Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 13 juli 2015
Op 1 april 2013 is de Commissie van Aanbestedingsexperts (hierna: de Commissie) opgericht. Het Instellingsbesluit van de Commissie bepaalt dat twee jaar na de start van de Commissie geëvalueerd wordt of de beoogde doelen van de Commissie zijn behaald. Met deze brief informeer ik uw Kamer over de uitkomsten van die evaluatie en geef ik aan welke maatregelen de Commissie voornemens is te nemen om opvolging te geven aan de uitkomsten van de evaluatie. In de bijlage is ter informatie het tweede jaarverslag van de Commissie over de periode 1 maart 2014 tot 1 maart 2015 toegevoegd1.
Doelstelling Commissie
De Commissie van Aanbestedingsexperts is ingesteld met het doel om door een snelle, zorgvuldige en laagdrempelige behandeling van klachten bij te dragen aan de oplossing van aanbestedingsklachten. Daarnaast is het doel van de Commissie om de professionaliteit van de aanbestedingspraktijk verder te verbeteren en een leereffect teweeg te brengen bij ondernemingen en aanbestedende diensten. De Commissie kan naar aanleiding van een klacht bemiddelen of een niet-bindend advies geven over een concrete aanbesteding aan ondernemers, aanbestedende diensten of speciale-sectorbedrijven. Daarmee kan worden bijgedragen aan een verbetering van de dialoog tussen partijen.
Opzet evaluatieonderzoek
Om een goed beeld van het functioneren van de Commissie en de effecten van haar adviezen op de praktijk te krijgen, is door een extern onderzoeksbureau een kwantitatief en kwalitatief evaluatieonderzoek uitgevoerd2. Onderzocht is in hoeverre de Commissie haar doelen heeft bereikt en in hoeverre haar werkwijze bijdraagt aan die doelen en doelmatig is. De (tussentijdse) resultaten van het evaluatieonderzoek zijn besproken in een begeleidingscommissie bestaande uit vertegenwoordigers van aanbestedende diensten, van ondernemers en een onafhankelijk lid vanuit de rechtswetenschap. De Commissie heeft het concept-eindrapport besproken met de experts van de Commissie om te toetsen of de uitkomsten worden gedeeld.
Uitkomsten evaluatie
Het algemeen beeld dat uit de evaluatie naar voren komt ten aanzien van de doeltreffendheid van de Commissie is positief. De Commissie van Aanbestedingsexperts is in twee jaar uitgegroeid tot een Commissie voor de behandeling van aanbestedingsklachten waar ondernemers in veel gevallen hun weg naar weten te vinden. Vanaf de start van de Commissie tot 1 januari 2015 zijn door ondernemers 163 klachten ingediend die vooral betrekking hadden op rechtmatigheidsaspecten van aanbestedingsprocedures. Klachten worden in ruim 70% van de gevallen ingediend door het midden- en kleinbedrijf.
Een grote meerderheid van de ondervraagden vindt de Commissie een aanvulling op andere mogelijkheden om aanbestedingsklachten in te dienen. De toegevoegde waarde geldt met name voor klachten waar de klager niet 100% zeker is van zijn zaak, klachten in de beginfase van een aanbestedingsprocedure en klachten over kleine opdrachten. De ondervraagden zijn in ruime meerderheid positief over de zorgvuldigheid en laagdrempeligheid van de klachtenprocedure, de kwaliteit van de adviezen en de deskundigheid en onafhankelijkheid van de leden van de Commissie. Er wordt aangegeven dat de adviezen helpen bij de interpretatie van de Aanbestedingswet 2012 en dat partijen hun kennis vergroten met de adviezen. Daarmee zijn ondervraagden positief over de bijdrage die de Commissie levert aan de verbetering van de aanbestedingspraktijk. Tegelijkertijd blijkt dat de adviezen van de Commissie een beperkte invloed hebben op het leereffect van ondernemers en aanbestedende diensten.
Er worden verschillende suggesties aangedragen om de doeltreffendheid van de Commissie verder te verbeteren. De bekendheid van de Commissie onder het MKB kan verder verbeterd worden en de adviezen kunnen beter ontsloten worden op de website van de Commissie. Ook een kortere doorlooptijd van de adviezen kan de doeltreffendheid van de Commissie vergroten. Tevens zou het wederzijds begrip van partijen onderling nog verbeterd kunnen worden wanneer de Commissie vaker bemiddelt in plaats van adviseert.
Ten aanzien van de doelmatigheid van de Commissie wordt geconstateerd dat zij een organisatie in ontwikkeling is. De Commissie heeft verschillende voorzieningen getroffen om doelmatiger te opereren, bijvoorbeeld door een prioritering aan te brengen in de behandeling van klachten met een kritieke en niet-kritieke termijn. Suggesties om de doelmatigheid te vergroten zien op het vergroten van de inzet van experts, een meer inhoudelijke ondersteuning door het secretariaat en verdere professionalisering van de organisatie.
Conclusie en voorgenomen maatregelen
Op basis van het evaluatieonderzoek concludeer ik dat de Commissie via de behandeling van klachten een waardevolle bijdrage levert aan de verbetering van de aanbestedingspraktijk. De toegang is laagdrempelig en de adviezen zijn leesbaar en van hoge kwaliteit. Mede gelet op de uitkomsten van de evaluatie van de Aanbestedingswet 2012, waarover ik uw Kamer op 8 juli jl. heb geïnformeerd en waaruit blijkt dat de toepassing van de wet nog verder kan worden verbeterd, blijft de bijdrage van de Commissie via de behandeling van klachten ook in de komende periode van belang.
De suggesties die bij het evaluatieonderzoek zijn gedaan ter verdere verbetering van de doeltreffendheid en de doelmatigheid heb ik met de Commissie besproken. Om de doeltreffendheid van de Commissie te vergroten wil de Commissie de inzet om de doorlooptijd van klachten te verkorten voortzetten. Met het oog daarop is de Commissie voornemens te werken met het uitbrengen van deeladviezen op spoedeisende onderdelen van een klacht en zet de Commissie de ingezette lijn voort om in een advies (meer) handelingsperspectief te bieden in de vorm van concrete aanbevelingen. Daarnaast wil de Commissie de mogelijkheden tot bemiddelen nader onderzoeken om het wederzijds begrip tussen partijen verder te bevorderen, rekening houdend met de gelijke behandeling van ondernemers in een aanbestedingsprocedure.
Om de doelmatigheid te vergroten zal worden bezien hoe de Commissie verder kan worden geprofessionaliseerd. De Commissie is een organisatie in ontwikkeling. Het aantal ingediende klachten blijft toenemen, hetgeen een extra uitdaging voor de Commissie vormt om klachten tijdig te behandelen, ondanks de toevoeging van een derde lid dit voorjaar. In overleg met de experts onderzoekt de Commissie om die reden op welke wijze zij experts vaker in kan zetten bij de behandeling van klachten. Ook wordt ingezet op een meer inhoudelijke ondersteuning door het secretariaat.
De afgelopen twee jaar heeft de Commissie een grote inzet voor en betrokkenheid bij de behandeling van klachten getoond. Uit de positieve evaluatie blijkt dat dit heeft geleid tot waardering van betrokkenen bij aanbestedingen.
De Minister van Economische Zaken, H.G.J. Kamp