Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 10 oktober 2017
Aanleiding
Met deze brief informeer ik u over een technische fout bij de Justitiële Informatiedienst (Justid) in de continue screening medio 2016 en een technische fout, niet betreffende de continue screening, eveneens bij Justid medio 2017. Door de fout in 2016 zijn wijzigingen in de justitiële informatie niet tijdig aan de Dienst Justis en de MIVD verstrekt waardoor binnen het proces continue screeningen niet tijdig actie kon worden ondernomen. Tevens bied ik u hierbij ter vertrouwelijke inzage1 aan het resultaat van het onderzoek dat in opdracht van de toenmalige Minister van Veiligheid en Justitie door de Auditdienst Rijk is verricht naar de werkwijze van Justid binnen het proces continue screeningen2. Hierin staat op pagina’s 4 en 5 dat de toenmalige Minister van Veiligheid en Justitie de Tweede Kamer per brief heeft geïnformeerd over de technische fouten in 2016. Helaas heb ik moeten constateren dat die brief vanwege een technisch probleem met het omzetten van de digitale stukkenstroom bij VenJ niet naar de Tweede Kamer is verzonden. Daarom informeer ik u bij dezen alsnog hierover.
Achtergrond
Voor de beoordeling van een persoon in de strafrechtsketen is inzicht in zijn justitiële verleden nodig, daartoe beheert de Justitiële Informatiedienst het Justitieel Documentatie Systeem (JDS). In dit informatiesysteem staan personen die op enigerlei wijze met Justitie in aanraking zijn gekomen.
Het JDS is sinds 1 april 2004 gebaseerd op de «Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens» (Wjsg). Vanwege de vertrouwelijkheid van de gegevens is een kenmerk van de Wjsg het zogenaamde «gesloten» registratie- en informatieverstrekkingsregime. In de Wjsg is limitatief vastgelegd welke strafrechtelijke gegevens geregistreerd dienen te worden, gedurende welke periode, welke persoon/instantie daarvan inhoudelijk kennis mag nemen, voor welk doel en welke informatie dat betreft.
Naast rechterlijke ambtenaren (waaronder het Openbaar Ministerie) zijn het met name (publiekrechtelijke) autoriteiten die uit hoofde van hun functie over justitiële informatie mogen beschikken. Hun bevoegdheid daartoe is limitatief geregeld in het Besluit justitiële gegevens.
Voor de kinderopvang- en taxibranche vindt continue screening plaats. De continue screening op een persoon houdt in dat na de initiële Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) verstrekking er vervolgens continu gescreend wordt om te bepalen of er wijzigingen in de justitiële documentatie optreden die invloed hebben op de VOG-verstrekking. Indien continue screening op een persoon plaatsvindt, wordt een signaal afgegeven op het moment dat er nieuwe of gewijzigde justitiële gegevens in JDS geregistreerd worden over de betreffende persoon. Dit signaal wordt afgegeven door de Justitiële Informatiedienst aan de screeningsautoriteit Justis. Ook ten behoeve van de MIVD vindt continue screening plaats.
Technische fout 2016
In juli 2016 heeft de Justitiële Informatiedienst zelf geconstateerd dat zij enkele wijzigingen in de justitiële documentatie niet meer aan Justis doorgaf voor de kinderopvang- en taxibranche. Hierdoor was Justis niet op de hoogte van vier relevante wijzigingen in de justitiële documentatie: twee van medewerkers in de kinderopvang en twee van taxichauffeurs. De oorzaak was gelegen in een fout in de continue screening software. Deze fout is direct hersteld. Na het herstellen van de fout zijn betrokken toezichthouders direct geïnformeerd door Justis, zodat zij actie konden ondernemen. Navraag bij de politie heeft niet geleid tot enige indicatie dat zich door deze gang van zaken incidenten hebben voorgedaan. De ministeries van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en van Infrastructuur en Milieu zijn op de hoogte gesteld, als opdrachtgever van continue screening in respectievelijk de kinderopvang- en taxibranche.
Begin augustus 2016 is naar aanleiding van de geconstateerde fout in de kinderopvang- en taxibranche onderzocht of zich ook een probleem heeft voorgedaan in de continue screening voor de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD). Uit de controle bleek dat ook hier niet alle justitiële documentatie is verstrekt, zij het door een andere softwarefout: een aanpassing van de JDS-software op 19 maart 2016 door de Justitiële Informatiedienst. Navraag bij de MIVD leerde dat dit niet heeft geleid tot enige indicatie dat zich door deze gang van zaken incidenten hebben voorgedaan. Het Ministerie van Defensie is op de hoogte gesteld, als opdrachtgever van continue screening. De oorzaak van bovengenoemde fout is direct weggenomen. Ook de testprocedures zijn aangescherpt: de gevolgen van software-aanpassingen worden door de keten heen grondiger getest. Verder worden bestaande procedures door de organisaties kritisch tegen het licht gehouden. Tenslotte heeft de Auditdienst Rijk (ADR) in opdracht van mijn voorganger onderzoek verricht naar het proces van continue screening door Justid.
Rapport ADR
Uit het onderzoek is gebleken dat voor het proces van continue screening in de relevante wet- en regelgeving en de convenanten tussen de samenwerkende partners geen specifieke voorwaarden en eisen zijn gesteld aan het beheer zoals is belegd bij de Justitiële Informatiedienst. Voor het IT-beheer zijn wel rijksbrede voorwaarden van toepassing, zoals de Baseline Informatiebeveiliging Rijk. Om de digitale informatie te kunnen ontsluiten voor de partners en de gemaakte afspraken na te komen heeft Justid interne (IT) beheer processen ingericht.
Naar aanleiding van de technische fouten in 2016 heeft Justid het proces continue screening, voor het deel waarvoor Justid verantwoordelijk is, kritisch beoordeeld en nadere maatregelen getroffen. Deze maatregelen betreffen nadere afspraken met de toeleverancier van het bestand voor de kinderopvang (DUO) en met de afnemer (Justis) om elkaar zowel over de ontvangen, respectievelijk de verstrekte aantallen nadrukkelijk te informeren. Intern heeft Justid verbandscontroles ingericht, die de volledige ontvangst, verwerking en verzending van de gegevens ten behoeve van de continue screening waarborgen.
Voor de goede werking van het proces continue screening bij Justid, is Justid afhankelijk van de kwaliteit van de aangeleverde gegevens ten behoeve van het Justitieel Documentatie Systeem (JDS). Deze gegevens worden door diverse organisaties aangeleverd.3 Justid is zich bewust van deze afhankelijkheid en heeft al enige tijd geleden een project geïnitieerd om de datakwaliteit van JDS te verbeteren.
In overeenstemming met de aanbevelingen van de ADR voor verdere verbeteringen neemt Justid in overleg met de opdrachtgevers en andere ketenpartners de volgende stappen:
1. Initiatief nemen voor het evalueren en actualiseren van het convenant met de taxibranche.
2. Initiatief nemen voor het opstellen van een Dossier Afspraken en Procedures (DAP) voor de taxibranche, waarin nadere afspraken zijn uitgewerkt, conform de kinderopvang.
3. Samen met ketenpartners een procesbeschrijving en (ketenbrede) risicoanalyse opstellen.
4. Verbeteren rapportages in het kader van DNO afspraken en stuurinformatie.
5. Monitoren verbeteracties bij Justid en schriftelijke afspraken maken over rapportages inzake stuurinformatie en escalatie.
6. Initiëren van onderzoek met betrokken samenwerkende partijen (Ministerie OCW/ DUO, Ministerie I&M/ KIWA, Ministerie SZW, Justis, Justid, OM, CJIB) om het proces te verbeteren.
Technische fout 2017
In september 2017 is door Justid ontdekt dat door een technische fout in JDS in negen gevallen onjuiste uittreksels uit de justitiële documentatie zijn verstrekt. Vier daarvan zijn aan Justis verstrekt waarvan drie ten behoeve van screening voor het verkrijgen van een VOG en één voor controle door Justis voor het wijzigen van rechtspersonen. Justis heeft onderzocht of in de vier gevallen een andere beslissing door hen zou zijn genomen als de betreffende uittreksels correct waren verstrekt en heeft vastgesteld dat dit niet het geval is. Het niet juist verstrekken heeft voor deze vier gevallen dus geen consequenties gehad. Twee uittreksels zijn verstrekt aan de IND, één aan het CJIB één aan de MIVD en één aan de Politie. De IND, het CJIB, de Politie en de MIVD hebben onderzoek verricht en hebben vastgesteld dat de onjuiste verstrekkingen geen consequenties hebben gehad.
Vernieuwing JDS
De technische fouten die zich recent en in 2016 hebben voorgedaan zijn onder meer het gevolg van veroudering van het JDS en onvoldoende aandacht voor technisch noodzakelijk onderhoud van dit kernsysteem. Dit laatste komt door de hoge druk op het JDS de afgelopen jaren vanwege een grote toename van screenings- en VOG-aanvragen. Het tijdelijk stilleggen van JDS voor technisch onderhoud kwam daardoor in het gedrang.
Om bovenstaande redenen wordt het JDS vanaf begin 2018 vernieuwd. Door deze vernieuwing zal het risico op technische en andere fouten sterk worden gereduceerd. Gedurende de vernieuwing zal het huidige JDS operationeel blijven.
Ik verwacht dat door de ingezette acties mogelijke fouten in de toekomst worden voorkomen danwel tijdig worden ontdekt en direct worden opgelost.
De Minister van Veiligheid en Justitie, S.A. Blok