Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 15 november 2013
Aanleiding
In het wetgevingsoverleg van 26 juni j.l. over het jaarverslag en de slotwet 2012 (Kamerstuk 33 605 VI, nr. 12) heb ik met u gesproken over het financieel beheer bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ). In de ontwerp-begroting 2014 heb ik toegezegd1, u voor de begrotingsbehandeling te informeren over de gerealiseerde verbeteringen.
Aanpak verbetering financieel beheer
Om het financieel beheer te verbeteren is een verbeterprogramma gestart. Hierbij is er voor gekozen om de benodigde verbeteracties op te delen in twee fasen. In de eerste fase ligt de focus op het realiseren van een betrouwbaar en geschoond financieel systeem, dat bijdraagt aan een kwalitatief goed verantwoordingsproces bij de jaarafsluiting 2013. De afgelopen maanden zijn belangrijke resultaten geboekt:
• Het realiseren van een betrouwbaar financieel systeem. Het verplichtingenmaatwerk is aangepast. De voorlopige resultaten van een systeem-audit bevestigen de verbeteringen. Daarnaast maakt een nieuwe wijze van rapporteren het mogelijk om te sturen op verplichtingen en voorschotten;
• Het schonen van foutieve boekingen. De belangrijkste correctie betrof de onvolledige conversie van verplichtingen van juli 2012 bij het Bestuursdepartement, Dienst Justis en de Hoge Raad. Deze conversie is gecorrigeerd. Het systeem toont nu de juiste beginstanden per juli 2012 voor deze sectoren. Andere boekingsfouten zijn met behulp van zogenoemde query’s opgespoord en worden op dit moment hersteld;
• Uniforme en eenvoudige voorschriften voor geheel VenJ. Voorschriften zijn opgesteld voor het registreren van verplichtingen en het verstrekken van voorschotten. Deze voorschriften gelden voor alle VenJ organisaties;
• Naast procesbeschrijvingen van de belangrijkste financiële processen zijn er ook instructies en checklisten opgesteld voor maand- en periode-afsluitingen. De resultaten van deze afsluitingen zijn en worden door mij beoordeeld. De geconstateerde aandachtspunten en administratieve achterstanden worden periodiek op voortgang bewaakt;
• Er zijn diverse cursussen en e-learning modules beschikbaar om het kennisniveau van het systeem en het financieel beheer verder te verhogen.
• Ter voorkoming van het ontstaan van onjuiste boekingscoderingen worden hulpmiddelen ontwikkeld die medewerkers helpen met het kiezen van de correcte kostensoort en budgetcode en boekingsfouten in het systeem blokkeren;
• Het betaalgedrag is verbeterd. In het wetgevingsoverleg van 26 juni heb ik aangegeven dat VenJ in 2013 over het gehele jaar bezien helaas niet zal voldoen aan de norm om 90% van de facturen tijdig te betalen. Daarbij heb ik aangegeven dat mijn streven is om in het laatste kwartaal van dit jaar 90% van de facturen tijdig te betalen. De afgelopen maanden is het percentage tijdig betaalde facturen trendmatig gestegen door diverse gerealiseerde verbeteringen. In de maand oktober voldeed ik nog niet aan de norm want 86% van alle facturen zijn in oktober tijdig betaald2. De organisaties Bestuursdepartement (87%), DJI (77%), Raad voor de Kinderbescherming (87%), GDI (85%), Dienst Justis (76%), Schadefonds Geweldsmisdrijven (88%) scoorden in oktober nog onder de norm van 90%. Ik blijf onveranderd streven dat VenJ in het laatste kwartaal aan de rijksbrede norm zal voldoen;
• In 2013 heb ik de control en de governance op de bedrijfsvoering versterkt. De 5- en 12-maandsrapportage in het kader van de planning- en control-cyclus zijn vervangen door maandelijkse rapportages aan de DG’en en 3-maandsrapportages van de DG aan de SG. Daarnaast zijn vier externe leden toegetreden tot het Audit Committee, dat zolang als nodig maandelijks bijeen komt om de verbeteringen nauwlettend te monitoren.
Op basis van de huidige stand van zaken heb ik het vertrouwen dat de jaarafsluiting 2013 binnen de gestelde tijdlijnen en in overeenstemming met de gestelde eisen kan worden opgesteld. Dit vertrouwen wordt onderschreven door de interim-controle 2013 van de Auditdienst Rijk (ADR). In de bijlage bij deze brief is de samenvatting van de interim-controle en de onderzoeken naar de verbeterplannen door de ADR opgenomen3.
In 2014 zal er verder worden gewerkt aan het duurzaam verbeteren van het financieel beheer binnen VenJ en de professionalisering van de controlfunctie. Op deze wijze ontstaat een goede basis om het financieel beheer structureel op orde te brengen en te behouden. Dit is de tweede fase van het verbeterprogramma.
Aandachtspunten Algemene Rekenkamer
De Algemene Rekenkamer (AR) benoemde het financieel beheer bij VenJ in het jaar 2012 als een ernstige onvolkomenheid. De AR heeft in april bezwaar gemaakt. Om het financieel beheer te verbeteren is in overleg met het Ministerie van Financiën een verbeterplan opgesteld. Op 6 mei heeft de AR op basis van het ingediende verbeterplan besloten om het bezwaar niet te handhaven.
De AR heeft op 14 november uw Kamer geïnformeerd met aandachtspunten bij de begroting 20144, de zogenaamde begrotingsbrief. In deze begrotingsbrief gaat de AR in op het financieel beheer in 2013. De AR concludeert dat er veel aan de verbetering van het financieel beheer is gedaan, maar dat deze eind september nog niet op orde was. In deze paragraaf ga ik in op de aanbevelingen en aandachtspunten van de AR.
De Algemene Rekenkamer adviseert om de komende maanden de prioriteit te leggen bij de totstandkoming van het jaarverslag met betrouwbare cijfers. Ik neem dat advies over. De werkzaamheden in de laatste maanden van 2013 staan in het teken van het wegwerken van achterstanden en het corrigeren van foutieve boekingen. De eerste twee maanden van 2014 zullen in het teken staan van het opstellen van het jaarverslag 2013 en de implementatie van de «geschoonde» administratie 2014 zodat ik mijn toezegging aan de Tweede Kamer5 dat het financieel beheer over het jaar 2014 op orde zal zijn, gestand kan doen.
In haar begrotingsbrief refereert de AR aan de uitvoering van een EDP-audit om de betrouwbaarheid van het systeem vast te stellen. De eerste uitkomsten van een onderdeel van deze systeem-audit is dat «.... op basis van de uitkomsten van het onderzoek naar de boekingsgangen en het onderzoek naar de betrouwbaarheid van informatie binnen de verplichtingenadministratie kan gesteld worden dat hiermee goede voortgang is gemaakt. De meest relevante maatwerkcomponenten werken conform de gestelde eisen hetgeen onder andere heeft geresulteerd in rapportages die betrouwbare informatie opleveren.» Aan de hand van deze betrouwbare rapportages worden in 2013 de data in het systeem geschoond door het corrigeren van de boekingsfouten. De eerste uitkomst van de systeem-audit sterkt mij in mijn vertrouwen dat de ingezette aanpak van het financieel beheer op koers ligt en reeds belangrijke resultaten zijn gerealiseerd.
De AR constateert echter dat VenJ er nog niet is. Daarom krijgt het departement op dit moment tijdelijke ondersteuning van andere departementen en van een externe accountant om de verbeteringen te realiseren. De AR vraagt aandacht voor het ontwikkelen en waarborgen van expertise bij directie FEZ. Ik onderschrijf dit aandachtspunt. Het is van belang om de controlfunctie van VenJ en in het bijzonder bij de directie FEZ verder te versterken en scherper in te richten, mede ook in het licht van de budgettaire opgave. De verbeteringen in het jaar 2014 richten zich daarom op het realiseren en borgen van een structurele en duurzame verbetering van het financieel beheer. Het door mij toegezegde onderzoek naar de inrichting van de controlfunctie binnen VenJ zal daarom in het voorjaar 2014 plaatsvinden.
De Minister van Veiligheid en Justitie, I.W. Opstelten