Nr. 7 NOTA NAAR AANLEIDING VAN HET VERSLAG

De leden van de VVD-fractie vragen of de Minister van BZK betrokken wordt bij de nieuwe Archiefwet, en indien dit zo is, hoe deze samenwerking eruit ziet. Deze leden vragen ook of wordt overwogen om de Archiefwet te laten vallen onder de Minister van BZK, gelet op het feit dat de regie op de informatiehuishouding onder deze Minister valt.

De leden van de CDA-fractie merken op dat de regering stelt dat de verantwoordelijkheid van de Minister van OCW zich niet uitstrekt tot alle aspecten van het archiefbeleid, en dat met name de coördinatie van het informatiebeheer van de ministeries en de hieronder vallende organisaties de verantwoordelijkheid is van de Minister van BZK. Is het als gevolg van de digitalisering niet veel belangrijker geworden dat het informatiebeheer aansluit op het archiefbeheer, zo vragen deze leden.

De leden van de PvdA-fractie brengen naar voren dat de Raad van State in maart 2021 heeft geadviseerd om het wetsvoorstel te voorzien van medeondertekening door de Minister van BZK, en geven aan dat ook de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland erop wijst dat formele medeverantwoordelijkheid van BZK voor de nieuwe Archiefwet de basis zou leggen voor de broodnodige ontschotting en verbreding van draagvlak voor acties ter verbetering van de informatiehuishouding binnen de overheid. Zij vragen de regering om een nadere toelichting waarom zij voorbijgaat aan deze overwegingen.

De leden van de SP-fractie vragen de regering om een uitgebreidere inhoudelijke motivering waarom zij er niet voor heeft gekozen de Archiefwet onder te brengen bij het Ministerie van BZK, en daar ook de uitvoering bij te betrekken, omdat deze wet ook in grote mate effect heeft op het decentrale bestuur.

De leden van de ChristenUnie-fractie vragen de regering of het niet voor de hand ligt de wet onder te brengen onder de (mede)verantwoordelijkheid van de Minister van BZK, of te komen tot een splitsing van de wet, omdat informatie die nu onder de Archiefwet zal vallen zeker de eerste jaren niet enkel vanuit onderzoeksbelang relevant is.

De leden van de fractie van de SGP vragen waarom het niet voor de hand ligt dat het wetsvoorstel mede door de Minister van BZK is ondertekend, wat de primaire verantwoordelijkheid van de Minister van OCW voor de Archiefwet onverlet laat.

De vragen van de verschillende leden over medeondertekening door de Minister van BZK en diens rol bij de archiefwetgeving in het algemeen, hebben ertoe geleid dat de regering dit vraagstuk heeft heroverwogen. De regering heeft daarom het voornemen om, nadat het wetsvoorstel door beide Kamers is aangenomen en door de Koning is bekrachtigd, de wet te laten contrasigneren door zowel de Staatssecretaris van OCW als eerste ondertekenaar, als de Minister van BZK als medeondertekenaar.

Behoudens dat door medeondertekening de door beide Ministers gedeelde verantwoordelijkheid tot uitdrukking wordt gebracht, is het niet de bedoeling om de verdeling van verantwoordelijkheden zoals hierboven geschetst te wijzigen. Zo overweegt de regering niet om de stelselverantwoordelijkheid voor de Archiefwet weg te nemen bij de Minister van OCW en (eenzijdig) te laten vallen onder de Minister van BZK.

De regering acht het juist dat deze verantwoordelijkheid is ondergebracht bij de Minister van OCW. Op de langere termijn dienen de archieven immers vooral de belangen van het historisch-wetenschappelijk onderzoek en het erfgoed. Bovendien meent de regering dat de samenhang tussen de genoemde vier belangen veeleer vraagt om nauwe samenwerking tussen de Ministers van OCW en BZK dan om een scherpe splitsing van verantwoordelijkheden of – zoals de leden van de ChristenUniefractie hebben gevraagd – een splitsing van de wet. Uiteindelijk zien deze verantwoordelijkheden immers steeds op dezelfde documenten, waarbij de verschillende belangen die door die documenten worden gediend onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.

De leden van de CDA-fractie vragen de regering om in te gaan op de kritiek, zoals onder andere naar voren gebracht door hoogleraar archiefwetenschap Charles Jeurgens, dat de Archiefwet geen waarborgen biedt dat het handelen van de overheid wordt vastgelegd opdat archieven worden gevormd waarmee de overheid zich kan verantwoorden. De Archiefwet blijft daarmee te veel een wet die zich richt op het beheren van wat is vastgelegd in documenten, zo vinden deze leden. Zij vragen of de betekenis van deze wet om zich te kunnen verantwoorden daarmee niet te zeer beperkt wordt. Deze leden vragen ook of bij complexe data- en informatieverwerkingen als algoritmes niet veel duidelijker de relatie gelegd moet worden tussen wat vastgelegd of gedocumenteerd moet worden, opdat het handelen verantwoord kan worden.

De leden van de PvdA-fractie uiten hun zorgen dat in het wetsvoorstel waarborgen ontbreken dat het handelen van de overheid wordt vastgelegd, opdat archieven worden gevormd waarmee de overheid zich kan verantwoorden en dat er met de nieuwe Archiefwet feitelijk meer geheim kan blijven dan onder de Archiefwet 1995. Betekent dit dat de regering openbaarheid van informatie niet beschouwt als de kern van archiefwetgeving, en wegen voor haar privacy en geheimhouding zwaarder? Welke overwegingen liggen ten grondslag aan de attitude van de regering in dezen, zo vragen deze leden.

De leden van de SP-fractie vragen of de regering nader kan toelichten of zij van mening is dat de Archiefwet niet alleen voorwaarden zou moeten bevatten zodat verantwoording kan plaatsvinden vanuit de overheid naar mensen en het parlement, maar ook dat er waarborgen in zouden moeten staan opdat archieven worden gevormd waarmee de overheid zich kan verantwoorden? Waarom verplicht de Archiefwet niet dat bepaalde informatie in documenten en data moet worden vastgelegd, zo vragen deze leden. Welke lessen uit de parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag zien we daarmee terug in deze voorgenomen wijziging, zo vragen zij. Ziet de regering ook het gevaar dat er minder informatie wordt vastgelegd, waardoor het verantwoordingsprincipe juist ondermijnd wordt? Zo nee, kan de regering dit nader toelichten?

De leden van de ChristenUnie-fractie vragen hoe de weging is gemaakt voor kaders over welke informatie wel en niet dient te worden opgeslagen.

De regering heeft begrip voor de zorgen die door verschillende fracties worden geuit, dat de Archiefwet geen waarborgen zou bieden dat het handelen van de overheid wordt vastgelegd. Dit is een complexe aangelegenheid, waarbij de regering het volgende overweegt. Het handelen van de overheid slaat neer in documenten. Welke informatie vanuit het oogpunt van bedrijfsvoering of verantwoording precies moet worden vastgelegd en bewaard (en voor hoe lang) is immers afhankelijk van de context waarin deze informatie wordt gevormd, en de werkprocessen waarin de informatie een rol speelt. Omdat overheidsorganen bovendien onderling sterk verschillen in karakter, werkprocessen, is de archiefwetgeving bewust kaderstellend en niet gericht op individuele documenten. Hierbij moet worden onthouden dat de archiefwetgeving voor alle overheidsorganen – van zowel de centrale als de decentrale overheid – van toepassing moet kunnen zijn.

Onderschrijft de regering de stelling dat handelen, documenteren en archiveren onlosmakelijk met elkaar verbonden dienen te zijn als de wet voorwaarden wil scheppen voor het zich kunnen verantwoorden jegens burgers en volksvertegenwoordigers, zo vragen de leden van de CDA-fractie.

Handelen, documenteren en archiveren zijn inderdaad onlosmakelijk met elkaar verbonden. De Archiefwet stelt regels over het beheer van documenten, met onder andere als doel te borgen dat overheidsorganen zich kunnen verantwoorden jegens burgers en volksvertegenwoordigers. De regering ziet de Archiefwet daarom als een belangrijke voorwaarde voor een goede verantwoording richting burgers en parlement.

De leden van de ChristenUnie-fractie constateren dat in de memorie van toelichting maar ook in de bredere discussie rondom de Archiefwet niet besproken wordt wat er nou wel en wat er nou niet bewaard zou moeten worden. Deze vraag is essentieel, zeker nu digitale technieken steeds meer zijn verweven met ons moderne leven, en er ook steeds meer data komt. Dat betekent voor burgers dat het lastiger is grip te houden op welke data er van hen bestaat en dat ook in de toekomst brononderzoek fundamenteel anders zal plaatsvinden, zo merken zij op. Kan de regering aangeven hoe deze kernelementen zijn meegewogen in het voorstel, zo vragen deze leden.

De leden van de ChristenUnie-fractie merken terecht op dat in de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel niet inhoudelijk wordt gespecificeerd welke documenten wel of niet bewaard moeten worden. De Archiefwet is bewust ingericht als een kaderstellende wet, waarin niet direct is voorgeschreven welke informatie moet worden vastgelegd, of welke documenten blijvend moeten worden bewaard. In plaats daarvan geven het wetsvoorstel en de voorgenomen lagere regelgeving een kader dat door verantwoordelijke overheidsorganen moet worden gehanteerd om hierin een zorgvuldige en verantwoorde afweging te maken. Zoals hierboven is geantwoord is de regering wel voornemens om in het nieuwe Archiefbesluit bewaarcriteria op te nemen, aan de hand waarvan verantwoordelijke overheidsorganen kunnen afwegen welke categorieën documenten van blijvende waarde zijn. Met deze criteria wordt een duidelijker kader geboden voor de keuze voor blijvende bewaring in het selectiebesluit en de verantwoording daarover.16

De leden van de VVD-fractie maken zich zorgen over de uitvoerbaarheid van «archiveren by design» bij zowel de overheid als bij decentrale overheden. Zij vragen of uitvoeringstechnische problemen voorzien worden door «archiveren by design», en indien dit zo is, hoe deze problemen ondervangen gaan worden? Deze leden vragen voorts hoe de regering gaat voorkomen dat, zowel op decentraal als nationaal niveau, geen of onvoldoende bestanden worden gearchiveerd?

Archiveren by design is een belangrijk principe dat als uitgangspunt heeft dat de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie in een zo vroeg mogelijk stadium moet worden geborgd. De reden hiervoor is dat het vooraf in plaats van achteraf regelen van duurzame toegankelijkheid bij digitaal informatiebeheer veel effectiever is. Archivering by design is een onmisbaar onderdeel van de oplossing voor toekomstbestendig en uitvoerbaar informatiebeheer. Het realiseren van dit beginsel over de gehele breedte van de informatiehuishouding is echter niet eenvoudig en vergt tijd. Dit hangt samen met de complexiteit van de informatiehuishouding, de diversiteit aan organisaties, de vele verschillende soorten en verschijningsvormen van documenten die overheidsorganisaties beheren, en de systemen waarin deze documenten worden beheerd. Het wetsvoorstel biedt ruimte om hier stapsgewijs vorm aan te geven. Dit kan binnen een overheidsorganisatie door aansluiting te zoeken bij natuurlijke momenten om dit principe te implementeren, bijvoorbeeld bij de vervanging van ICT-systemen.18 Voor het Rijk wordt hieraan gewerkt als onderdeel van het eerder genoemde programma Open Overheid. Voor decentrale overheden kan in dit kader worden gewezen op het programma Grip op Informatie.19

De leden van de VVD-fractie merken daarnaast op dat goede regie van essentieel belang is om «archivering by design» te laten slagen. Hoe gaat de regering deze regie vormgeven, zowel bij de rijksoverheid als bij decentrale overheden, zo vragen deze leden.

Voor de rijksoverheid is archivering by design onderdeel van het rijksbrede programma Open Overheid. Het Ministerie van BZK coördineert deze samenwerking van de departementen en hun organisatieonderdelen. De regering voert geen regie over de decentrale overheden. Het Ministerie van OCW ondersteunt de uitvoering in het algemeen door het faciliteren van het delen van kennis en best practices tussen verschillende overheidsorganen en archiefdiensten via het platform Kennisnetwerk Informatie en Archief. Voor de gemeenten bepaalt de VNG samen met de leden de inhoud van de eigen programma’s, waaronder Grip op Informatie. Specifiek voor archivering by design is er in het kader van Grip op Informatie een handreiking opgesteld, zijn zeven gemeentelijke praktijkverhalen gedeeld en zijn verschillende webinars georganiseerd.21 Het programma Grip op Informatie is ook van nut voor provincies en waterschappen.

De leden van de D66-fractie merken op dat het wetsvoorstel niet zorgt voor een gestandaardiseerd archiveringssysteem ten behoeve van de informatiehuishouding bij de rijksoverheid. Op welke manier kan de regering waarborgen dat bestuurders en ambtenaren daadwerkelijk voldoende uitgerust zijn om relevante informatie te archiveren, en hoe voorkomt de regering dat men uit vrees te weinig of helemaal geen informatie vastlegt? Deze leden vragen voorts, hoe de regering van plan is de transparantie van de informatieketen bij de overheid te bevorderen.

Om te bevorderen dat zowel ambtenaren als bestuurders voldoende zijn toegerust om informatie te archiveren, zijn verschillende maatregelen geboden. Deze maatregelen zijn ook onderdeel van de aanpak om de informatiehuishouding te verbeteren. Het gaat hierbij onder andere om het investeren in de capaciteit en de kennis van informatieprofessionals, om ambtelijk vakmanschap, en om een verantwoorde omgang met communicatievormen als e-mail en berichtenapps. Dit betekent ook het gebruik van systemen die gebruiksvriendelijk zijn en zorgen voor de duurzame toegankelijkheid van de data, bijvoorbeeld door de implementatie van archivering by design (zie ook het antwoord op de vraag van de leden van de SP-fractie hieronder).

De leden van de SP-fractie zijn het met de regering eens dat enkel wetgeving niet voor een betere informatiehuishouding zorgt, maar vinden dat een goede Archiefwet daar wel aan kan bijdragen. Kan de regering nader toelichten wat volgens haar wel noodzakelijk is voor een gedegen informatiehuishouding, zodat verantwoording kan plaatsvinden?

Voor een gedegen informatiehuishouding zijn verschillende randvoorwaarden van belang, die zoveel mogelijk in combinatie dienen te worden gerealiseerd. Ten eerste is van belang dat de wet- en regelgeving helder en toereikend is. Daartoe heeft de regering het voorliggende wetsvoorstel bij uw Kamer ingediend.

Hoe past bijvoorbeeld de zogenaamde Ruttedoctrine daarin, waarbij zo weinig mogelijk informatie wordt vastgelegd opdat het niet terug te vinden is, of het gebruik van privémail voor werkgerelateerde zaken door bewindspersonen, zo vragen de leden van de SP-fractie. In hoeverre zou volgens de regering de Archiefwet een rol kunnen spelen om dit soort zaken te ondervangen, zo vragen deze leden.

Het beleid van de regering is juist op het tegendeel gericht. Zo wordt op het gebied van informatiehuishouding en archivering gewerkt aan maatregelen die de verantwoording en transparantie van het overheidshandelen bevorderen. Eén van die maatregelen is dit wetsvoorstel voor een nieuwe Archiefwet en de aanpassingen die hier voorliggen. Bovendien moet worden gewezen op het rijksbrede programma Open Overheid dat aan hetzelfde doel bijdraagt en hiervoor ook een praktische uitwerking biedt. Bij de nota van wijziging is – in de context van de wijzigingen met betrekking tot selectie en beheerregels, en in reactie op het eerder genoemde rapport van de Inspectie over de archivering van chatberichten – een nadere toelichting opgenomen over de afbakening van het documentbegrip. Werkgelateerde e-mails die via een privémailaccount worden verzonden of ontvangen, moeten voor de Archiefwet ook als documenten worden aangemerkt. De wet is op deze e-mails dus onverkort van toepassing.

De leden van de SP-fractie vragen waar de Archiefwet waarborgen biedt, zonder dat per regeling of algemene maatregel van bestuur (hierna: AMvB) te hoeven duiden, over waar welke informatie vindbaar is. Zij doelen daarbij niet op een documentenregister, maar op een overzicht van waar in de organisatie welke informatie wordt beheerd, welke informatiesystemen er zijn en op welke taken deze betrekking hebben. De leden begrijpen dat dit overzicht vaak ontbreekt, maar het is wel noodzakelijk voor zowel het inrichten van een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering als voor het beschermen en ontsluiten van overheidsinformatie.

Het wetsvoorstel verplicht verantwoordelijke overheidsorganen om documenten duurzaam toegankelijk – en daarmee vindbaar – te maken en te houden en verplicht hen ook daartoe beheerregels op te stellen. Deze algemene verplichting, opgenomen in artikel 4.1 van het wetsvoorstel, wordt verder uitgewerkt in het Archiefbesluit en de Archiefregeling. De huidige Archiefregeling verplicht zorgdragers in artikel 18 al tot een overzicht van de bij het overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, alsmede een ordeningsstructuur. Deze verplichting blijft in de nieuwe Archiefregeling behouden, maar wordt beter toegespitst op de digitale informatiehuishouding, zodat het overzicht inzicht biedt in taken en werkprocessen, verantwoordelijkheden, systemen en vindplaatsen.

De leden van de SP-fractie voeren terecht aan dat een overzicht niet altijd aanwezig is, maar wel noodzakelijk. Een overheidsorganisatie dient te weten wat ze aan informatie in huis heeft. De Inspectie besteedt bij haar toezicht uitdrukkelijk aandacht aan aanwezigheid van deze overzichten.23

De leden van de ChristenUnie-fractie constateren dat dit wetsvoorstel op zichzelf geen bijdrage levert aan de noodzakelijke verbetering van de informatiehuishouding van de overheid, los van nieuwe wet- en regelgeving. De leden vragen de regering om een reactie op dit punt.

Zoals hiervoor is geantwoord, is heldere wet- en regelgeving één van de noodzakelijke elementen voor het realiseren van een verbetering van de informatiehuishouding. Dit wetsvoorstel is erop gericht de Archiefwet 1995 te vervangen door een duidelijkere wet die beter aansluit op de praktijk van het digitale informatiebeheer. Alleen al daarom levert het wetsvoorstel wat de regering betreft een belangrijke bijdrage aan de verbetering van de informatiehuishouding van de overheid. Ten opzichte van de Archiefwet 1995 zijn bovendien verschillende inhoudelijke wijzigingen aangebracht die daaraan in het bijzonder een bijdrage leveren, zoals de verkorting van de overbrengingstermijn, de verbetering van de aansluiting tussen de Archiefwet, de Woo en de AVG, alsmede de uitbreiding van het toezicht naar de overgebrachte archieven.

Deze leden constateren voorts dat veel zal vallen of staan met de omgang en implementatie van de nieuwe Archiefwet. Zij vragen de regering daarom welk concreet beleid zij van plan is te voeren om ook te komen tot noodzakelijke veranderingen in gedrag en houding.

Veel van de acties op dit gebied zijn voor het Rijk onderdeel van het programma Open Overheid. Ook vindt een stapsgewijze, substantiële uitbreiding plaats van de capaciteit van de Inspectie. Deze uitbreiding in capaciteit leidt tot een intensivering en verbetering van toezicht voor de Archiefwet bij de centrale overheid.

De leden van de VVD-fractie lezen dat voor selectiebesluiten de uniforme openbare voorbereidingsprocedure komt te vervallen. Deelt de regering de zorg van deze leden dat een selectiebesluit straks bijna niet meer heroverwogen kan worden wanneer alleen belanghebbenden in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) dit kunnen verzoeken? Hoe zorgt de regering ervoor dat de bezwaarprocedure toegankelijk genoeg blijft, en hoe gaat de bezwaarprocedure er straks uit zien, zo vragen deze leden.

De leden van de CDA-fractie lezen dat regering voornemens is om in het nieuwe Archiefbesluit de toepassing van de uniforme openbare voorbereidingsprocedure voor selectiebesluiten te doen vervallen. De leden van de CDA-fractie constateren dat de burger hiermee uit beeld verdwijnt. De regering wijst erop dat een selectiebesluit vatbaar is voor bezwaar en beroep, maar de Awb en de rechtspraak hebben de kring van belanghebbenden zodanig ingeperkt dat alleen een burger wiens belang «in voldoende mate te onderscheiden [valt] van dat van gebruikers en potentiële gebruikers» met bezwaar en beroep wordt ontvangen. Deze leden vragen de regering hierop nader in te gaan.

De leden van de SP-fractie vragen of de regering nader kan ingaan op de zorgen rondom het laten vervallen van de openbare voorbereidingsprocedure ten aanzien van selectiebesluiten. Klopt het dat de Awb en de huidige jurisprudentie de kring van belanghebbenden zodanig hebben gedefinieerd dat alleen een burger wiens belang «in voldoende mate te onderscheiden [valt] van dat van gebruikers en potentiële gebruikers» met bezwaar en beroep wordt ontvangen? Deze leden vragen voorts of het klopt dat daarmee het ontsluiten van informatie juist beperkt wordt, tenzij er een nadrukkelijk belang is? Zo nee, waarom niet? Kan de regering het antwoord uitgebreid motiveren, zo vragen deze leden.

In de nota van wijziging die deze beantwoording vergezelt, is een tweetal inhoudelijke wijzigingen opgenomen met betrekking tot de inhoud van beheerregels en selectiebesluiten. Deze wijzigingen zijn aangebracht naar aanleiding van de vragen van de verschillende fracties over archiefvorming, alsmede de aanbevelingen uit het recente rapport van de Inspectie over de archivering van berichtenapps, en zijn er onder andere op gericht om de transparantie van de informatiehuishouding te verbeteren. Door de uitbreiding van de beheerregels wordt voor eenieder kenbaar hoe een verantwoordelijk overheidsorgaan feitelijk invulling geeft aan de verplichtingen uit de Archiefwet, en door de wijziging van het selectiebesluit wordt duidelijk welke documenten op elk moment door de medewerkers van de organisatie kunnen worden vernietigd (zie hierover nader de toelichting bij de nota van wijziging).

De leden van de VVD-fractie lezen dat de overbrengingstermijn vervroegd wordt van twintig naar tien jaar. Zij merken op dat er nog veel achterstanden zijn ten aanzien van de overbrenging en zij maken zich grote zorgen over de uitvoering als de overbrengingstermijn gehalveerd wordt. Hoe denkt de regering de uitvoering ten aanzien van de overbrenging te organiseren wanneer de overbrengingstermijn vervroegd wordt?

Om te voorkomen dat de verkorting van de overbrengingstermijn zou leiden tot nieuwe achterstanden, geldt voor de verkorting van de overbrengingstermijn een ruim overgangsregime. De kortere overbrengingstermijn van 10 jaar gaat op grond van artikel 12.3, eerste lid, van het wetsvoorstel uitsluitend gelden voor de documenten die worden opgemaakt of ontvangen vanaf de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Indien de nieuwe Archiefwet bijvoorbeeld met ingang van 1 januari 2025 in werking zou treden, kunnen de documenten die voor die datum zijn gevormd of ontvangen (dus tot en met 31 december 2024) nog worden overgebracht tot en met het jaar 2044. Voor documenten, gevormd of ontvangen vanaf het jaar 2025, geldt dat deze moeten worden overgebracht vanaf het jaar 2035. Er is op deze wijze sprake van een ruime overgangstermijn, waarbinnen overheidsorganisaties zich kunnen voorbereiden op de nieuwe, verkorte overbrengingstermijn. Bij het Nationaal Archief wordt de komende jaren extra capaciteit ingezet voor kennisontwikkeling en advisering omtrent overbrenging onder de nieuwe Archiefwet.

De leden van de VVD-fractie vragen voorts of de regering het met hen eens is eens dat er extra capaciteit nodig zal zijn om achterstanden weg te werken en de huidige achterstanden niet groter te laten worden? Zo ja, hoe wordt dit opgelost? Zo nee, waarom niet, zo vragen deze leden.

De huidige achterstanden betreffen voornamelijk papieren archiefmateriaal dat nog bewerkt en overgebracht dient te worden. Het wegwerken van de papieren archiefachterstanden over 1975 tot en met 2005 wordt naar verwachting in 2024 door Doc-Direkt afgerond. Eventuele archiefachterstanden van na 2005 worden door de rijksoverheidsorganisaties separaat weggewerkt, in eigen beheer of via een opdracht aan Doc-Direkt. De Inspectie neemt deze achterstanden op in de Monitor overheidsinformatie en erfgoed.24 Hoewel papier bij de overheid grotendeels wordt uitgefaseerd, zal het wegwerken van deze achterstanden nog de nodige tijd vergen. Hiermee is rekening gehouden door te voorzien in een ruime overgangstermijn.

Een duurzame oplossing voor de archivering van chatberichten en e-mails wordt door rijksoverheidsorganisaties ingevoerd binnen de looptijd van het programma Open Overheid. Rijksoverheidsorganisaties hebben hiertoe implementatiegelden ontvangen en krijgen structureel budget toegekend. Het vergroten van de capaciteit aan informatieprofessionals bij de rijksoverheid daarvoor is één van de speerpunten van het programma.

De leden van de CDA-fractie merken op dat bestanden waarvoor ontheffing van de overbrengingsverplichting is verleend niet onder het openbaarheidsregime van de Archiefwet (documentenstelsel) vallen, en dat bij of krachtens AMvB nadere regels kunnen worden gesteld «voor de door het verantwoordelijk overheidsorgaan te treffen adequate voorzieningen voor de blijvende bewaring en beschikbaarstelling van de documenten». De leden van de CDA-fractie vragen waarom de openbaarheid niet in de wet verankerd wordt, zodat voorkomen wordt dat de burger het archiefwettelijke recht op toegang verliest als gevolg van de ontheffing van de overbrengingsverplichting?

De leden van de CDA-fractie merken terecht op dat documenten waarvoor een ontheffing zou worden verleend, niet onder het openbaarheidsregime van de Archiefwet komen te vallen. Op deze documenten blijft het wettelijk kader inzake openbaarheid van toepassing zoals dat voor overbrenging geldt. In veel gevallen is de Woo van toepassing, maar er zijn ook verschillende wetten die eigen bijzondere openbaarheidsregels bevatten.25

Het lijkt de leden van de VVD-fractie niet wenselijk dat de overbrenging oneindig opgeschort kan worden. Zij hebben ook hun bedenkingen bij een middel als een wettelijk maximumaantal verlengtermijnen. Is de mogelijkheid tot oneindig opschorten van overbrenging volgens de regering wenselijk? Zo ja, waarom? Zo nee, wat voor oplossingen ziet de regering?

De leden van de CDA-fractie constateren dat aan het aantal keren dat de overbrengingstermijn kan worden opgeschort geen maximum wordt gesteld. Zet dit de deur niet open voor het tot in lengte van jaren uitstellen van het archiefwettelijke recht op toegang tot de documenten, zo vragen deze leden.

In het wetsvoorstel is – evenmin als overigens in de Archiefwet 1995 het geval is26 – geen maximum gesteld aan het aantal keren dat de overbrenging kan worden opgeschort. Het wetsvoorstel biedt evenwel voldoende waarborgen om te voorkomen dat de overbrenging oneindig zou worden opgeschort. Voor opschorting van de overbrenging is op grond van artikel 5.5, tweede lid, van het wetsvoorstel uitsluitend plaats als sprake is van documenten die nog veelvuldig door een overheidsorgaan worden gebruikt of geraadpleegd. Het opschorten van de overbrenging kan bovendien uitsluitend plaatsvinden, als daarvoor op grond van hetzelfde artikellid een machtiging is gegeven door de Minister van OCW (als het gaat om documenten van – kortgezegd – de centrale overheid of de provincies) of door gedeputeerde staten (als het gaat om documenten van – kortgezegd – een gemeente of een waterschap). Zo’n machtiging kan bovendien slechts voor een periode van maximaal tien jaar worden gegeven. Verlenging is mogelijk, maar ook voor een verlenging geldt telkens een maximumtermijn van tien jaar. Bij iedere aanvraag voor een machtiging of verlenging kan door de Minister van OCW of door gedeputeerde staten worden getoetst of de opschorting nog op zijn plaats is. Als dat niet het geval is, dan wordt de aanvraag afgewezen.

De leden van de VVD-fractie lezen dat deze nieuwe wet vijftien gronden kent om de openbaarheid bij overbrenging voor bepaalde tijd te beperken en dat dit er onder de huidige Archiefwet 1995 drie zijn. De leden van de VVD-fractie zijn het niet eens met de memorie van toelichting dat dit verschil optisch is of alleen een nadere specificering. Zij merken op dat de nieuwe beperkingsgronden zijn ontleend aan de Woo, waarvan het openbaarbaarheidsregime afwijkt van het nieuwe wetsvoorstel. De leden vragen in hoeverre er rekening is gehouden met de andere geldende belangen van het Woo-regime wanneer deze de basis vormen voor de beperkingsgronden in het wetsvoorstel. Hoe wordt voorkomen dat te veel documenten in zijn geheel worden afgeschermd, zo vragen deze leden.

Blijkens het opschrift van de Woo heeft die wet onder andere tot doel om de toegang tot overheidsinformatie voor iedereen te vergroten en bestuurlijke transparantie tot norm te verheffen. Deze belangen worden ook door de Archiefwet gediend. Wel kent de Woo een andere dynamiek dan het openbaarheidsregime van de Archiefwet, hetgeen vooral een gevolg is van de hogere mate van actualiteit van de informatie in de documenten. Een belangrijke consequentie van de verkorting van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar is dat in de toekomst ook actuelere documenten bij een archiefdienst terechtkomen. Dit kan ertoe leiden dat de Archiefwet meer te maken krijgt met de dynamiek van de Woo. Dit is waarom (naast het streven om de Archiefwet en de Woo zoveel mogelijk met elkaar in lijn te brengen) in het wetsvoorstel de specifiekere beperkingsgronden van de Woo zijn opgenomen (zie over deze specificatie ook het antwoord op de vragen van de leden van de CDA-, PvdA en SGP-fracties hieronder).

Wat betreft de mogelijkheid om aan een verzoeker in andere vorm dan inzage informatie te verstrekken, merken de leden van de CDA-fractie op dat een archivaris niet gehouden is te onderzoeken of dit mogelijk is, als het verstrekken van de informatie in een andere vorm een onevenredige inspanning vergt in relatie tot het belang van de verzoeker om die informatie te verkrijgen. Zij vragen de regering nader in te gaan op de kritiek dat dit een nogal vrijblijvende optie is, die hoe dan ook uitvoeringstechnisch buitengewoon problematisch is.

De mogelijkheid om aan een verzoeker informatie in andere vorm te verstrekken, is een nieuwe figuur in het wetsvoorstel. De Archiefwet 1995 kent deze figuur niet. Het wetsvoorstel biedt daarmee een belangrijke nieuwe mogelijkheid voor verzoekers om informatie te ontvangen uit beperkt openbare documenten, ook als inzage niet mogelijk blijkt. Deze nieuwe mogelijkheid is aan het wetsvoorstel toegevoegd om ervoor te zorgen dat ook na overbrenging zoveel mogelijk informatie uit documenten aan een verzoeker kan worden verstrekt. Door de kortere overbrengingstermijn is het immers voorstelbaar dat meer documenten worden overgebracht die – doordat zij actueler zijn – nog niet volledig openbaar kunnen worden gemaakt. Bij het inzageregime van de Archiefwet 1995 dat archiefdiensten toepassen is steeds de vraag of een verzoeker inzage kan krijgen in een dossier of documenten als geheel. Indien een document nog informatie bevat die niet aan de verzoeker ter inzage kan worden gegeven,30 kan de verzoeker kortom in het gehele document geen inzage krijgen. Dit is wezenlijk anders dan bij de Woo, waar informatie kan worden verstrekt door in documenten vertrouwelijke delen weg te lakken of anderszins af te schermen. Met de toevoeging van de mogelijkheid om informatie in andere vorm te verstrekken, wordt mogelijk dat op basis van de Archiefwet bijvoorbeeld gelakte kopieën worden verstrekt, zodat de openbaarheid er niet op achteruit gaat ten opzichte van de situatie voor overbrenging. Van belang hierbij is wel dat een verzoeker in zijn verzoek moet aangeven – net als bij een verzoek om toegang31 – op welke documenten zijn verzoek betrekking heeft.

Deze leden vragen voorts welke bepalingen er in andere landen bestaan die vergelijkbaar zijn met de weigeringsgrond «onevenredige benadeling» in artikel 7.2, derde lid, van het wetsvoorstel.

Voor de beantwoording van deze vraag is gekeken naar de archiefwetgeving van België en Duitsland. Hierbij moet op voorhand worden opgemerkt dat de archiefwetgeving voor zowel België als Duitsland uitermate complex is, hetgeen het moeilijk maakt daar algemene uitspraken over te doen. Dit is een gevolg van het feit dat beide landen federale staten zijn en dat voor een volledig beeld van de Archiefwetgeving naast de federale archiefwetgeving ook wetgeving op – in België – het niveau van de gewesten en gemeenschappen of – in Duitsland – het niveau van de verschillende Bundesländer in ogenschouw moet worden genomen. Om de omvang van dit antwoord hanteerbaar te houden, is dit antwoord beperkt tot de wetgeving op het federale niveau. In België is dat de Archiefwet van 1955. In Duitsland gaat het om het Bundesarchivgesetz.

De leden van de CDA-fractie merken op dat de vijftien beperkingsgronden in het wetsvoorstel zijn ontleend aan de Wet open overheid, terwijl het openbaarheidsregime van de Woo evenwel afwijkt van dat van het wetsvoorstel (documenten- versus informatiestelsel), en terwijl daarbij ook andere belangen gelden. Zij vragen of niet het gevaar bestaat dat overheidsorganen bij de overbrenging van hun documenten de bestaande (op de Woo berustende) beperkingen gemakshalve laten bestaan en daarmee die «andere dynamiek» naar het terrein van de Archiefwet brengen.

De leden van de PvdA-fractie merken op dat hoogleraar archiefwetenschap Charles Jeurgens heeft gesignaleerd dat de vervanging van de drie beperkingsgronden uit de Archiefwet 1995 door vijftien beperkingsgronden meer is dan slechts een optisch verschil of een nadere specificering. Daarnaast heeft het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap erop gewezen dat twee van de bestaande beperkingsgronden uit de Archiefwet 1995 (de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en het voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling) letterlijk terugkomen in de lijst van mogelijke beperkingsgronden in het wetsvoorstel. De leden van de PvdA-fractie vragen de regering een reactie te geven op deze kritiek in het algemeen en in het bijzonder nader toe te lichten hoe zij wil volhouden dat de toegevoegde andere gronden slechts specificaties van de bestaande beperkingsgronden vormen.

De leden van de SGP-fractie vragen een reactie op de kritiek van hoogleraar Jeurgens dat de Woo andere belangen kent dan het regime van de Archiefwet en dat het risico bestaat dat de dynamiek van de Woo met de keuzes van het wetsvoorstel wordt overgebracht naar de Archiefwet, waarbij bij overbrenging van documenten beperkingen gemakshalve blijven bestaan. Deze leden vragen eveneens een andere toelichting op de stelling dat de verschillen tussen de huidige en toekomstige gronden voor beperking van openbaarheid vooral optisch zijn. Zij wijzen daarbij onder andere op de toegevoegde gronden van de bescherming van het milieu en controle door bestuursorganen, die naar de mening van deze leden niet zo eenvoudig te herleiden zijn tot de huidige beperkingsmogelijkheden.

In de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel is aangegeven dat de vijftien beperkingsgronden vooral moeten worden gezien als een specificatie van de beperkingsgronden van de Archiefwet 1995.34 In dit antwoord wordt hierbij een nadere toelichting gegeven.

De leden van de SP-fractie wijzen op de vele kritiekpunten die zijn ingebracht door de deskundigen, zoals tijdens het rondetafelgesprek dat het parlement heeft georganiseerd over deze wet. Deze leden vragen de regering om nader op deze zorgen te reflecteren. Kan de regering bijvoorbeeld ingaan op de kritiek van een groot aantal archiefdeskundigen die stellen dat de voorgenomen wijziging leidt tot minder openbaarheid? Daarnaast wijzen de leden er specifiek op dat documenten waarvoor een ontheffing wordt verleend niet worden overgebracht naar een archiefdienst en derhalve ook niet onder het openbaarheidsregime van de Archiefwet komen te vallen. Het openbaarheidsregime van de Wet open overheid (hierna: Woo) blijft dan tot in lengte van jaren actief. Temeer omdat het openbaarheidsregime van de Woo minder ver gaat dan dat van de Archiefwet betekent dit dat door de ontheffing van de overbrengingsverplichting met de nieuwe Archiefwet feitelijk meer geheim kan blijven dan onder de Archiefwet 1995, zo merken deze leden op. De leden vragen of de regering uitgebreid op deze zorgen kan ingaan. Zo nee, waarom niet? Hoe draagt de voorgestelde wijziging bij aan meer openbaarheid als én de mogelijkheid bestaat documenten niet over te brengen (zoals volgt uit artikel 5.5), én ontheffing kan worden verleend, én er maar liefst twaalf meer gronden zijn opgenomen om openbaarmaking te kunnen weigeren, zo vragen zij.

De leden van de SP-fractie verwijzen in hun vraag naar verschillende onderdelen van het wetsvoorstel met elk een eigen bedoeling en achtergrond. Wat betreft de mogelijkheid om de overbrenging op te schorten, is van belang dat het wetsvoorstel naar mening van de regering voldoende waarborgen biedt om te voorkomen dat de overbrenging oneindig zou worden opgeschort. Hierbij is aan het slot van paragraaf 5 een nadere toelichting gegeven, in antwoord op de vragen van de leden van de fracties van de VVD en het CDA over de mogelijkheid tot opschorting.

Voor de nieuwe mogelijkheid van ontheffing van de overbrengingsverplichting, moet worden opgemerkt dat de ontheffing van de overbrengingsverplichting in algemene zin alleen is bedoeld voor uitzonderlijke gevallen waarbij de overbrenging wringt met het grootschalig beheer en gebruik van documenten voor meerdere doeleinden en waarbij de archiefvormer de documenten langdurig nodig heeft, bijvoorbeeld voor de uitvoering van zijn wettelijke taken. Om te voorkomen dat de openbaarheid van documenten door ontheffing in het gedrang zou komen, is voor het verlenen van ontheffing als voorwaarde gesteld dat het verantwoordelijke overheidsorgaan adequate voorzieningen heeft getroffen voor de beschikbaarstelling van de documenten.

De leden van de VVD-fractie vragen zich af hoe de Minister van OCW toe gaat zien op de noodzakelijke verbetering van de informatiehuishouding van de rijksoverheid, gelet op het feit dat de coördinatie van het informatiebeheer bij BZK ligt en de verantwoordelijkheid van deze Minister zich dus niet uitstrekt tot alle aspecten van het archiefbeleid.

De leden van de fractie van D66 wijzen erop dat, in een tijd waarin het vertrouwen van de burger in de overheid onder druk is komen staan, openheid van de informatiehuishouding van cruciaal belang is. Zij vragen op welke wijze de regering kan waarborgen dat het Ministerie van OCW voldoende capaciteit heeft om zijn coördinerende en toezichthoudende taak te vervullen op het gebied van duurzame en toegankelijke informatiehuishouding van alle departementen?

Voor zover de vraag van de leden van de VVD-fractie betrekking heeft op de verantwoordelijkheidsverdeling tussen de Minister van OCW en de Minister van BZK, wordt verwezen naar het antwoord in paragraaf 1 op de vragen van de leden van de fracties van de VVD, het CDA, de PvdA, de SP en de ChristenUnie over de verantwoordelijkheidsverdeling tussen de Ministers van OCW en BZK.

De leden van de VVD-fractie vragen zich af in hoeverre overheden op decentraal niveau hun eigen toezichtfunctie kunnen organiseren, aangezien het verantwoordelijke overheidsorgaan op decentraal niveau zelf moet toezien op het toezicht. Hoe kijkt de regering hiertegen aan en is er voldoende rekening gehouden met de uitvoeringskracht van gemeenten, zo vragen deze leden.

Ook onder de Archiefwet 1995 zijn decentrale overheden verantwoordelijk voor het organiseren van eigen toezicht. Bij de uitvoeringstoets die door de VNG over het wetsvoorstel is uitgevoerd, is deze toezichtsfunctie uitdrukkelijk aan de orde geweest.41 De VNG heeft het voornemen om met haar leden zelf een toezichtsmethodiek uit te werken die rekening houdt met de verschillende rollen die de archivaris binnen een gemeente vervult. In de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel zijn enkele mogelijkheden toegelicht om het toezicht op afstand te organiseren door dit deels te externaliseren. Het wetsvoorstel staat daar niet aan in de weg.42

De leden van de D66-fractie merken op dat het – om het toezicht over de hele informatieketen te bevorderen – wenselijk zou zijn om een Autoriteit Informatiebeheer op te richten. Kan de regering uiteenzetten waarom er niet is gekozen voor onafhankelijk toezicht en hoe de kwaliteit van de informatieketen zonder onafhankelijke toezichthouder wordt gewaarborgd?

Op decentraal niveau ontbreekt nu een systematiek waarbij de toezichtfunctie voldoende wordt gewaarborgd, zo merken de leden van de fractie van D66 op. Op welke wijze kan de regering zorgdragen voor meer transparantie met betrekking tot de toezichtfunctie op decentraal niveau, zo vragen zij.

De leden van de CDA-fractie vragen of de regering de waarneming deelt dat het toezicht nu veel te complex en versnipperd georganiseerd is? Kan de regering ingaan op het pleidooi van de KVAN voor een fundamentele heroverweging van het toezichtsgebouw rond informatiebeheer, archivering, privacy en security, zo vragen zij. Deze leden vragen voorts hoe de regering oordeelt over het pleidooi van de KVAN voor de aanstelling van een Autoriteit Informatiebeheer die dwingend op kan treden door de gehele informatieketen en over alle overheidslagen heen?

De leden van de SP-fractie vragen naar het toezicht op naleving van de Archiefwet en de uitvoering door decentrale overheden. De praktijk laat zien dat, door versnipperde wetgeving, een gebrek aan middelen en een gebrek aan kennis de uitvoering te wensen overlaat, zo merken zij op. In hoeverre acht de regering dit gewaarborgd met dit wetsvoorstel?

De leden van de ChristenUnie-fractie merken op dat het toezicht versnipperd is: er zijn veel verschillende toezichthouders en -regimes. De leden van de ChristenUnie-fractie vragen de regering in hoeverre dat deugdelijke archivering en informatiebeheer van de overheid ten goede komt. Deze leden vragen de regering voorts te waarom er niet gekozen is voor de instelling van een nieuwe toezichthouder. Zij vragen de regering om te beargumenteren waarom wel of niet wordt gekozen voor één toezichtautoriteit.

De organisatie van het toezicht op de naleving van de Archiefwet volgt de organisatie van het openbaar bestuur in Nederland. Voor wat betreft het toezicht door de archivaris op decentraal niveau hebben provincies, gemeenten en waterschappen een eigenstandige positie en democratische legitimatie. De Archiefwet sluit aan bij deze inrichting van het Nederlandse staatsbestel, door te bepalen dat de verschillende decentrale overheden zelf verantwoordelijk zijn voor het toezicht.

De leden van de CDA-fractie constateren dat er grote zorgen bestaan over het toezicht. Onderschrijft de regering de noodzaak van een capabel en robuust georganiseerde toezichtsfunctie, zoals in het rondetafelgesprek in de Tweede Kamer is bepleit door Bert de Vries, gemeentearchivaris van Amsterdam, namens de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (hierna: KVAN)?

Wat betreft deze vragen wordt verwezen naar de antwoorden op vragen van de D66-fractie hierboven. Daarbij is van belang dat het wetsvoorstel een aantal wijzigingen bevat dat de toezichtfunctie van zowel de rijksoverheid als de decentrale overheden versterkt. Ten eerste wordt het toezicht op grond van de Archiefwet uitgebreid naar de archieven die zijn overgebracht naar een archiefdienst. Daarmee wordt het permanente belang van de duurzame toegankelijkheid benadrukt, welk belang onverkort geldt voor documenten die naar een archiefdienst zijn overgebracht. Ten tweede wordt voor de centrale overheid een meldplicht bij incidenten geïntroduceerd. De verwachting is dat deze meldplicht de positie van de Inspectie zal versterken en zal bijdragen aan een betere uitvoeringspraktijk.46

Deze leden vragen voorts waarom de regering in dit wetsvoorstel niet gekozen heeft voor sancties of meer doorzettingsmacht van de toezichthouder.

Het toezicht in het wetsvoorstel – zowel bij de centrale als de decentrale overheid – is primair gebaseerd op onderzoek en rapportage of publicatie. De Inspectie publiceert alle rapporten op haar website, waar iedereen er kennis van kan nemen. Rapporten en periodieke verslagen worden bovendien, voorzien van een beleidsreactie van de betreffende Ministers, aan de Kamer aangeboden. Op die manier vindt ook bijsturing plaats, onder meer door het opvolgen van aanbevelingen van de toezichthouder.

De leden van de ChristenUnie-fractie vragen ook of zij het juist zien dat het voorstel niet is voorgelegd aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Zou dit niet alsnog verstandig zijn, zo vragen deze leden.

Het wetsvoorstel is voor advies voorgelegd aan de Autoriteit Persoonsgegevens.48 In hoofdstuk 6 van de memorie van toelichting is een reactie op dit advies opgenomen.49

De leden van de D66-fractie vragen op welke wijze de regering de kwaliteit van de professionele informatie- en archiefprofessionals wil waarborgen zonder diploma-eis en zonder enige vorm van registratie- of certificeringsverplichtingen.

De leden van de CDA-fractie vragen of de regering kan toelichten waarom het verstandig is de diploma-eis te laten vervallen, gelet op de toenemende complexiteit van de informatiehuishouding van de overheid en de verwachtingen van burgers en volksvertegenwoordigers om over betrouwbare informatie te kunnen beschikken.

De leden van de fractie van de PvdA spreken hun verbazing uit over het feit dat de diploma-eis uit de Archiefwet komt te vervallen, terwijl in het wetsvoorstel niet op zijn minst een deskundigheidseis is gesteld die is gekoppeld aan een certificeringseis. De leden vragen of de regering de deskundigheid nu welbewust wil overlaten aan het toeval, en of haar overweging dat het wegvallen van de diploma-eis het eenvoudiger maakt dat er kan worden geconcentreerd «op (potentiële) geschiktheid, bekwaamheid en kennis», ook betekent dat die geschiktheid, bekwaamheid en kennis ook nog wel eens zouden kunnen ontbreken?

De leden van de SGP-fractie kunnen zich voorstellen dat de regering de huidige regeling inzake diploma’s te weinig flexibel vindt, maar zij vragen waarom het niet logisch is om wel normen te kunnen stellen inzake onder meer kennisvaardigheden van archivarissen, waarbij ook het functioneren van archivarissen binnen de organisatie een plek kan krijgen. Waarom wordt niet ten minste uit voorzorg een wettelijke grondslag geregeld om uitwerking te geven aan wat vanuit de sector als noodzakelijke basis wordt gezien, zo vragen deze leden.

De complexiteit van het verbeteren van de informatiehuishouding van de overheid is groot, en daarbij is er een grote behoefte aan deskundigheid. De archivaris vervult met zijn kennis van de beginselen van de archivistiek een belangrijke rol in de informatiehuishouding. Onder de Archiefwet 1995 geldt het archiefdiploma als de formele eis om als archivaris bij de overheid te kunnen worden benoemd of aangewezen. Toetsing van deskundigheid vindt daarbij plaats door het vaststellen of de desbetreffende archivaris over het vereiste diploma beschikt. Het uitgangspunt is dat met dit eenmaal behaalde diploma in voldoende mate in de deskundigheid is voorzien.

De leden van VVD-fractie merken op dat er meerdere wetten bestaan die betrekking hebben op dezelfde overheidsinformatie maar volgens een andere systematiek werken, zoals de Wet open overheid en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Vindt de regering het een potentieel risico dat overheidsinformatie onder geen wet of onder twee wetten tegelijk kan vallen? Hoe kijkt de regering aan tegen een toekomstige brede kader- of informatiewet, waarvoor regeringscommissaris Arre Zuurmond ook heeft gepleit, en waarin zo veel mogelijk harmonisatie tussen de verschillende wetgeving plaatsvindt?

De leden van de D66-fractie vragen op welke manier de regering kan waarborgen dat – vanwege een gebrek aan synergie in de wet- en regelgeving – de informatievoorziening van de overheid niet nog complexer wordt, en op welke manier zij voldoende toezicht houdt op de hele informatieketen.

De leden van de PvdA-fractie vragen de regering om te reageren op de constatering dat het Rijk de wetten onvoldoende heeft geharmoniseerd. Wat wil de regering doen om tegemoet te komen aan de wens dat de wetten elkaar daadwerkelijk gaan versterken, in plaats van dat deze de uitvoering in de praktijk bemoeilijken, zo vragen zij.

De leden van de SGP-fractie vragen een reactie op signalen vanuit de sector en adviezen inzake informatiehuishouding dat het wenselijk is een overkoepelende, kaderstellende wet te hebben die de samenhang tussen onder meer openbaarheid en archivering duidelijk maakt, aangezien deze thema’s steeds intensiever op elkaar zijn betrokken. Vindt de regering ook dat hiermee kwetsbaarheden en incongruenties in de afstemming van de verschillende wetten kan worden voorkomen?

De leden van de VVD-fractie lezen dat het Rijk voornemens is om uit de Regionale Historische Centra (hierna: RHC’s) te stappen. Zij vragen wat deze uittreding betekent voor decentrale overheden en of rekening is gehouden met de implicaties voor de digitale archieven van gemeenten. Wat betekent deze uittreding bijvoorbeeld voor de financiële en juridische consequenties voor de achterblijvende partners uit de gemeenschappelijke regeling, zo vragen zij.

De leden van de VVD-fractie vragen wat de loskoppeling van lagere overheden van het e-depot van het Nationaal Archief betekent voor de digitale archivering van lokale overheden. Hoe wordt er op het proces na uittreding toegezien en wat is de rol van de Minister hierbij?

De leden van de CDA-fractie vragen de regering wat de financiële en juridische consequenties zijn van het voorgenomen eenzijdig uittreden van het Rijk uit de gemeenschappelijke regelingen die de Regionale Historische Centra (hierna: RHC's) aansturen.

De leden van de fractie van het CDA vragen of de regering onderkent dat decentrale overheden die deelnemen in de gemeenschappelijke regelingen door dit voorgenomen besluit het risico lopen dat er exploitatieproblemen ontstaan bij de RHC’s.

Deze leden vragen voorts of de regering het wenselijk acht dat decentrale overheden een alternatieve leverancier van e-depotvoorzieningen moeten zoeken, nu de toegang tot het e-depot van het Nationaal Archief wordt afgesloten?

Hoewel het Rijk voornemens is om uit te treden uit de gemeenschappelijke regelingen, blijven de Regionale Historische Centra (hierna: RHC’s) de papieren rijkscollecties die hier worden bewaard ook na de uittreding beheren. Deze collecties blijven zo voor burgers optimaal toegankelijk. Het Rijk zet hiertoe de bekostiging die is gerelateerd aan het archiefbeheer na het uittreden voort, door middel van een specifieke uitkering. In het wetsvoorstel is daarvoor in de artikelen 3.1 en 3.2 een regeling opgenomen. Er is geen sprake van negatieve financiële gevolgen. Wat de juridische gevolgen betreft: de bestaande gemeenschappelijke regelingen zullen bij uittreden door het Rijk worden aangepast aan de nieuwe situatie. Op dit moment ben ik in overleg met de besturen van de RHC’s om te komen tot een bestuursconvenant waarin de duurzaamheid van de relatie tussen het Rijk en de RHC’s wordt herbevestigd, ook voor de periode na het uittreden.

De leden van de CDA-fractie vragen of de wet zich niet ook zou moeten uitstrekken over collecties van niet-overheidsorganisaties zoals particuliere personen, (beursgenoteerde) bedrijven en maatschappelijke organisaties? Daarbij vragen deze leden in het bijzonder aandacht voor de archieven van kerkelijke gemeenschappen. Onderschrijft de regering de stelling, dat er meer bescherming nodig is voor kerkelijke archieven, zo vragen deze leden.

De regering is van mening dat zij de regels van de Archiefwet, bedoeld voor de overheidsorganen, niet zou moeten opleggen aan particuliere personen, bedrijven of maatschappelijk organisaties. Daarmee wordt de particuliere sector te veel belast met regels die logischerwijs zijn ingegeven door het publieke karakter van de overheid. De regering wil particulieren en instellingen niet verplichten hun documenten, die immers onderdeel uitmaken van de eigen middelen van de persoon of instelling, naar een publiek overheidsorgaan als een archiefdienst over te dragen.

De leden van de ChristenUnie-fractie vragen de regering of particuliere archieven in de praktijk vaker in bruikleen aan een archiefdienst worden overgedragen of dat er in de praktijk vaker sprake is van eigendomsoverdracht. De leden vragen de regering waarom er gekozen is voor de eigendomsoverdracht als uitgangspunt en niet voor bruikleen. Wat zijn eventuele implicaties van het opnemen van zowel eigendomsoverdracht als bruikleen in artikel 9.4 voor particuliere archieven, en is de bedoeling van de regering dat de mogelijkheid om archieven in bruikleen te geven zal blijven bestaan? Is de regering bereid om dit te verduidelijken in het wetsvoorstel, zo vragen deze leden.

De leden van de SGP-fractie vragen ook aandacht voor het feit dat particuliere archieven nogal eens in bruikleen worden overgedragen. Zij kunnen zich niet voorstellen dat de regering beoogt deze constructie onmogelijk te maken, en vragen een nadere toelichting. Indien het inderdaad de bedoeling is de huidige praktijk van bruikleen te continueren, vragen deze leden of de regering kan bevestigen dat de bepalingen van het wetsvoorstel, bijvoorbeeld inzake openbaarheid, niet van toepassing zullen zijn op particuliere archieven die aan een archiefdienst zijn overgedragen.

Het klopt dat voor artikel 9.4 van het wetsvoorstel eigendomsoverdracht als uitgangspunt is genomen. In de memorie van toelichting is aangegeven dat het opnemen van documenten van particuliere personen en rechtspersonen eigendomsoverdracht veronderstelt.52 De regering beschikt niet over exacte cijfers over hoe vaak dit gebeurt, maar de leden van de ChristenUnie-fractie en van de SGP-fractie geven terecht aan dat particuliere archieven in de praktijk ook wel in bruikleen of bewaring worden gegeven aan een archiefdienst.

De leden van de SGP-fractie vragen of de regering kan bevestigen dat de bepalingen in het wetsvoorstel, bijvoorbeeld inzake openbaarheid, niet van toepassing zullen zijn op particuliere archieven die aan een archiefdienst zijn overgedragen.

Het is staande praktijk dat bij het opnemen van particuliere archieven afspraken worden gemaakt over de toegankelijkheid en de openbaarheid van de documenten. In artikel 9.4, derde lid, van het wetsvoorstel is daarom uitdrukkelijk de mogelijkheid opgenomen voor de archiefdienst om met de persoon of particuliere instelling tot overeenstemming te komen over de voorwaarden waaronder toegang tot de documenten kan worden verleend of waaronder daaruit informatie in andere vorm kan worden verstrekt. Deze bijzondere voorwaarden kunnen afwijken het reguliere openbaarheidsregime dat is opgenomen in hoofdstuk 7 van het wetsvoorstel.

De leden van het CDA vragen op welke wijze de regeringscommissaris Informatiehuishouding, Arre Zuurmond, betrokken is bij de samenhang tussen de informatiehuishouding van het Rijk en de Archiefwet 2021?

De regeringscommissaris heeft als opdracht om onder verantwoordelijkheid van de Minister van BZK in overeenstemming met de Minister van OCW bij te dragen aan de verbetering van informatiehuishouding van de (Rijks)overheid.53 De regeringscommissaris is niet rechtstreeks betrokken bij de totstandkoming van de Archiefwet 2021, maar wordt hier wel uitgebreid over geïnformeerd. In het kader van de totstandkoming van de nota van wijziging bij dit wetsvoorstel is ook met de regeringscommissaris gesproken. De regeringscommissaris heeft verder advies uitgebracht over chatarchivering en de werkplek van de toekomst. Dit advies is verwerkt in de Kabinetsreactie op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer.54

De leden van het CDA vragen aandacht voor aanbestedingseisen van ICT-systemen, waar functionaliteit in de regel gaat vóór archivering. Hoe beoordeelt de regering het voorstel dat elk informatiesysteem zou moeten beschikken over een archiveringsfunctie, gecertificeerd door een onafhankelijke instantie, zo vragen zij.

De regering onderschrijft het belang van concrete eisen waaraan informatiesystemen moeten voldoen om de daarin beheerde informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden. Op dit vlak zijn al verschillende initiatieven gaande. Specifiek voor duurzame toegankelijkheid heeft het Nationaal Archief het raamwerk Duurzame Toegankelijkheid (DUTO) ontwikkeld.55 Dit raamwerk wordt doorontwikkeld waarbij ook modeleisen voor archiveringsfunctionaliteiten worden geformuleerd. Deze modeleisen zullen herbruikbaar zijn binnen aanbestedingsprojecten en vrijelijk beschikbaar zijn voor alle organisaties die onder werking van de Archiefwet vallen.

Voor nieuwe systemen is het wenselijk een kwaliteitskader voorhanden te hebben waarin aan de voorkant van het traject van realisatie eisen en een afwegingskader voor archivering by design zijn opgenomen. Onder regie van de directie CIO Rijk zijn daarom de afgelopen periode de volgende zaken bewerkstelligd:

• – In 2021 zijn in de CIO-oordelen eisen opgenomen ten aanzien van duurzame toegankelijkheid om nieuwe ICT-voorzieningen te mogen starten.

• – In 2022 zijn archivering by design-eisen opgenomen in het handboek portfoliomanagement Rijk, waardoor al vanaf de startfase van een project de juiste i-professionals betrokken worden en de juiste i-afwegingen in het project worden uitgevoerd.

Ook wordt op dit moment door het Nationaal Archief, onder regie van CIO Rijk, een werkwijze ontwikkeld om te komen tot concrete eisen en standaarden voor systemen en een methodiek voor risicoanalyses. Gemeenten maken bij aanbestedingen gebruik van de «Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT Toolbox» (GIBIT). Hierin wordt ook expliciet aandacht besteed aan archivering.56

De leden van de CDA-fractie vragen of de regering onderkent dat digitale achterstanden in archivering groter en complexer zijn dan bij papieren archivering?

Op dit moment is nog maar mondjesmaat sprake van het overbrengen van digitale documenten. Het is zeker zo dat het achteraf op orde brengen van archieven zodat deze kunnen worden overgebracht een complex en kostbaar proces is. Dit is ook de ervaring met het bewerken van papieren achterstanden in overbrenging bij het Rijk. Het beleid is Rijksbreed dan ook op gericht op het in een zo vroeg mogelijk stadium op orde brengen van de duurzame toegankelijkheid van documenten, om eventuele inhaalslagen achteraf te voorkomen. Archivering by design draagt er in belangrijke mate aan bij dit te realiseren. Dit voorstel voor een nieuwe Archiefwet en de nieuwe onderliggende regelgeving zullen voor de duurzame toegankelijkheid betere en modernere handvatten bieden.

Deze leden merken voorts op dat de gemeente Utrecht al datagedreven werkt. Onderkent de regering dat het beheren van gegevens en de relaties tussen gegevens voor de uitvoering lastig is? Klopt het dat hier landelijk nog geen voorzieningen voor zijn en dat het dus extra ontwikkelkosten met zich meebrengt om ook dit binnen het archiefbeheer van data te kunnen regelen, zo vragen deze leden.

Of voor het beheren van gegevens en relaties tussen gegevens landelijke voorzieningen nodig of wenselijk zijn, moet per concrete dataverzameling worden bezien. Sommige dataverzamelingen zijn lokaal en organisatiegebonden, terwijl andere dataverzamelingen meerdere organisaties kunnen bestrijken of zelfs landelijk kunnen zijn. In een aantal gevallen bestaan al landelijke voorzieningen, zoals bijvoorbeeld voor de basisregistraties. Bij dit alles is het startpunt dat de (beheer)taken en verantwoordelijkheden voor de concrete gegevensverzameling duidelijk zijn belegd. Dit is randvoorwaardelijk om te bepalen welke voorzieningen nodig zijn, of dit (ook) landelijke voorzieningen dienen te zijn, en welke partijen hiervoor aan zet zijn.

De leden van de ChristenUnie-fractie vragen hoe de rechten van individuele burgers zijn verankerd in dit wetsvoorstel. Hoe kunnen burgers aanvragen welke informatie van hen beschikbaar is en hoe kunnen overheids- en archiefinstanties dit vervolgens uitvoeren? Welke grondrechten en belangen ziet de regering die hierin dienen te worden gewogen en hoe heeft zij die weging gemaakt, zo vragen deze leden.

De regering verwacht dat de voorgenomen uitbreiding van de beheerregels die in de nota van wijziging is opgenomen, in het algemeen meer inzicht zal geven in de documenten die door overheidsorganen worden beheerd, alsook in de wijze waarop die documenten worden beheerd. Voor gegevens van burgers is van belang dat in de AVG verschillende verplichtingen zijn opgenomen die de rechten van burgers waarborgen. Zo zijn overheidsorganen die persoonsgegevens verwerken, op grond van artikel 30 van de AVG verplicht om een register bij te houden van de verwerkingen die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden, en heeft de betrokkene op grond van artikel 15 van de AVG het recht om van een overheidsorgaan uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens.57

De leden van de ChristenUnie-fractie constateren dat er veel verandert in de wetgeving en het beleid ten aanzien van informatiebeheer voor overheidsinstellingen en uitvoeringsorganisaties. Zij denken hierbij aan de Wet open overheid, maar ook aan de maatregelen die in gang zijn gezet in reactie op het rapport over de kinderopvangtoeslagaffaire. Door wie en op welke wijze wordt de brede uitvoerbaarheid van de verschillende trajecten die lopen in het oog gehouden, en op welke wijze wordt de Kamer hier over geïnformeerd?

Onder verantwoordelijkheid van BZK en OCW wordt samengewerkt in het rijksbrede programma Open Overheid dat tot doel heeft om de openheid van de rijksoverheid te vergroten en haar informatiehuishouding te verbeteren. In dit programma zijn de thema’s openbaarmaking, informatiehuishouding en de nieuwe Archiefwet met elkaar verbonden. In dit programma is expliciet aandacht voor de uitvoerbaarheid. Een voorbeeld hiervan is de invoeringstoets Woo die dit jaar wordt uitgevoerd. Voor Prinsjesdag wordt aan de Kamer het meerjarenplan Openbaarmaking en Informatiehuishouding aangeboden. In dit plan wordt de voortgang op deze drie thema’s beschreven en aangekondigd welke maatregelen komende jaren worden genomen. Daarnaast is de Inspectie betrokken bij dit programma en brengt zij via haar reguliere toezichtstaak en monitoring regelmatig verslag uit van de stand van zaken met betrekking tot de informatiehuishouding.

De leden van de ChristenUnie-fractie vragen voorts of er ook op de uit dit wetsvoorstel volgende regelingen uitvoeringstoetsen plaatsvinden om te komen tot een wet die niet alleen op papier, maar ook in de praktijk werkt?

Voor de op het wetsvoorstel berustende lagere regelgeving (het nieuwe Archiefbesluit en nieuwe Archiefregeling) zullen internetconsultaties worden gehouden en worden eveneens aparte uitvoeringstoetsen uitgevoerd.