Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 9 maart 2015
Het Ministerie van Economische Zaken (EZ) stelt via de zogenoemde taakgerichte financiering jaarlijks € 1,1 miljoen ter beschikking aan het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN). Deze financiële bijdrage van EZ aan NEN vloeit voort uit de Overeenkomst die in 2013 is gesloten tussen de Staat en NEN. Met deze Overeenkomst is uitvoering gegeven aan EG-Verordening 1025/2012 en is bevestigd dat NEN de nationale normalisatie-instelling is in Nederland. Aan de positie van nationale normalisatie-instelling is een aantal activiteiten verbonden waarvoor EZ aan NEN taakgerichte financiering verleent.
De financiële bijdrage gebruikt NEN voor drie verschillende activiteiten. Ongeveer twee derde van dit bedrag wordt benut voor het informeren van belanghebbende partijen over Europese en mondiale normalisatie-initiatieven (de activiteit «informeren»). Doel hiervan is dat belanghebbende partijen zich een oordeel kunnen vormen over of betrokkenheid bij het opstellen van de betreffende normen in hun belang is. Zonder de financiële bijdrage van EZ zou NEN betrokken belanghebbenden ook informeren, maar dankzij de EZ-bijdrage kan dit intensiever en gerichter. Jaarlijks worden ten aanzien van circa 40 internationale normalisatie-ontwikkelingen belanghebbende partijen projectmatig benaderd, zodat zij zich een goed oordeel kunnen vormen over de mogelijke kansen en bedreigingen die daaraan voor hen zijn verbonden en over of zij bij de opstelling van deze normen willen worden betrokken.
Daarnaast wordt een deel van het door EZ ter beschikking gestelde bedrag gebruikt voor de uitvoering van enkele taken die voortvloeien uit de Normalisatieverordening en de Overeenkomst die is gesloten tussen de Staat en NEN, waaronder notificatie en de controle of in regelgeving van de overheid wordt verwezen naar actuele dan wel vervallen normen (de activiteit «notificeren en controleren»).
Ten slotte wordt een deel van de subsidie gebruikt als bijdrage in de kosten van lidmaatschappen van NEN aan mondiale en Europese normalisatie-instellingen.
Door onderzoeksbureau Kwink Groep zijn de doeltreffendheid en doelmatigheid van de besteding door NEN van de taakgerichte financiering geëvalueerd. Daarbij is vooral gekeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het informeren van belanghebbenden. De activiteit «notificeren en controleren» is alleen op doelmatigheid beoordeeld aangezien het voornamelijk om uitvoering gaat van rechtstreekse verplichtingen uit de normalisatieverordening. De bijdrage in de kosten van lidmaatschappen van NEN aan mondiale en Europese normalisatie-instellingen is buiten beschouwing gelaten, aangezien NEN geen invloed kan uitoefenen op de besteding van dit gedeelte van de bijdrage.
Conclusies en aanbevelingen wat betreft de activiteit «informeren»
Conclusie van Kwink Groep (zie voor het volledige evaluatierapport bijlage 11) is dat NEN op doeltreffende en doelmatige wijze invulling geeft aan het informeren van belanghebbenden over de initiatieven van Europese en mondiale normalisatie-instellingen. Deze activiteit wordt op zodanige wijze uitgevoerd dat de belanghebbenden tijdig en goed geïnformeerd een besluit kunnen nemen over deelname aan deze initiatieven. Niettemin kan volgens de onderzoekers de doeltreffendheid van het informeren van belanghebbenden verder worden vergroot.
Kwink groep wijst erop dat in de praktijk het informeren van belanghebbenden niet precies wordt uitgevoerd in lijn met de door NEN gehanteerde formele beschrijving in de subsidieaanvraag. Hier speelt onder andere de vraag of de subsidie alleen benut kan worden in verband met volledig nieuwe Europese of internationale normalisatie-initiatieven waarvoor NEN nog geen netwerk heeft, of ook bij bestaande normalisatie-initiatieven als er bijvoorbeeld nieuwe ontwikkelingen zijn waardoor het nuttig is belanghebbenden extra te informeren. Ook is volgens de onderzoekers de opdracht van EZ aan NEN vooral te zien als opdracht aan NEN om bepaalde inspanningen te verrichten, zonder dat zij duidelijkheid geeft over welke resultaten dienen te worden behaald. Het advies is de opdracht nader te operationaliseren en de doelstelling van de opdracht te actualiseren.
Kwink Groep verwacht dat de doeltreffendheid van de besteding van de subsidie ook verder kan worden vergroot wanneer NEN de behoeften van belanghebbende partijen meer centraal stelt. NEN kan zo beter inzicht krijgen in waar, hoe (met welke communicatiemiddelen) en met welke type informatie deze belanghebbenden het beste kunnen worden bereikt. Van belang is dat NEN feiten, cijfers en percepties verzamelt over de waardering en de effectiviteit van de ingezette communicatiemiddelen om zo meer zicht te krijgen op de effectiviteit van de ingezette communicatiemiddelen en op de wijze waarop NEN potentieel belanghebbende partijen beter kan bereiken.
Voorts kan de doeltreffendheid en doelmatigheid worden vergroot wanneer projectleiders binnen NEN die zijn belast met de uitvoering van met de subsidie bekostigde projecten meer structureel onderling kennis en «best-practices» uitwisselen over het zo effectief mogelijk benaderen van belanghebbenden.
Kwink adviseert, anders gezegd, dat NEN intern meer aandacht zou moeten besteden aan reflecteren en innoveren. NEN dient reflectie op en innovatie van werkwijzen meer structureel te verankeren in de interne werkprocessen, bijvoorbeeld door middel van peer reviews waarbij NEN-medewerkers vooraf elkaars voorstel voor de aanpak van een met de taakgerichte subsidie ondersteund project beoordelen.
Kwink Groep wijst erop dat EZ de verantwoordingsrapportages van NEN over de taakgericht gefinancierde projecten beperkt benut. EZ kan bijdragen aan verbetering van de doeltreffendheid van de besteding van de subsidie door expliciet te maken aan welke onderwerpen NEN aandacht dient te besteden in zijn verantwoordingsrapportages.
De onderzoekers adviseren te komen tot een kritische en intensievere dialoog tussen EZ en NEN. EZ is daarbij verantwoordelijk voor de omschrijving van het doel van de subsidiëring en dient aan NEN over te laten hoe NEN dit doel zo effectief mogelijk nastreeft. Van NEN mag worden verwacht dat NEN in zijn verantwoordingsrapportages laat zien dat het voortdurend streeft naar verdere verbeteringen in de doeltreffendheid en doelmatigheid van de besteding van de subsidie. Daarbij is ook van belang meer helderheid te geven over de interne selectie van de onderwerpen waarop een met taakgerichte subsidie ondersteund project wordt ingezet.
Conclusies en aanbevelingen wat betreft de activiteit «notificeren en controleren»
Kwink Groep beoordeelt de taakuitvoering van «notificeren en controleren» als doelmatig en heeft geen aanleiding te veronderstellen dat het bekendmaken van nieuwe (ontwerp)normen met minder tijd en budget kan worden uitgevoerd. Hetzelfde geldt voor het controleren van vervallen normen in regelgeving.
Niettemin zien de onderzoekers verbetermogelijkheden in relatie tot de internetpagina www.werkprogramma.nen.nl. Op deze pagina wordt informatie gegeven over alle lopende normprojecten. Ook is per thema te zien welke normen recent zijn vastgesteld. De onderzoekers doen in dit verband de volgende aanbevelingen:
– monitoren van het gebruik van werkprogramma.nen.nl en de registers met aangemelde «workitems» van andere normalisatie-instellingen;
– verbeteren van de zoekfunctie van werkprogramma.nen.nl;
– monitoren van de waardering van gebruikers; en
– meer aandacht geven aan de tijdigheid waarmee ontwerpnormen door NEN-medewerkers worden aangemeld in de interne database (en de daaraan gekoppelde externe database).
Beleidsreactie en uitvoering van de aanbevelingen
Naar aanleiding van de conclusies en aanbevelingen zal de huidige formulering uit de Overeenkomst tussen EZ en NEN wat betreft de doelstelling van de taakgerichte financiering worden aangepast. Ook zal de formulering wat betreft de doelstelling van de taakgerichte financiering in de jaarlijkse subsidieaanvraag worden gepreciseerd. EZ zal in overleg met NEN een format opstellen waarin expliciet wordt gemaakt waaraan de verantwoordingsrapportages van NEN dienen te voldoen. Het streven is hierbij te komen tot een proces van verantwoording dat ondersteunend is aan het continu werken aan een doeltreffende en doelmatige inzet van de subsidie. De inzet is dat, hoewel dit nog geen deel uit maakt van de formele subsidietoekenning aan NEN voor 2015, de verantwoordingsrapportage over het jaar 2015 reeds zal worden opgesteld aan de hand van dit format. Voorts zal NEN de aanbevelingen doorvoeren die betrekking hebben op de interne werkwijzen van NEN, zowel ten aanzien van het informeren van belanghebbenden als ten aanzien van het notificeren en controleren.
De Minister van Economische Zaken, H.G.J. Kamp