Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 18 oktober 2019
Bij de beantwoording van de schriftelijke vragen van het lid Groothuizen (D66) d.d. 1 juli 2019 heb ik toegezegd uw Kamer nader te informeren over de evaluatie die intern is uitgevoerd naar het ambtelijke proces met betrekking tot de totstandkoming van en besluitvorming over het incidentenoverzicht zoals opgenomen in de Rapportage Vreemdelingenketen 2018 (RVK). Deze evaluatie is direct na het aftreden van mijn ambtsvoorganger gestart. Doel is intern ambtelijk lessen te trekken voor verbetering van het ambtelijke proces. Mijn ambtsvoorganger is bij de evaluatie en het opstellen van het rapport niet betrokken geweest.
De evaluatie is uitgevoerd door twee organisatieadviseurs van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV). Zij kennen de organisatie goed, maar hebben op geen enkele manier een rol gehad bij de totstandkoming van het incidentenoverzicht of de advisering daarover. Op basis van de beschikbare documentatie en vertrouwelijke gesprekken is het totstandkomings- en besluitvormingsproces rondom het incidentenoverzicht tegen het licht gehouden. De evaluatie richtte zich louter op het ambtelijke proces, in het bijzonder de periode van totstandkoming van het overzicht tot en met de presentatie ervan in de RVK. Dit betekent dat de politieke besluitvorming en de politieke consequenties die het gevolg waren van de publicatie van het incidentenoverzicht buiten beschouwing zijn gelaten.
Deze evaluatie heeft geleid tot een rapport1, dat ik hierbij aan uw Kamer aanbied. Hoewel het hier om een interne reflectie c.q. beschouwing gaat, hecht ik eraan om dit rapport met uw Kamer te delen, gelet op het feit dat de publicatie van het incidentenoverzicht heeft geleid tot het aftreden van mijn ambtsvoorganger.
In het rapport zijn de aanleiding, het proces en de verbeterpunten voor het ambtelijk proces uiteengezet. Uit de evaluatie zijn meerdere aspecten naar voren gekomen die van invloed zijn geweest op het verloop en de uitkomst van het incidentenoverzicht. De leerpunten hebben betrekking op de werkwijze, verdeling van verantwoordelijkheden, het tijdsverloop, de ingezette en benodigde expertise en de algehele coördinatie en planning. De gang van zaken en aanbevelingen maken duidelijk dat er meer aandacht moet zijn voor kwetsbaarheden en dilemma’s. Deze moeten aan bewindslieden worden voorgelegd. Dat is vooral een kwestie van inzicht in en een goed besef van politiek-bestuurlijke gevoeligheden. Het voorgeschreven model voor nota’s aan bewindspersonen is inmiddels aangevuld en vraagt ambtenaren expliciet aandacht te besteden aan dilemma’s.
Ook moet duidelijker zijn wie in de ambtelijke organisatie welke verantwoordelijkheid heeft. Afgesproken is dat er naast de medewerker steeds een leidinggevende is die alle ins en outs doorgrondt en voor zijn of haar rekening neemt.
Er is meer aandacht nodig voor goede overdracht bij afwezigheid. Dat vraagt van iedere ambtenaar vóór zijn of haar afwezigheid te bedenken wie er op de hoogte moet zijn van zaken die spelen.
Essentieel is een planning waarbij de bewindspersoon niet het sluitstuk, maar het uitgangspunt is. De verantwoordelijke bewindspersoon moet steeds voldoende tijd worden gegund om een product dat onder zijn of haar verantwoordelijkheid tot stand wordt gebracht te beoordelen en daarover het gesprek aan te gaan. Tijdig aanbieden impliceert ook dat er rekening wordt gehouden met de afwezigheid van een bewindspersoon of een drukke agenda.
Wat betreft de totstandkoming van het incidentenoverzicht: deze wordt op een nieuwe leest geschoeid. De verantwoordelijkheid van alle betrokken organisaties dient geborgd te zijn. Op de cijfers zal een onafhankelijke review plaatsvinden.
Het evaluatierapport is binnen het betrokken beleidsdirectoraat gedeeld en dit zal ook breed binnen JenV gebeuren. De inzichten zullen worden gebruikt om in de organisatie het gesprek met elkaar te voeren hoe op alle onderdelen en dossiers van JenV de regievoering, coördinatie en informatiedeling verder kunnen worden verbeterd en welke rol en verantwoordelijkheid een ieder daarin heeft. Deze zelfreflectie past in het streven naar een gezamenlijk ambtelijk leerproces dat ik met mijn collega-bewindslieden wil bevorderen. Dit is alleen mogelijk door kritisch te reflecteren op wat er gebeurd is, daarvan te leren en open te staan voor verandering als dat nodig blijkt.
Tot slot over de evaluatie. De onderzoekers hebben ambtenaren gehoord die betrokken zijn geweest bij de totstandkoming van het incidentenoverzicht. Het ging immers om een interne ambtelijke reflectie. Mijn ambtsvoorganger heeft de evaluatie na vaststelling door de onderzoekers ter informatie ontvangen. Daarover is met hem op ambtelijk niveau gesproken. Hij heeft desgevraagd zijn visie op de gebeurtenissen gegeven. Ook heeft hij gewezen op een feitelijke onjuistheid in het rapport. Het rapport vermeldt dat de RVK 2018 hem voor het reces is aangeboden. De integrale rapportage heeft hem echter eerst in het reces bereikt. Ik hecht eraan u op deze feitelijke onjuistheid te wijzen. Het evaluatierapport is niet aangepast.
Zoals ook gemeld in mijn brief van 1 juli j.l. aan uw Kamer (Kamerstuk 19 637, nr. 2509) heb ik momenteel een vijftal verzoeken in behandeling van verschillende media, die met een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) documenten en andere gegevens hebben opgevraagd over (de totstandkoming van) de RVK 2018. Het gaat om een zeer omvangrijk aantal documenten. Zodra de beantwoording van deze Wob-verzoeken gereed is, zal ik uw Kamer hierover informeren.
De Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid, A. Broekers-Knol