Vastgesteld 9 juni 2021
De vaste commissie voor Justitie en Veiligheid heeft een aantal vragen voorgelegd aan de Algemene Rekenkamer over het Rapport Resultaten verantwoordingsonderzoek 2020 bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid (Kamerstuk 35 830 VI, nr. 2).
De Algemene Rekenkamer heeft deze vragen beantwoord bij brief van 9 juni 2021. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.
De voorzitter van de commissie, Van Meenen
De adjunct-griffier van de commissie, Verouden
Vraag 1
Kan de Algemene Rekenkamer toelichten waarom de voorbije drie jaar de afpakketen een onvolkomenheid is gebleken? In hoeverre komt dit door niet-opgevolgde aanbevelingen?
De «afpakketen» vormt een belangrijk onderdeel binnen de strafrechtketen dat tot doel heeft criminele verdiensten van veroordeelden af te nemen. Om dit op een effectieve manier te kunnen doen is goede afstemming tussen alle betrokken partijen van belang. Alle afgepakte gelden en goederen moeten correct worden bewaard en geadministreerd. Voorts moeten executeerbare ontnemingsmaatregelen juist en tijdig geregistreerd worden, alsmede tijdig worden overgedragen aan het Centraal Justitieel Incasso Bureau (CJIB). Dit beheer binnen de afpakketen vormt al enkele jaren een probleem. Wij hebben dit voor het eerst gesignaleerd naar aanleiding van de jaarverantwoording over 2016. Voor het Openbaar Ministerie (OM) gold dat vanaf 2016 executeerbare ontnemingsmaatregelen en buitengerechtelijke afdoeningen die executeerbaar zijn maar nog niet zijn opgenomen als vordering bij het CJIB, als een openstaand recht moesten worden opgenomen in de saldibalans. Bij de betreffende jaarafsluiting bleek dat het OM niet tijdig de juiste en volledige stand van de openstaande rechten kon bepalen.
De afgelopen jaren is gebleken dat het voor de Minister van Justitie en Veiligheid niet eenvoudig is om de problematiek ten aanzien van de afpakketen op te lossen. De aanpak ervan is vergt tijd en vormt een meerjarig proces, mede vanwege de betrokkenheid van meerdere ketenpartners met ieder een eigenstandige en onafhankelijke positie ten opzichte van elkaar en de Minister.
Vraag 2
Kan de Algemene Rekenkamer toelichten waarom de voorbije twee jaar de prestatieverklaringen een onvolkomenheid zijn gebleken? In hoeverre komt dit door niet-opgevolgde aanbevelingen?
Een prestatieverklaring (inclusief onderbouwing) is de formele bevestiging dat een betaald product of een betaalde dienst daadwerkelijk is geleverd, dat de levering aan de eisen voldoet en dat de leverancier de afgesproken prijs in rekening heeft gebracht. Dit alles is nodig om de rechtmatigheid van de betaling te kunnen aantonen.
In ons verantwoordingsonderzoek over 2018 hebben wij voor het eerst extra aandacht gevraagd voor het proces van het afgeven van prestatieverklaringen en de controle daarop binnen het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Wij hadden in de departementale administratie namelijk diverse betalingen aangetroffen waarvan de bijbehorende prestatieverklaring in eerste instantie ontbrak, hetgeen tot onzekerheden in de rechtmatigheid had geleid. Ook waren wij gestuit op diverse prestatieverklaringen die niet aan de eisen voldeden. Omdat de situatie niet genoeg verbeterde, hebben wij in ons verantwoordingsonderzoek over 2019 een onvolkomenheid gerapporteerd op het punt van de prestatieverklaringen.
Wij zien dat in 2020 is gewerkt aan optimalisatie van het proces rond prestatieverklaringen en aan het creëren van meer bewustzijn op dit vlak. Onze aanbevelingen zijn hierbij meegenomen maar de getroffen verbetermaatregelen hebben in het afgelopen jaar nog onvoldoende effect gehad. Zo constateren we dat bij de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en het Nederlands Forensisch Instituut (NFI) in 23%, respectievelijk 16% van de onderzochte gevallen er geen prestatieverklaring aanwezig was of een prestatieverklaring van onvoldoende kwaliteit. Ook zijn prestatieverklaringen vaak nog niet op de afgesproken wijze vastgelegd in het financiële systeem.
Op basis van onze bevindingen beoordelen wij het proces rond het afgeven van prestatieverklaringen van het Ministerie van Justitie en Veiligheid over 2020 nog als een onvolkomenheid.
Vraag 3
Kan de Algemene Rekenkamer toelichten waarom de voorbije twee jaar de financiële administraties en verantwoording een onvolkomenheid zijn gebleken? In hoeverre komt dit door niet opgevolgde aanbevelingen?
In ons verantwoordingsonderzoek van vorig jaar constateerden wij dat de administratieve discipline bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid verbetering behoeft. Wij signaleerden met name tekortkomingen in het beheer van voorschotten, verplichtingen, derdenrekeningen en memo- en herstelboekingen. Door deze tekortkomingen in de financiële administraties en verantwoordingen loopt het ministerie het risico dat de financiële sturings- en verantwoordingsinformatie (ernstige) fouten bevat.
In 2020 heeft het ministerie onze aanbevelingen opgepakt, verbeterplannen opgesteld en verbetertrajecten in gang gezet. Ondanks de inspanningen hebben wij in 2020 in de administraties en verantwoordingen van het ministerie opnieuw tekortkomingen vastgesteld die aandacht behoeven.
Op basis van onze bevindingen concluderen wij dat er duidelijke verbeteringen zichtbaar zijn in het financieel beheer van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, maar dat er nog wel onderdelen zijn die aandacht behoeven. Wij beoordelen het beheer van de financiële administraties en de totstandkoming van verantwoordingen van het Ministerie van Justitie en Veiligheid over 2020 daarom nog als een onvolkomenheid.
Vraag 4
Hoe heeft de Minister in 2020 aangetoond dat de planning- en controlcyclus rond het subsidie- en bijdragenbeheer goed werkt?
Wij hebben in 2020 beoordeeld of het financieel beheer rond de bijdragen en subsidies die het ministerie verstrekt, op orde is. Van belang is daarbij vooral dat er binnen het departement sprake is van een sluitende toezichtcyclus, bestaande uit risicoanalyse, toekenning, betaling, vaststelling, evaluatie en eventuele sanctie. Via onder andere interviews, het beoordelen van procesbeschrijvingen, het onderzoeken van belangrijke beheersmaatregelen en het onderzoeken van toegekende en vastgestelde subsidies en bijdragen verzamelen we bevindingen over het subsidie- en bijdragenbeheer. Op basis van deze bevindingen concluderen wij dat de Minister van Justitie en Veiligheid voldoende opvolging heeft gegeven aan onze aanbevelingen en deze in de praktijk tot uitdrukking heeft gebracht. De onvolkomenheid in het subsidie- en bijdragenbeheer is daarmee naar ons oordeel opgelost.
Vraag 5
Hoe is gebleken dat daadwerkelijk sprake is van een sluitende toezichtcyclus?
Voor de beantwoording van deze vraag verwijzen wij graag naar het antwoord op vraag 4.
Vraag 6
Hoeveel van de € 117 miljoen die is toegekend aan alle instellingen op afstand, tezamen als suppletoire vergoeding voor de extra coronakosten, zijn naar de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) gegaan? Wat houden deze kosten in?
Van de € 117 miljoen die is toegekend aan alle instellingen op afstand, heeft de Minister bij 2e suppletoire begroting 2020 de IND € 1,9 miljoen extra begrotingsgeld gevraagd voor extra coronakosten. De IND heeft deze kosten gemaakt voor de uitbetaling van de thuiswerkvergoeding aan zijn werknemers op grond van de CAO Rijk 2020.
Vraag 7
De bijdrage voor de taakuitvoering van de IND is in 2020 incidenteel per saldo € 38 miljoen verminderd, als gevolg van lagere uitgaven, om welke uitgaven gaat dit?
De kosten bij de IND zijn, zoals in de tweede suppletoire begroting te lezen valt, € 38,1 miljoen lager uitgevallen als gevolg van lager dan verwachte uitgaven aan dwangsommen, lagere Brexit-uitgaven en lagere uitgaven als gevolg van COVID-19.
Vraag 8
Welke factoren hebben verder gezorgd voor de vermindering van de bijdrage voor de taakuitvoering van IND, naast de gevolgen van de coronacrisis?
Zie hiervoor het antwoord op vraag 7.
Vraag 9
Hoe verhoudt de verantwoording van het verlagen van de bijdrage voor de taakuitvoering zich tot de beloftes en maatregelen die zijn gedaan en genomen naar aanleiding van het rapport van de onderzoekers van het bureau Significant Public van 3 maart 2020 om de basiscapaciteit te verbeteren?
Wij hebben de uitvoering van de genomen maatregelen door de bewindslieden naar aanleiding van het genoemde rapport niet onderzocht. U zou deze vraag aan de Minister kunnen stellen.
Vraag 10
Op welke wijze kan de Minister meer centraal inzicht mogelijk maken in de niet-kritische bedrijfssystemen?
De CIO is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en coördineren van lifecyclemanagement in het hele departement en dient ervoor te zorgen dat op het niveau van het hele ministerie planmatig onderhoud van de IT-systemen op orde is.