier zijn doorgegaan met digitaal vergaderen. Uit de door het lid van de Tweede Kamer Nijboer (PvdA) gestelde Kamervragen kan worden afgeleid dat deze situatie zich in de praktijk kan voordoen bij bijvoorbeeld VvE’s.79 Zoals in de beantwoording van de genoemde vragen is aangegeven, kan dit leiden tot nietigheid of vernietigbaarheid (artikelen 2:14 en 2:15 BW).
Om de praktijk tegemoet te komen en rechtszekerheid te bieden, kan het aldus ontstane gebrek (nietigheid of vernietigbaarheid) worden geheeld door de algemene vergadering het besluit te laten bestendigen. Omwille van de eenvoud is in de wettekst gekozen voor de term «bekrachtigen», normaalgesproken voorbehouden aan nietige besluiten. Bekrachtiging van besluiten moet plaatsvinden via de algemene vergadering. Daarbij geldt uiteraard dat wanneer de statuten een versterkte meerderheid vergen of aanvullende eisen (zoals bijv. goedkeuring door een bepaald orgaan van de rechtspersoon), aan deze eisen van versterkte meerderheid of de vereiste goedkeuring voor een bepaald besluit ook bij de bekrachtiging hieraan moet worden voldaan.
Volledigheidshalve wordt nog opgemerkt dat op deze regeling van overgangsrecht geen beroep kan worden gedaan indien uit de feiten en omstandigheden zou blijken dat er willens en wetens in strijd met de wet is gehandeld, bijvoorbeeld met het oogmerk om de deelname van bepaalde belanghebbenden aan de vergadering te ontmoedigen. Een dergelijke handelwijze zou in strijd komen met de jegens elkander in acht te nemen redelijkheid en billijkheid (artikel 2:8 BW). Om dit verder te verzekeren, is naar model van artikel 81 van de Overgangswet nieuw Burgerlijk Wetboek verder bepaald dat alle onmiddellijk belanghebbenden die zich op de nietigheid hadden kunnen beroepen, de handeling voordien als geldig hebben aangemerkt (onderdeel b). Verder moeten verkregen rechten van derden worden geëerbiedigd (onderdeel c).
Het wegnemen van de nietigheid of vernietigbaarheid ziet uitsluitend op de grond van nietigheid of vernietigbaarheid die is ontstaan doordat de vergadering is gehouden volgens voormalig paragraaf 4 van de Tijdelijke wet JenV. Dat is ook in onderdeel (a) als voorwaarde opgenomen.
Derde lid
Het derde lid is ontleend aan artikel 71 van de Overgangswet nieuw Burgerlijk Wetboek. Doel is om bepalingen in de statuten die naar de huidige wettelijke regeling over het elektronisch uitbrengen van de stem of het aldus kennis nemen van de vergaderingen verwijzen, dan wel de zakelijke inhoud hiervan hebben overgenomen, «automatisch» te laten verwijzen naar de bepalingen zoals deze door dit wetsvoorstel, mits aanvaard, zullen gaan luiden. Aldus zal de nieuwe regeling gaan gelden. Genoemde overgangsregel voorkomt dat rechtspersonen naar de notaris moeten om – enkel door het wijzigen van de wet – hun statuten te moeten wijzigen omdat deze per abuis naar de verkeerde wetsartikelen verwijzen. Het verdient wel aanbeveling om, omwille van de duidelijkheid, op een later moment wanneer statuten om andere redenen gewijzigd worden, een dergelijke bepaling alsnog tekstueel in overeenstemming te brengen met de gewijzigde wettelijke bepalingen.
De bepaling biedt nadrukkelijk niet de mogelijkheid voor rechtspersonen – in het bijzonder NV’s, BV’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen – om zonder statutaire basis te besluiten tot een volledig digitale vergadering, indien zij reeds voorzien in een regeling voor een zogenaamde «hybride» vergadering. Een dergelijke uitleg zou zich niet verhouden met de strekking van die statutaire bepaling. Voor de vereniging en vereniging van eigenaars geldt in beginsel hetzelfde; daar wordt immers voorzien in een regeling waarbij de algemene vergadering het orgaan dat bevoegd is de vergadering bijeen te roepen moet machtigen om een vergadering uitsluitend op elektronische wijze te houden.
Vierde lid
In het vierde lid is een vorm van uitgestelde werking opgenomen voor in het bijzonder een hybride vergadering. Voorzien is in de mogelijkheid om de hybride vergadering nog volgens de wet te houden zoals deze luidde voor inwerkingtreding van dit wetsvoorstel, tot een maximum van een jaar. Dit geeft rechtspersonen de mogelijkheid om hun werkwijze zo nodig aan te passen aan de aangescherpte eisen die de wet stelt aan hybride vergaderingen. Het gaat dan specifiek om de eis dat de deelnemer via een tweezijdig communicatiemiddel rechtstreeks moet kunnen kennisnemen van de verhandelingen en rechtstreeks moet kunnen deelnemen aan de beraadslaging. De wet stelt thans alleen de eis dat slechts rechtstreekse kennisname van de beraadslagingen van de vergadering voldoende is. Om toch te voorzien in een zo snel mogelijke overgang naar het nieuwe wettelijke regime, is de periode beperkt tot een jaar.
Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat deze regel moet worden gezien als bijzondere regel ten opzichte van het derde lid. Een vennootschap die in zijn statuten een verwijzing heeft naar de regeling rondom de hybride vergadering en deze vergadering binnen een jaar na inwerkingtreding van deze wet houdt, valt onder het voorliggende lid en zal aldus een geldige vergadering kunnen houden.80
Vijfde lid
Er is in het vijfde lid voor de vereniging en vereniging van eigenaars wel een regeling voorzien die eventuele in de statuten gestelde voorwaarden voor de «hybride» vergadering ook van toepassing laat zijn op de uitsluitend digitale vergadering, tenzij dat niet in overeenstemming zou zijn met de strekking van de bepaling. Indien een vereniging bijvoorbeeld een regeling in de statuten heeft opgenomen dat bepaalde beveiligings- en identificatie-eisen stelt aan het op elektronische wijze stemmen, dan gelden deze in beginsel ook voor het volledig langs elektronische weg deelnemen aan de vergadering. Doel van deze regel is te voorkomen dat een vereniging en een vereniging van eigenaars die al iets hebben opgenomen over de hybride vergadering vanwege de wetswijziging naar de notaris moeten om hun statuten te laten wijzigen, in het bijzonder wanneer zij dezelfde regels van toepassing willen verklaren op de uitsluitend langs elektronische weg te houden vergadering.
Wanneer uit de strekking van de bepaling blijkt dat een dergelijke lezing niet met het derde of vierde lid overeenstemt, vinden genoemde overgangsregels geen toepassing. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat een vereniging in haar statuten heeft voorzien in een regeling voor een hybride vergadering, maar – anticiperend op een toekomstige ontwikkeling zoals dit wetsvoorstel – tevens heeft bepaald onder geen beding een vergadering uitsluitend langs elektronische weg toe te staan.
Voor de volledigheid wordt nog opgemerkt dat voor VvE’s deze regel ook geldt met een bepaling die in een reglement is opgenomen (artikel 5:111, onderdeel d, BW).
ARTIKEL V (evaluatie)
Er wordt naar aanleiding van het advies van de Commissie vennootschapsrecht voorzien in een evaluatie binnen vijf jaar na inwerkingtreding van deze wet. Daarbij wordt aangesloten bij de termijn die Aanwijzing 5.58 van de Aanwijzingen voor de regelgeving als uitgangspunt geeft voor wetsevaluaties. In de evaluatie kan in het bijzonder worden gekeken naar de volgende elementen: i) de mate van gebruik van de digitale vergadering door de verschillende rechtspersonen, (ii) de ervaringen met de digitale vergadering, (iii) redenen om wel/niet te kiezen voor een digitale vergadering en (iv) onvoorziene neveneffecten.
ARTIKELEN VI en VII (inwerkingtreding en citeertitel)
Voorzien wordt in de gebruikelijke wijze van inwerkingtreding per koninklijk besluit, waarbij waar nodig in een aparte inwerkingtreding per artikel of onderdeel kan worden voorzien. Er zal bij de inwerkingtreding rekening worden gehouden met de vaste verandermomenten. Tot slot is voorzien in een citeertitel.
De Minister voor Rechtsbescherming, F.M. Weerwind